Термінал збору даних у Торгсофт: інвентаризація, прихід і переміщення

Термінал збору даних допомагає працівнику рахувати, приймати та переміщувати товар без стаціонарного комп’ютера біля кожної полиці. Працівник сканує штрихкоди та вводить кількість на ТЗД, після чого Торгсофт завантажує зібрані дані у відомість інвентаризації, прибуткову накладну або документ внутрішнього переміщення.

Торгсофт підтримує класичні термінали збору даних та пристрої на Android. Спосіб обміну залежить від обладнання і програмного забезпечення ТЗД. Для одних конфігурацій Торгсофт передає файли з товарами та отримує назад результати сканування, для інших використовується окреме програмне забезпечення.

Для яких операцій використовують термінал збору даних

ТЗД має вбудований сканер штрихкодів, пам’ять і програмне забезпечення для роботи з товарними даними. Він збирає інформацію під час роботи працівника в торговельному залі або на складі, а товарний облік продовжує вести Торгсофт.

У поточній документації Торгсофт термінал збору даних використовується в трьох основних сценаріях.

Інвентаризація

Працівник сканує товари та вносить фактичну кількість. Після завантаження результатів Торгсофт записує ці значення у відкриту відомість інвентаризації. Керівник порівнює фактичну кількість з обліковою, перевіряє розбіжності та завершує інвентаризацію після перевірки результатів.

Приймання товару

Працівник складу сканує товар, що надійшов, і вказує кількість на ТЗД. Потім товарознавець створює прибуткову накладну в меню «Документ → Прихід товару» та використовує дію «Термінал збору даних → Завантажити інформацію з терміналу збору даних».

Якщо штрихкод уже є в базі, Торгсофт знаходить відповідний товар і додає його до накладної. Якщо програма не знаходить штрихкод, вона створює нову позицію з назвою на основі штрихкоду та кількістю з імпортованого файлу. Товарознавець після цього заповнює та перевіряє картку товару, закупівельну і роздрібну ціни.

Внутрішнє переміщення

Працівник складу може спочатку просканувати товари, які потрібно передати в інший магазин або на інший склад. У документі «Внутрішня передача» Торгсофт має дію «Завантажити з терміналу збору даних», яка додає відскановані позиції до документа переміщення.

Як проходить інвентаризація з ТЗД у Торгсофт

Термінал збору даних виконує роль мобільного інструмента для підрахунку. Відомість інвентаризації та облікові залишки зберігаються в Торгсофт.

1. Відповідальний працівник створює відомість інвентаризації та додає до неї товари, які потрібно перерахувати.
2. У відкритій відомості працівник вибирає «Робота з терміналом збору даних → Завантажити в термінал базу товарів».
3. Торгсофт формує файл з товарами відомості. Формат і склад полів залежать від налаштованого профілю ТЗД.
4. Працівник передає файл на термінал і сканує фактичний товар у торговельному залі або на складі.
5. Після завершення підрахунку працівник отримує з ТЗД файл з результатами.
6. У тій самій відомості інвентаризації відповідальний працівник вибирає «Робота з терміналом збору даних → Отримати інформацію з термінала» та відкриває отриманий файл.
7. Торгсофт заповнює колонку «Кількість в наявності» за даними ТЗД.
8. Керівник перевіряє розбіжності та документи руху товару. Після перевірки відповідальний користувач закриває відомість. Торгсофт створює документи для коригування складських залишків відповідно до результатів інвентаризації.

Під час формування бази для ТЗД Торгсофт враховує додаткові штрихкоди товару. Якщо одна позиція має кілька штрихкодів, у файл вивантажуються відповідні рядки. Працівник може рахувати товар за будь-яким із штрихкодів, внесених до його картки.

Які термінали збору даних описані в актуальній документації Торгсофт

Поточний Help містить окремі інструкції для Casio DT-930, CipherLab 8200 та терміналів збору даних на Android. Наявність інструкції підтверджує підтримуваний сценарій роботи з Торгсофт. Перед купівлею нового пристрою потрібно окремо перевірити конкретну модель, операційну систему та спосіб обміну даними.

Casio DT-930

Для Casio DT-930 у Help збережена окрема інструкція з налаштування та проведення інвентаризації. Обмін із комп’ютером у документованій конфігурації виконується через Bluetooth.

CipherLab 8200

Для CipherLab 8200 Торгсофт також має окремий сценарій інвентаризації. Спочатку працівник завантажує на пристрій відомість із товарами. На ТЗД можна переглядати отриманий перелік та сканувати фактичний товар. Після завершення працівник передає результати до Торгсофт.

Модель Motorola серії MC, яка була зазначена в старих рекомендаціях, у поточному переліку окремих інструкцій Торгсофт не зазначена. Для такого обладнання сумісність потрібно перевіряти за фактичним форматом файлів і можливістю налаштувати власний профіль ТЗД.

