Які проблеми вирішує облік та автоматизація?

Навіщо підприємцю облік у програмі?

Потреба в автоматизації з’являється тоді, коли записи в зошиті чи розрізнених таблицях перестають давати відповідь на прості робочі питання: скільки товару залишилося на складі, скільки грошей має бути в касі на кінець дня, який товар приносить прибуток, а який лежить без руху кілька місяців. Програма обліку фіксує кожну операцію з товаром і грошима та зберігає ці дані в одній базі.

Підприємці переходять на програмний облік з таких причин:

• бачити фактичні залишки товару й грошей у будь-який момент;
• делегувати рутинні операції працівникам і зберегти за собою контроль результату;
• упорядкувати первинні документи для податкової звітності;
• розуміти, які товари, постачальники й торгові точки приносять прибуток;
• зменшити вплив помилок персоналу та зловживань під час продажу;
• підготувати облік до зростання, коли з однієї точки виростає торговельна мережа.

Торгсофт веде товарний, складський, фінансовий та управлінський облік торговельного підприємства. Облік побудований за прибутково-видатковою схемою: є складські документи у вигляді накладних і є фінансові операції у вигляді надходжень та витрат грошей. План рахунків і бухгалтерські проведення в програмі не використовуються, тому власник працює з тими самими поняттями, що й у реальній роботі магазину.

Оприбуткування товару та маркування

Товарознавець створює прибуткову накладну й вносить до неї товар із документів постачальника: найменування, кількість, закупівельну ціну, розмір, колір, виробника та інші характеристики виду товару. Після запису накладної Торгсофт збільшує складський залишок за кожною позицією та зберігає закупівельну ціну для подальшого розрахунку собівартості й націнки.

Облік товару ведеться за штрихкодами або артикулами. Якщо виробник промаркував товар, програма використовує його штрихкод. Якщо маркування немає, Торгсофт генерує власний унікальний штрихкод і передає його на друк етикетки. На етикетці одночасно розміщується штрихкод і споживча інформація: ціна, назва, виробник, країна, розмір, артикул та інші поля, які власник обирає для конкретного виду товару.

Для контролю маркування програму можна налаштувати так, щоб кількість надрукованих етикеток для прийнятого товару не перевищувала кількість у прибутковій накладній. Власник також може залишити за собою право перевіряти загальну суму накладної та блокувати її після перевірки, а сам процес приймання доручити товарознавцю.

Якщо позицій багато, товарознавець виконує імпорт товару з файлу постачальника. Перед масовим імпортом варто звірити структуру видів товару та одиниці виміру, щоб позиції не потрапили до чужих гілок довідника.

Товар з однієї прибуткової накладної можна одразу розподілити між торговими точками. Товарознавець вказує кількість для кожної точки, після чого програма створює або накладні внутрішнього переміщення, або окремі прибуткові накладні, залежно від обраного налаштування.

Собівартість, накладні витрати та націнка

Реальна рентабельність продажу залежить від того, як рахується собівартість. У параметрах обліку власник обирає метод розрахунку собівартості товару, і від цього вибору залежать цифри в усіх звітах про прибуток:

• За останньою закупівельною ціною: у стані складу собівартість дорівнює ціні останньої закупівлі цього товару;
• За партіями поставки: собівартість залишків рахується як середня закупівельна ціна, а для визначення того, з якої накладної списано проданий товар, програма застосовує метод FIFO;
• за партіями поставки в розрізі центрів обліку;
• за партіями поставки з урахуванням курсу валют, якщо закупівля велася у валюті;
• за партіями поставки з урахуванням внутрішніх передач, коли кожна торгова точка має власну собівартість залишків.

Товари, за якими ведеться суворий гарантійний облік за серійними номерами, під метод FIFO не потрапляють: програма пов’язує видатковий документ з конкретним приходом за серійним номером.

Витрати на доставку, митні платежі та інші супутні суми вносяться на вкладці Витрати накладної у формі приходу товару. Товарознавець вказує, чи входить витрата в собівартість. Якщо входить, сума потрапляє до колонки Додаткова собівартість і збільшує собівартість складу, тому націнка розраховується від повної вартості товару.

Продаж, повернення та каса

Продавець сканує штрихкод товару, і Торгсофт додає позицію до реалізації з ціною продажу. Якщо покупець надає дисконтну картку, продавець сканує її, і програма розраховує знижку відповідно до чинної політики знижок. Після оплати реалізація записується, товар списується зі складу, а сума потрапляє до каси відповідного центру обліку.

