Можливості Торгсофт для обліку торгівлі

Торгсофт — українська програма обліку та автоматизації торгівлі. Вона веде облік товарів, продажів, складу, грошей, клієнтів і операцій працівників. Програму використовують у роздрібній та гуртовій торгівлі, на складах, у сервісних центрах, інтернет-магазинах, невеликих виробництвах і торговельних мережах.

Новому підприємцю Торгсофт зручно розглядати через щоденну роботу бізнесу. Товар потрібно внести до бази, оприбуткувати, за потреби промаркувати, продати, прийняти оплату, оформити повернення або переміщення. Паралельно власник контролює залишки, касу, розрахунки з постачальниками, дії працівників і результати торгівлі. Для спеціалізованих процесів до програми підключають додаткові опції та інтеграції.

Облік починається з товару

Для кожного товару Торгсофт зберігає облікову картку. Підприємець визначає структуру асортименту, а товарознавець використовує її під час оприбуткування. У програмі можна вести види товару, виробників, сезони, розмірні ряди, одиниці виміру, артикули та інші характеристики, які потрібні для конкретного асортименту.

Якщо номенклатура вже є в електронному вигляді, товар можна імпортувати з Excel. Цей сценарій використовують під час переходу з іншої програми, перенесення початкових залишків або завантаження електронної накладної постачальника.

Торгсофт працює із заводськими штрихкодами. Якщо товар не має штрихкоду, програма може сформувати власний код. Працівник друкує етикетки на принтері етикеток і надалі використовує сканер штрихкодів під час приходу, продажу та інвентаризації.

Картка товару залишається основою для подальшого обліку. Через неї Торгсофт пов’язує товар із закупівельною та продажною ціною, характеристиками, фотографіями, постачаннями й складськими операціями.

Прихід товару та початкові залишки

Коли постачальник привозить товар, товарознавець створює документ «Прихід товару». У ньому вказує постачальника, склад або магазин, номер накладної, спосіб оплати, валюту та інші параметри конкретної поставки.

Якщо підприємець тільки починає вести облік у Торгсофт, у приході можна позначити товар як початкові залишки. Так до програми вносять фактичний асортимент, який уже знаходиться в магазині або на складі на момент запуску обліку.

Після створення діючої прихідної накладної товар відображається у стані складу. Керівник бачить, скільки одиниць оприбутковано, за якою закупівельною ціною та від якого постачальника вони надійшли.

Для великих надходжень можна використовувати сканер штрихкодів або термінал збору даних. Спосіб роботи залежить від обладнання та організації приймання товару.

Залишки та рух товару між складами

Торгсофт зберігає складський рух товару. Керівник може переглядати стан складу, наявність конкретної позиції, товар у дорозі, перелік приходів, внутрішніх передач, списань та інших складських документів.

Якщо бізнес має кілька магазинів або складів, відповідальний працівник оформлює внутрішню передачу. Документ фіксує, звідки товар вибув і куди його передали. Власник отримує історію переміщень і може перевірити залишки окремо за кожним об’єктом обліку.

Для великих складів є додаткова опція «Місце зберігання товару». Вона дозволяє вести адресне розміщення товару та зберігати інформацію про його місце на складі.

Для торговельних мереж можна додатково використовувати «Мінімальні та максимальні залишки за складами». Підприємець задає норми запасу окремо для різних магазинів. Опція «Автоматичний розрахунок складських запасів» призначена для розрахунку потреби в товарі за налаштованими правилами.

Продаж товару на касі

Касир відкриває форму реалізації, знаходить товар за назвою, артикулом або сканує штрихкод. Торгсофт додає позицію до реалізації та використовує встановлену для неї ціну. Після завершення продажу документ впливає на складський облік.

У програмі можна працювати з клієнтськими знижками, товарними знижками та акціями. Доступність конкретних правил залежить від налаштувань і підключених додаткових опцій.

Для магазинів, де консультант продає товар, а оплату проводить окремий касир, є опція «Зв’язування продажу кожного товару з продавцем». Вона зберігає інформацію про працівника, який продав конкретну позицію.

Торгсофт підтримує й складніший сценарій продажу через документи. У режимі «Торгівля з випискою рахунка» менеджер може створити комерційну пропозицію, рахунок і видаткову накладну, зафіксувати оплату клієнта та резерв товару. Такий режим використовують у гуртовій торгівлі та продажах, де замовлення проходить кілька етапів до відвантаження.