Android-ТЗД з безкоштовним додатком «Облік та склад»

Для сучасного ТЗД на Android у Торгсофт є файловий сценарій роботи через безкоштовний додаток «Облік та склад». Цей самий сценарій можна використовувати на Android-смартфоні разом із бездротовим сканером Netum C750.

Адміністратор один раз створює профіль у меню «Налаштування → Термінал збору даних → Термінал збору даних». Для профілю «Облік та склад» актуальна інструкція використовує CSV-файл з назвою InventoryGoods.csv.

Для експорту бази товарів у профілі задають назву товару, штрихкод і кількість. Такі самі основні поля використовуються для імпорту результатів.

Порядок інвентаризації через «Облік та склад»

1. Працівник створює та відкриває відомість інвентаризації у Торгсофт.
2. У налаштуваннях роботи з ТЗД вибирає профіль «Облік та склад».
3. Торгсофт формує файл InventoryGoods.csv з товарами поточної відомості.
4. Працівник переносить файл на Android-ТЗД.
5. У додатку «Облік та склад» працівник встановлює CSV як формат імпорту та завантажує список товарів.
6. Працівник створює документ інвентаризації та сканує товар.
7. Після завершення підрахунку працівник експортує документ інвентаризації у CSV та переносить файл на комп’ютер.
8. У Торгсофт працівник відкриває вихідну відомість та виконує «Отримати інформацію з термінала».
9. Торгсофт переносить відскановану кількість до відомості інвентаризації.

Під час самого підрахунку постійне з’єднання ТЗД з базою Торгсофт не потрібне. Працівник працює з попередньо завантаженим файлом, а після завершення повертає результати до програми.

Цей сценарій використовує стандартний механізм роботи Торгсофт із терміналом збору даних. Окрема опція «Мобільний додаток Торгсофт» використовується для іншого способу мобільної роботи з базою.

Android-ТЗД з Barcode Harvester

У Help описаний ще один спосіб інвентаризації Android-ТЗД через Barcode Harvester. На терміналі працює мобільний застосунок, а на комп’ютері встановлюється відповідна програма.

Barcode Harvester може зв’язувати ТЗД і комп’ютер через локальну мережу Wi-Fi або через інтернет. Працівник передає відомість на ТЗД, рахує товар, повертає результати до програми Barcode Harvester на комп’ютері та готує файл для завантаження у Торгсофт.

Для цього сценарію актуальна документація вимагає Microsoft Excel на комп’ютері. Використання OpenOffice для роботи Barcode Harvester документація не рекомендує через некоректну обробку даних.

Формат TXT більше не є універсальним правилом

Старі рекомендації часто описували обмін із ТЗД виключно через TXT-файли. Поточна механіка залежить від вибраного профілю.

Наприклад, «Облік та склад» працює з CSV. Barcode Harvester використовує власний процес обміну та підготовки результатів. Для класичних або інших налаштовуваних ТЗД адміністратор задає структуру файлу в профілі термінала.

Тому під час вибору нового обладнання важливий формат даних, який пристрій або його програмне забезпечення здатні експортувати та імпортувати.

Як налаштувати власну модель ТЗД

У Торгсофт передбачене налаштування власного профілю термінала збору даних. Адміністратор відкриває «Налаштування → Термінал збору даних → Термінал збору даних» і задає параметри обміну.

Для конкретного сценарію вказують структуру файлу та типи даних. Серед полів можуть використовуватися назва товару, штрихкод і кількість. Набір полів залежить від операції та формату, який формує пристрій.

Якщо підприємство планує придбати модель, для якої немає окремої інструкції Торгсофт, до купівлі потрібно перевірити формат її файлів. Практична перевірка полягає в тому, чи можна сформувати зразок даних ТЗД, налаштувати відповідний профіль у Торгсофт та коректно завантажити штрихкоди й кількість.

Що відбувається з новими товарами під час приймання через ТЗД

Термінал може використовуватися для сканування товару, який щойно надійшов від постачальника. Працівник спочатку збирає штрихкоди та кількість, після чого товарознавець завантажує файл у нову прибуткову накладну.

Якщо відсканований штрихкод уже належить товару з довідника, Торгсофт використовує наявну картку. Якщо штрихкод новий, програма створює нову товарну позицію з отриманою кількістю. Товарознавець повинен після імпорту відкрити нові позиції та заповнити назву, вид товару, закупівельну ціну, ціну продажу та інші потрібні характеристики.

Для перевірки завантаженого приходу в Торгсофт передбачена дія «Опис і перевірка нових товарів». Працівник сканує штрихкод із поточної прибуткової накладної, після чого програма відкриває відповідну картку товару для перевірки та редагування.