Повернення оформлюється за товарним чеком: після сканування чека програма показує перелік товару, який повертається. Товар повертається на склад, а гроші проводяться видатковою касовою операцією.

Наприкінці зміни продавець здає виручку через дію Здати виручку на формі реалізації. Торгсофт створює два фінансові документи: видатковий для каси продавця та прибутковий для каси власника або головної каси мережі. Витрати на господарські потреби продавець проводить окремим касовим ордером зі статтею фінансового аналізу, і ця можливість відкривається лише через налаштування ролі.

Стан каси власник дивиться у формі Підсумки каси: залишок на початок дня, надходження, витрати та залишок на кінець дня. Кожен касовий день закривається автоматично першою касовою операцією наступного дня.

Захист від помилок на касі

Частина втрат у роздрібній торгівлі виникає без будь-якого злого наміру. Продавець може продати схожу модель замість потрібної, віддати товар нижче собівартості або помилитися в розрахунку кількості. Торгсофт має налаштування, які обмежують такі ситуації.

Ідентифікація товару за унікальним штрихкодом знімає плутанину між схожими моделями, розмірами та кольорами, оскільки продавець обирає позицію скануванням штрихкоду. Для кожного облікового запису встановлюється контроль мінімальної ціни продажу: можна дозволити продаж нижче собівартості або обмежити ціну собівартістю з мінімальною товарною націнкою. Окремим параметром вмикається заборона продажу в мінус, і тоді товар з нульовим чи недостатнім залишком не додається ні до реалізації, ні до внутрішньої передачі.

Для окремих груп товару працює режим Обмеження продажу товару разом з налаштуваннями заборони повернення за видами товару.

Магазинам, які торгують плиткою, ламінатом, лінолеумом, плінтусом або килимами, підходить опція калькулятор метричних товарів. Товар обліковується в метрах квадратних чи погонних, а відвантажується в штуках, і програма перераховує потрібну кількість упаковок за вказаною площею під час приходу, реалізації та розподілу по точках.

Інвентаризація складу

Інвентаризація потрібна, щоб порівняти фактичну наявність товару з обліковим залишком і встановити причини розбіжностей. Відповідальний працівник формує відомість інвентаризації зі стану складу або через пункт меню Документ, обираючи потрібні види товару, виробників чи постачальників.

У відомості вказується режим блокування товару. Якщо магазин закривається на переоблік, товар блокують для продажу одразу під час додавання у відомість. Якщо магазин продовжує торгувати, товар блокують після першого сканування. Далі працівник сканує кожну одиницю товару або вносить фактичну кількість вручну.

Після закриття відомості Торгсофт створює документ приходу на надлишок і документ списання на нестачу, а складський залишок приводиться у відповідність до фактичного. Товар у приході від інвентаризації оприбутковується за останньою собівартістю закупівлі. Розбіжності залишаються зафіксованими в документах, і керівник перевіряє рух товару за період, щоб встановити їхню причину.

Інвентаризацію можна проводити частинами за окремими видами товару, тому магазин не обов’язково зупиняти на кілька днів. У магазинах з великою торговельною площею використовують термінал збору даних: працівник сканує товар у залі, потім передає зібрані дані до програми. Торгсофт підтримує роботу з терміналами збору даних, зокрема на операційній системі Android.

Переміщення товару між торговими точками

Товарознавець оформлює внутрішню передачу, і товар переходить із центрального складу на магазин або між магазинами мережі. За централізованої схеми товар з однієї прибуткової накладної розподіляється між торговими точками, після чого програма формує окрему накладну внутрішньої передачі для кожного магазину.

Дані між магазинами передаються пакетами у зашифрованому вигляді, зокрема через звичайний знімний носій, тому окремий канал зв’язку для кожної торгової точки не обов’язковий. Після завантаження пакета інформація про товар з’являється в базі магазину, і продавець може починати торгувати.

За децентралізованої схеми товар надходить одразу в магазини, і кожен магазин самостійно описує та маркує його. У цьому випадку керівник веде спільний класифікатор видів товару на керуючому комп’ютері та передає зміни на магазини, інакше однаковий товар отримає різні назви й різні штрихкоди, і зведений аналіз мережі буде неточним.

Розрахунки з постачальниками

Взаєморозрахунки з постачальниками керівник бачить у формі Баланс з партнерами: сума поставок, сума оплат і поточний борг у розрізі кожного контрагента. Оплату прибуткової накладної можна провести з конкретної каси або з розрахункового рахунку.