Оплати готівкою та банківською карткою

Торгсофт веде касові операції та дозволяє аналізувати рух грошей. Керівник може переглядати підсумки каси, витрати та інші фінансові документи.

Для карткової оплати є додаткова опція «Інтеграція з банківським терміналом». Після налаштування касир запускає оплату або повернення в Торгсофт, а програма передає операцію на підключений банківський термінал. Сумісність залежить від протоколу підключення, драйверів, банку та конкретного обладнання, тому її перевіряють до налаштування робочого місця.

Для обробки інформації з банківських рахунків передбачена окрема опція «Банківські виписки».

Повернення, списання та інші зміни залишку

Касир оформлює повернення покупця окремим документом. Товар і гроші відображаються в обліку відповідно до проведеної операції.

Товарознавець може оформити повернення постачальнику, якщо товар потрібно передати назад. Для пошкодженого, втраченого або іншого товару, який потрібно прибрати з облікового залишку, використовується документ списання.

Так власник бачить причину зміни кількості товару через конкретні документи. Точність залишків залежить від того, чи оформлюють працівники фактичні операції в програмі.

Інвентаризація та коригування складу

Для переобліку працівник створює відомість інвентаризації та вносить фактичну кількість товару. Під час інвентаризації можна використовувати комп’ютер, сканер штрихкодів або термінал збору даних.

Торгсофт дозволяє блокувати товар для продажу під час підрахунку або використовувати режим, за якого блокування відбувається після першого сканування. Підприємство обирає режим відповідно до того, чи продовжує магазин торгувати під час ревізії.

Після перевірки результатів відповідальний працівник закриває відомість. Торгсофт створює коригувальні складські документи: прихід для виявленого надлишку та списання для нестачі. Складський залишок приводиться у відповідність до фактичної кількості.

Керівник може окремо аналізувати суму надлишків, нестач і пересортиці. Якщо після закриття відомості виявлена помилка, порядок її виправлення залежить від того, чи відбувався після інвентаризації новий рух товару.

Постачальники, борги та закупівлі

Торгсофт зберігає постачальників і пов’язує їх із прихідними накладними. Після оформлення поставки відповідальний працівник може внести оплату постачальнику та переглянути борг за накладною.

Для планування закупівель у програмі передбачені замовлення постачальнику. Товарознавець визначає товари та кількість, які потрібно замовити. Під час роботи з мережею потребу можна аналізувати за окремими складами.

Власник отримує історію постачань, оплат і руху товару. Ці дані дозволяють перевіряти заборгованість, закупівельні ціни та результати продажу отриманих партій.

Фінансовий та управлінський облік

Операції з товаром у Торгсофт пов’язані з фінансовими документами. У програмі є каси, оплати, витрати, курси валют, баланси з партнерами та інші інструменти фінансового обліку.

Керівник може перевіряти рух коштів за період, касові підсумки та витрати. Для роботи з іноземними валютами в окремих бізнес-сценаріях передбачена додаткова опція «Багатовалютні продажі».

Торгсофт формує дані на основі документів, які внесли користувачі. Управлінські рішення за цими даними приймає власник або керівник.

Клієнтська база, знижки та повторні продажі

У Торгсофт можна вести базу клієнтів. У картці зберігаються дані клієнта та інформація, яка використовується під час роботи з покупками, знижками й комунікаціями.

Програма підтримує політики знижок та акції. Для складніших програм лояльності є окремі додаткові опції: «Дисконтний клуб», «Подарункові сертифікати», «Бонуси з обмеженим строком дії», «Промоакція «Приведи друга»» та «Реферальна програма».

Для гуртових клієнтів можна використовувати опцію «Політика гуртових цін». Вона застосовується до сценаріїв, де ціна залежить від налаштованих умов продажу.

Для комунікації з покупцями передбачена опція «Масові розсилки клієнтам». Окрема опція «Профіль клієнта та дзвінки Binotel» розширює роботу з історією клієнта та телефонними зверненнями.

Працівники, права доступу та історія дій

Адміністратор створює користувачів і задає права доступу. Працівнику можна залишити тільки ті форми й операції, які потрібні для його роботи. Це дозволяє окремо налаштувати робоче місце касира, товарознавця, адміністратора та інших користувачів.

У «Протоколі дій користувачів» Торгсофт зберігає події, пов’язані з роботою користувачів. Окремий протокол використовується для аналізу змін у формах редагування.