Як організувати інвентаризацію без зупинки всього магазину

ТЗД дозволяє працівнику рахувати товар без перенесення кожної позиції до стаціонарного комп’ютера. На точність результату впливає порядок руху товару під час підрахунку.

У відомості інвентаризації Торгсофт передбачені різні режими блокування товару. Якщо магазин продовжує продажі, у документації рекомендований режим, за якого товар блокується після першого сканування. Після початку підрахунку конкретної позиції її рух обмежується, тому фактична кількість не змінюється через паралельний продаж.

Якщо магазин повністю припиняє операції на час переобліку, відповідальний працівник може вибрати блокування товару одразу після додавання до відомості.

Керівнику потрібно визначити режим блокування до початку підрахунку та пояснити працівникам порядок роботи. Сам термінал фіксує відскановану кількість. Коректність результату залежить також від того, чи продовжувалися продажі, переміщення, списання або приймання товару під час інвентаризації.

Що перевірити перед закриттям відомості

Завантаження файлу з ТЗД завершує етап підрахунку, але відповідальному працівнику потрібно перевірити отримані дані перед коригуванням складу.

• переконайтеся, що результати завантажені саме у ту відомість, з якої формували базу для ТЗД;
• перевірте позиції з великою нестачею або надлишком;
• перевірте товари, які працівники не сканували;
• перевірте документи приходу, продажу, повернення, списання та переміщення за період підрахунку, якщо товар продовжував рухатися;
• переконайтеся, що працівники завершили підрахунок усіх запланованих зон складу або торговельного залу;
• закривайте відомість після перевірки фактичних даних.

Після закриття відомості Торгсофт створює коригувальні документи за результатами інвентаризації. Тому помилки у файлі ТЗД потрібно виявити до завершення документа.

Як вибирати новий термінал збору даних

Для роботи з Торгсофт важливі характеристики, які впливають на конкретний процес складу або магазину.

• Операційна система. Android дає змогу використовувати актуальні мобільні застосунки для збору даних. Для старіших спеціалізованих моделей потрібна окрема схема обміну.
• Тип сканера. Визначте, які коди використовує ваш товар: 1D, 2D або обидва формати.
• Формат обміну. Перевірте, чи ТЗД або його програмне забезпечення може сформувати файл, який можна налаштувати для імпорту в Торгсофт.
• Спосіб передачі даних. USB, Wi-Fi, Bluetooth, локальна мережа або інший інтерфейс повинні відповідати робочому процесу підприємства.
• Автономність. Ємність акумулятора має відповідати тривалості робочої зміни та обсягу інвентаризації.
• Захист корпусу. Для складу враховуйте падіння, пил, вологу та температуру приміщення.
• Ергономіка. Працівник може сканувати сотні або тисячі позицій за зміну, тому важливі вага пристрою, розташування клавіш і швидкість сканування.

Наявність Android або вбудованого сканера сама по собі не підтверджує сумісність з Торгсофт. Перед придбанням конкретної моделі перевірте її сценарій роботи та формат обміну даними.

Коли замість ТЗД використовувати «Мобільний додаток Торгсофт»

Окрема опція «Мобільний додаток Торгсофт» дає працівнику ширший набір операцій зі смартфона або планшета. У мобільному клієнті є режими для інвентаризації, приходу, внутрішнього переміщення, списання, перевірки стану складу, реалізації та інших операцій.

Такий варіант доцільний, коли працівнику потрібна мобільна робота з обліковою базою протягом дня. Для доступу до робочої бази адміністратор налаштовує сервер застосунків, мережевий доступ та права конкретного користувача.

Для задачі, де працівнику потрібно лише зібрати штрихкоди та кількість і потім передати файл у Торгсофт, достатньо сценарію ТЗД. На Android для цього можна використовувати безкоштовний додаток «Облік та склад».

Чек-лист перед придбанням ТЗД

• визначте, для яких операцій потрібен пристрій: інвентаризація, прихід, переміщення або кілька сценаріїв;
• з’ясуйте, чи потрібен класичний ТЗД або пристрій на Android;
• перевірте типи штрихкодів вашого товару;
• дізнайтеся, у якому форматі пристрій експортує результати сканування;
• перевірте можливість передати назву товару, штрихкод і кількість;
• для моделі без окремої інструкції підготуйте тестовий файл обміну та перевірте його імпорт у Торгсофт;
• перевірте роботу інвентаризації на невеликій тестовій відомості;
• окремо протестуйте прихід або внутрішнє переміщення, якщо плануєте використовувати ТЗД для цих операцій;
• після тесту зафіксуйте налаштування профілю термінала, щоб усі працівники використовували однаковий формат обміну.