Торгсофт підтримує розрахунки в іноземній валюті та окремий сценарій для товару, взятого на реалізацію, коли постачальник отримує гроші за фактом продажу. Повернення товару постачальнику й повернення браку оформлюються окремими документами, які зменшують складський залишок і змінюють баланс з постачальником.

Щоб не тримати зайві запаси, товарознавець формує замовлення постачальнику на підставі залишків і продажів за період. Окремі опції розширюють цей сценарій: мінімальні та максимальні залишки за складами та автоматичний розрахунок складських запасів.

Гуртові продажі, рахунки та борги клієнтів

Для роботи з гуртовими покупцями в Торгсофт передбачений режим торгівлі з випискою рахунка. Менеджер формує комерційну пропозицію, виставляє рахунок, після оплати створює видаткову накладну та відвантажує товар. Ціни для таких клієнтів визначаються політикою гуртових цін і видом торгівлі центру обліку.

Заборгованість покупців керівник контролює у формах неоплачених реалізацій звичайних і VIP-клієнтів, а оплати від клієнтів вносяться окремими фінансовими документами. Це дає змогу розділяти виторг і фактично отримані гроші.

Облік грошей і господарських витрат

Усі рухи грошей проходять через каси й розрахункові рахунки підприємства. Кожна витрата вноситься фінансовим документом і відноситься до статті фінансового аналізу, тому керівник бачить структуру витрат за період у розрізі кожної статті.

Для роботи з банком у програмі є платіжне доручення, довідник банків і курс валюти. Опція банківські виписки дає змогу завантажувати виписки за рахунками до Торгсофт і зіставляти їх з обліковими документами.

Розділення виторгу й прибутку має практичне значення. У виторгу міститься собівартість раніше закупленого товару, тому власник орієнтується на товарний прибуток за період і на аналіз вартості бізнесу, коли вирішує, яку суму можна вивести з обороту.

Права доступу працівників і профілактика зловживань

Кожен працівник заходить у програму під власним обліковим записом із логіном і паролем. Порожні паролі створювати заборонено. Права визначаються роллю, і разом з програмою постачається готова роль Продавець з мінімальним набором функцій: продаж товару сканером, повернення та здача виручки. За такого доступу продавець не бачить суму, яка має бути в касі на кінець дня, кількість товару на складі та історію продажів.

Дії користувачів фіксуються в Протоколі дій користувачів. Записи формуються автоматично, і жоден користувач, включно з власником, не може відредагувати цю таблицю засобами програми. Окремий протокол дій для форм редагування показує, які значення змінював конкретний користувач і яким було значення до зміни.

Окремо вмикається Журнал зміни документів у налаштуваннях доступу. Після активації керівник бачить, хто й коли змінював прихід, реалізацію, повернення, внутрішню передачу, списання та фінансові документи.

Ще один режим стосується скасувань під час продажу. Якщо продавець прибирає товар з форми реалізації після отримання грошей від покупця, товар повертається на склад, і без додаткового контролю така операція виявляється лише на інвентаризації. У налаштуваннях доступу вмикається реєстрація видалення товару з реалізації, після чого продавець зобов’язаний вказати причину скасування або відповідального, а власник переглядає всі скасування у звіті.

Знижки контролюються тим самим способом. Програма розраховує знижку за дисконтною карткою після сканування, а введення номера картки з клавіатури можна заблокувати, щоб знижку не можна було застосувати без пред’явлення картки. Видача чека покупцеві залишається основною перевіркою: покупець бачить у чеку суму та розмір знижки.

Присутність працівника на робочому місці фіксується через реєстрацію початку та закінчення робочого дня: співробітник сканує бейдж або вводить його номер. Ці дані використовуються і для розрахунку зарплати.

Жодне з цих налаштувань не замінює керівника. Програма фіксує операції та показує розбіжності, а рішення про причину, наслідки й подальші дії щодо працівника ухвалює власник.

Зарплата та мотивація персоналу

Опція зарплата та мотивація персоналу дає змогу вести графік роботи, реєструвати прихід і вихід співробітників, нараховувати відсотки та премії від продажів, розраховувати аванс і зарплату, застосовувати утримання, планувати індивідуальні та колективні плани продажів і друкувати платіжні відомості. Керівник обирає схему мотивації, а Торгсофт виконує розрахунок за фактичними продажами й веде архів виплат.

Якщо потрібно точно знати, хто саме продав кожну одиницю товару, використовується опція зв’язування продажу кожного товару з продавцем. На її основі будується персональна винагорода за продаж конкретних моделей.