Адміністратор може ввімкнути «Журнал зміни документів». Після цього програма реєструє зміни складських і фінансових документів, зокрема приходів, реалізацій та повернень. Керівник використовує цю інформацію, коли потрібно встановити, який документ змінювали та хто працював із даними.

Для розрахунку винагороди працівників є додаткова опція «Зарплата та мотивація персоналу». Для внутрішніх повідомлень можна підключити «Сповіщення персоналу».

Звіти та аналіз для власника

Торгсофт формує звіти за документами продажу, складу, каси та інших операцій. Власник може аналізувати товарний звіт за період, реалізований товар, товарний прибуток, залишки, рух товару та касові дані.

У розділі аналізу є інструменти для дослідження продажів, залишків, оборотності запасів, прибутковості та активності покупців. ABC-аналіз допомагає розподілити асортимент за вибраним показником, а XYZ-аналіз показує стабільність продажів товару за період. Результати цих розрахунків власник використовує разом з іншими даними про асортимент і закупівлі.

Звіти дозволяють перейти від загальної суми продажів до конкретних товарів, постачальників, магазинів і періодів. Набір доступних звітів залежить від конфігурації програми та підключених функцій.

ПРРО та фіскалізація продажів

Для роботи з програмним РРО використовується додаткова опція «Програмний РРО». Адміністратор налаштовує приватний ключ касира, господарську одиницю та конкретний ПРРО. Після налаштування касир працює з фіскальними операціями безпосередньо з Торгсофт.

Для підприємств, які використовують апаратний РРО, є окрема опція «Інтеграція з фіскальним реєстратором». Перед придбанням або підключенням обладнання потрібно перевірити підтримку конкретної моделі та спосіб її з’єднання з програмою.

Для підприємців, яким потрібно вести передбачені для товарних запасів документи, є окрема опція «Облік товарних запасів».

Торговельне обладнання

Склад обладнання залежить від процесів магазину. Для роботи з товарами підприємці використовують сканери штрихкодів, принтери етикеток і термінали збору даних. Спеціальні опції додають інтеграцію з електронними вагами, банківськими терміналами, фіскальними реєстраторами та екраном покупця.

Опція «Інтеграція з вагами на касі» використовується для отримання ваги товару під час продажу. Для попереднього фасування вагового асортименту є «Фасування та маркування вагового товару».

Для окремого екрана з інформацією для покупця передбачена «Інтеграція екрана покупця». Конкретне обладнання перевіряють на сумісність із потрібним сценарієм до придбання.

Інтернет-магазин і онлайн-замовлення

Для власного сайту є додаткова опція «Синхронізація з інтернет-магазином». У налаштуваннях визначають товари, характеристики, ціни, фотографії, центри обліку та розклад обміну.

Під час роботи із замовленнями інтернет-магазину Торгсофт може створювати пов’язані документи для їх подальшої обробки. Для одного бізнесу можна налаштовувати окремі об’єкти синхронізації з кількома сайтами.

Окремий продуктовий напрям Торгсофт-Онлайн Маркет дає підприємцю готовий інтернет-магазин, пов’язаний з обліковою системою Торгсофт.

Маркетплейси та служби доставки

Для продажів через зовнішні майданчики передбачені окремі інтеграції, зокрема «Інтеграція з Prom.ua» та «Інтеграція з Rozetka.ua». Їхня механіка та вимоги залежать від конкретного майданчика.

Для відправлення замовлень можна підключити «Інтеграцію з Новою поштою». Торгсофт дозволяє формувати ТТН, друкувати її та отримувати статус відправлення. Для цієї інтеграції потрібне інтернет-з’єднання та чинний API-ключ служби доставки.

Також у програмі передбачена окрема «Інтеграція з Укрпоштою».

Один магазин, кілька кас або торговельна мережа

Конфігурація Торгсофт залежить від того, як організований бізнес.

Торгсофт-Старт

Базова версія для одного магазину. Вона підходить для сценарію, де підприємець веде облік однієї торгової точки та використовує доступний для цієї версії набір функцій і додаткових опцій.

Торгсофт-Ультра

Повна версія програми для ширшого набору бізнес-процесів. Її використовують, зокрема, коли в магазині працює кілька кас або робочих місць у локальній мережі.

Торгсофт-Термінал

Ця конфігурація призначена для роботи через єдиний сервер. Її використовують у мережах та інших сценаріях, де користувачам потрібен спільний доступ до централізованої бази.