Звіти та аналіз результатів торгівлі

Керівник отримує звіти за касою за день, товарні звіти за період, звіти за відділами та торговими точками, звіт зі списань і звіт з реалізованого товару.

Аналітичні режими показують глибші зрізи. Прибутковість реалізацій за період показує заробіток у розрізі документів продажу. Оборотність запасів і аналіз залишків за періодом зберігання показують, скільки грошей стоїть на складі без руху. Аналіз товару, що залежався, виводить позиції з кількістю продажів нижче встановленого порогу за обраний період, і прямо з цієї форми можна задати знижку, надрукувати етикетку та провести переоцінку або повернути товар постачальнику. Аналіз реалізації за сезонами й ABC та XYZ аналіз допомагають планувати закупівлю. Аналіз використання знижок і аналіз покупок клієнтів показують, як працює дисконтна політика.

Програма зіставляє дані та показує результат. Причину зміни показника керівник встановлює самостійно, перевіряючи документи руху товару й грошей за відповідний період.

Документи, які формує програма

З Торгсофт друкуються прибуткові та видаткові накладні, накладні внутрішньої передачі, акти списання, касові ордери, платіжні доручення, комерційні пропозиції, рахунки, прайс-листи, відомості інвентаризації та платіжні відомості. Для товару з гарантійним обліком за серійними номерами програма пропонує надрукувати гарантійний талон під час оплати. Магазини, які працюють з ПДВ, друкують податкові накладні та ведуть їхній реєстр.

Чеки друкуються на принтері чеків у нефіскальному вигляді або на фіскальному обладнанні, залежно від того, як організована фіскалізація на торговій точці.

Торговельне обладнання

Основним інструментом продавця в торговому залі є сканер штрихкодів. Для маркування товару потрібен принтер етикеток, який друкує в термо- або термотрансферному режимі залежно від умов зберігання товару. Чеки друкує принтер чеків, а для інвентаризації та переміщень використовують термінал збору даних.

Окремі види обладнання підключаються через додаткові опції: інтеграція з вагами на касі для зважування товару під час продажу, фасування та маркування вагового товару для роботи з вагами з друком етикеток, інтеграція екрана покупця та інтеграція з банківським терміналом для приймання оплат карткою.

Перелік підтримуваних моделей залежить від конкретного обладнання й версії програми, тому сумісність варто перевіряти до купівлі.

Фіскалізація продажів

Опція програмний РРО дає змогу фіскалізувати чеки без апаратного реєстратора. Для реєстрації ПРРО підприємцю потрібен кваліфікований електронний підпис, реєстрація господарської одиниці та касирів у податковій. Починаючи з версії програми 2022.0.16 ці реєстраційні дії виконуються безпосередньо з Торгсофт.

Якщо зв’язок з фіскальним сервером зникає, ПРРО переходить в офлайн режим автоматично, і фіскальний номер чека складається з номера офлайн сесії, порядкового номера документа та контрольного числа. Кожні десять хвилин програма перевіряє зв’язок і після його відновлення передає пакет офлайн документів. Одна офлайн сесія не може тривати довше 36 годин, а загальна тривалість офлайн сесій за місяць обмежена 168 годинами. Перед закриттям зміни касир проводить Z-звіт.

Для роботи з апаратним реєстратором використовується опція інтеграція з фіскальним реєстратором. З форми реалізації касир друкує фіскальний чек, X-звіт і Z-звіт. Якщо реєстратор фіскалізований, денний Z-звіт треба зробити не пізніше ніж за 24 години після першого продажу з моменту попереднього Z-звіту.

Фізичні особи-підприємці окремих категорій, які продають товар без застосування реєстратора розрахункових операцій, ведуть облік товарних запасів відповідно до наказу Міністерства фінансів України № 496 від 03.09.2021. Для цього призначена опція облік товарних запасів: у формі фіксуються прибуткові та видаткові документи із сумами. Під час активації враховується кількість робочих місць.

Продажі в інтернеті

Опція синхронізація з інтернет-магазином вивантажує на сайт дані про товар, наявність, властивості, фото й описи, а замовлення з сайту менеджер обробляє в Торгсофт як рахунки. Основний облік при цьому залишається в програмі. Для підключення з боку сайту потрібна участь розробника інтернет-магазину.

Для маркетплейсів передбачені окремі опції: інтеграція з Rozetka.ua та інтеграція з Prom.ua. Якщо власного сайту немає, можна працювати через Торгсофт Онлайн Маркет, де інтернет-магазин створюється на боці Торгсофт і синхронізується з обліковою базою.

Для роботи з поштовими службами використовуються опції інтеграція з Новою поштою та інтеграція з Укрпоштою. Менеджер створює видаткову накладну, формує на її підставі товарно-транспортну накладну, друкує документи та відстежує статус відправлення з Торгсофт. Обидві опції потребують доступу до інтернету та ключів API відповідної служби.

Робота з клієнтами, знижки й розсилки

База клієнтів ведеться в розділі Маркетинг. Для кожного клієнта зберігаються контакти, дисконтна картка, сума покупок та історія звернень. На цій основі власник будує політику знижок: фіксовану, накопичувальну або бонусну. Накопичувальна система перераховує відсоток знижки за сумою покупок клієнта, зокрема з урахуванням покупок в інших магазинах мережі.

Додатково доступні подарункові сертифікати, знижка до дня народження, акції, гуртові знижки, дисконтний клуб та бонуси з обмеженим строком дії.

Опція масові розсилки клієнтам дає змогу надсилати повідомлення через SMS, електронну пошту та Viber безпосередньо з Торгсофт. Менеджер обирає клієнтів за типом знижки чи іншими ознаками, створює розсилку за шаблоном і бачить статус доставки кожного повідомлення. Опція профіль клієнта та дзвінки Binotel додає фіксацію контактів, нагадування та журнал дзвінків.

Збереження даних

База даних магазину містить усю інформацію про товар, гроші та клієнтів, тому резервні копії потрібні на постійній основі. У програмі є архівація бази й завдання на архівацію за розкладом. Опція хмарний архів даних створює архів бази даних або каталогу програми та надсилає його до хмарного сховища Google Диск за розкладом.

Версії Торгсофт

Торгсофт-Старт

Базова версія для одного магазину. У ній ведеться облік лише по одному центру обліку, а частина режимів недоступна, зокрема внутрішнє переміщення між складами, формування замовлення постачальнику, комплектація, торгівля з випискою рахунка, робота з VIP-клієнтами, бонусна система, гуртова торгівля, валютні та регіональні прайс-листи.

Торгсофт-Ультра

Повна версія з можливістю роботи кількох кас у локальній мережі. Підходить магазину з кількома робочими місцями та підприємцю, якому потрібні гуртові продажі, замовлення постачальнику й робота з VIP-клієнтами.

Торгсофт-Термінал

Варіант для мережі магазинів, які працюють через єдиний сервер.

Торгсофт-Онлайн

Робота з віддаленим сервером. Для торгових точок з нестабільним інтернетом передбачена опція Торгсофт-Гібрид, яка дає змогу продавати товар за відсутності зв’язку з віддаленим сервером.

Перехід між ліцензіями можливий, але має особливості. Наприклад, перед переходом з Торгсофт-Ультра на Торгсофт-Старт потрібно перенести всі документи й каси з інших центрів обліку на той центр обліку, який залишиться в програмі.

Мобільний доступ до обліку

Мобільний додаток Торгсофт дає керівнику доступ до підсумків продажів, стану складу, балансу з партнерами та фінансових показників, а працівникам відкриває окремі операції: прихід, списання, внутрішнє переміщення, інвентаризацію, реалізацію та режим прайс-чекера. Доступ до додатка відкривається окремим перемикачем в обліковому записі користувача.

З чого почати

Роботу зручно починати з демоверсії: підприємець встановлює програму, проходить початкове налаштування, обирає тип магазину та шаблони довідників. На останньому кроці програма пропонує завантажити демонстраційну прибуткову накладну з прикладами товару для ознайомлення.

Перед введенням реальних залишків цю демонстраційну накладну потрібно видалити через реєстр прибуткових накладних. Після цього товарознавець вносить фактичні залишки, а власник змінює стандартний пароль облікового запису Власника, налаштовує ролі для працівників і обирає метод розрахунку собівартості.

Дані, внесені під час знайомства з програмою, зберігаються після придбання ліцензії. Якщо демоверсія використовувалася з ліцензією Торгсофт-Ультра, а купується Торгсофт-Старт, документи з додаткових центрів обліку потрібно перенести заздалегідь.

Розробник надає консультації телефоном та електронною поштою, безкоштовні оновлення в межах придбаної версії, інформування про зміни в програмі, а також платні послуги навчання й виїзду фахівця в межах України. Заявку до техпідтримки можна створити з програми через особистий кабінет.