Торгсофт-Онлайн

Формат із віддаленим сервером. Працівники підключаються до Торгсофт через інтернет і працюють із базою, розміщеною на віддаленому сервері.

Конкретну версію обирають за структурою магазинів, кількістю робочих місць, способом доступу до бази та потрібними функціями.

Робота при нестабільному інтернеті та зі смартфона

Для віддаленого сервера є додаткова опція «Торгсофт-Гібрид: продажі без інтернету для віддаленого сервера». Вона призначена для касових сценаріїв, де зв’язок із віддаленим сервером може тимчасово зникати.

Додаткова опція «Мобільний додаток Торгсофт» дає доступ до окремих можливостей програми зі смартфона або планшета на Android та iOS. Мобільний формат використовують для передбачених застосунком операцій і перегляду даних поза стаціонарним робочим місцем.

Резервні копії та збереження бази

У Торгсофт є засоби для створення та відновлення архівної копії бази даних. Резервні копії варто створювати регулярно та зберігати окремо від робочого комп’ютера.

Додаткова опція «Хмарний архів даних» дозволяє налаштувати завдання за розкладом. У визначений час система створює архів бази та відправляє його до налаштованого хмарного сховища. Для завдань зберігається журнал виконання, де можна перевірити відправлення та можливі помилки.

Спеціалізовані процеси різних видів бізнесу

Базові операції торгівлі доповнюються опціями для конкретних галузей. Підприємець підключає їх відповідно до фактичних процесів свого бізнесу.

Для виробництва є опція «Виробництво: облік матеріалів і готової продукції». Вона додає технологічні карти, виробничі документи та облік матеріалів у процесі випуску продукції.

Для сервісних центрів і майстерень передбачене «Ремонт та гарантійне обслуговування». Програма веде ремонтні заявки та пов’язані з ними операції.

Для оренди речей та обладнання є «Прокат товарів». Опція використовується для обліку видачі товару в прокат, строків, оплат і повернення.

Для техніки та інших товарів з індивідуальними номерами використовується «Облік гарантійних товарів за серійними номерами».

Для ювелірних виробів та інших штучних товарів, ціна яких залежить від фізичної величини є «Облік та продаж штучного товару з мірою».

Для плитки, ламінату, лінолеуму та інших метричних товарів передбачений «Калькулятор метричних товарів».

Для великого складу можна використовувати «Місце зберігання товару», мінімальні та максимальні залишки, автоматичний розрахунок запасів і термінали збору даних.

Для комісійної торгівлі є опція «Інформування комітента», яка доповнює відповідний сценарій обліку.

Для товару, який потрібно відкласти на тривале зберігання передбачене «Сезонне пакування та зберігання товарів».

Для розширеної роботи з клієнтами можна підключити дисконтний клуб, подарункові сертифікати, бонуси з обмеженим строком дії, реферальні механіки, масові розсилки, верифікацію дисконтної картки через SMS та облік відвідувачів.

Функції програми можна розширити додатковими опціями.

Як формується система Торгсофт для конкретного бізнесу

Підприємцю не потрібно підключати всі можливості одночасно. Конфігурація формується за фактичними процесами бізнесу.

Спочатку визначають кількість магазинів, складів, кас і працівників. Після цього обирають Торгсофт-Старт, Торгсофт-Ультра, Торгсофт-Термінал або Торгсофт-Онлайн відповідно до потрібної архітектури роботи.

Наступний рівень — бізнес-процеси. Для магазину з ПРРО потрібна відповідна фіскальна опція. Для продажів через сайт або маркетплейс підключають потрібну інтеграцію. Для виробництва, ремонту, прокату, вагового товару, адресного складу чи складної системи лояльності додають спеціалізовані опції.

Окремо визначають торговельне обладнання: сканери штрихкодів, принтери етикеток, термінали збору даних, ваги, банківські термінали, фіскальні реєстратори та інші пристрої. Перед придбанням обладнання потрібно перевірити сумісність конкретної моделі з потрібним сценарієм Торгсофт.

Точність управлінських даних залежить від дисципліни обліку. Працівники оформлюють фактичні приходи, продажі, повернення, переміщення, списання та оплати. Торгсофт зберігає ці операції, розраховує показники та показує їх у складських, фінансових і аналітичних формах. Власник використовує ці дані для перевірки роботи бізнесу та прийняття рішень.