Все, що потрібно знати про гарантійний талон

Швидкість цифровізації у світі вражає, особливо останні роки. Це відчутно в усіх сферах життя, в тому числі в торгівлі: електронні чеки, пРРО, електронні гарантійні талони. Зберігати документи в електронному форматі зручно, вони не займають місця та їх легше переміщати, захищати від пошкоджень та втрати, перевозити з собою на нове місце, тому бізнесмени все частіше переходять на електронний документообіг, в тому числі з клієнтами. Отже, що таке гарантійний талон, чи дозволені вони в електронному форматі та як ними користуватися?

Гарантійний талон — це документ, який підтверджує, що клієнт купив товар у конкретного продавця чи певного виробника і має право на гарантійне обслуговування по даному товару. Він також підтверджує відповідальність продавця або виробника за якість товару та їх обов'язки по заміні чи ремонту товару у випадку несправності, поломки, неправильної роботи придбаної одиниці протягом гарантійного строку, вказаного в гарантійному талоні. По гарантійному талону покупець може отримати сервісні послуги, попросити замінити товар на новий, повернути товар у випадку неможливості заміни чи ремонту.

Які бувають гарантійні талони?

Гарантійний талон може бути:

• у паперовому або електронному вигляді,
• від виробника чи продавця,
• на обслуговування, ремонт чи заміну й повернення,
• на 6 місяців, 12 і більше, зазвичай від 6 місяців до 5 років, найчастіше — на 1 рік.

Законодавство. Які гарантійні талони дозволено в Україні?

Верховна Рада України прийняла законопроєкт №4185, який дозволяє використовувати електронні гарантійні талони паралельно з паперовими або замість них, а також регулює надання електронних гарантійних документів на товари. Відповідно до Закону:

• Відтепер можна отримати електронні гарантійні талони через офіційні веб-сайти виробників.
• Продавець і виробник може надавати гарантійні талони в електронному вигляді.
• Покупець чи продавець може після здійснення покупки / продажу зареєструвати побутовий товар на офіційному веб-сайті виробника, щоб підтвердити оригінальність товару та отримати гарантійне обслуговування від виробника.
• Продавець може самостійно створювати гарантійний талон і надавати його покупцю — такий документ засвідчує, що продавець сам бере на себе відповідальність за товар і розв'язуватиме будь-які проблеми, які виникають з товаром самостійно, наприклад відремонтує власними силами, або звертатиметься до виробника.
• Гарантійний талон потрібно зберігати впродовж всього терміну, зазначеного в ньому — можна зберігати як в паперовому, так і в електронному вигляді.
• Також, сам чек може використовуватися як гарантія на товар. Для цього продавець повинен виписати гарантію безпосередньо на чеку — вказати всю потрібну інформацію як в гарантійному талоні.

Яка інформація повинна міститися в гарантійному талоні?

Зазвичай в гарантійному талоні вказують інформацію про виробника, модель товару, вартість, дату покупки та умови гарантії.

Згідно з законодавством України Гарантійний талон повинен містити:
✅ Дані про товар — найменування, модель, серійний номер, дату виготовлення, характеристики тощо.
✅ Правила зберігання та безпечного використання товару, умови зберігання, температурні режими, особливості використання та ін.
✅ Гарантійні зобов'язання — хто бере на себе відповідальність за гарантійне обслуговування, адреса відповідальної особи, як саме може надаватися гарантійне обслуговування та за яких умов, за яких умов гарантійний талон втрачає силу та товар втрачає гарантію.
✅ Термін зберігання — скільки діє гарантійний талон, на який строк надається гарантія, з якої дати по яку діє.
✅ Додатково у гарантійному талоні можна поставити підпис продавця і покупця.

Як видавати гарантійний талон, які є способи?

Ніякі особливі документи для отримання гарантійного талона покупцем не потрібні. Продавець виписує гарантійний талон покупцю по факту придбання товару.

Є такі варіанти надання гарантійного талона:

1. Продавець власноруч формує гарантійний талон не від виробника, а від магазину, та надає його покупцю в паперовій формі. Покупець зобов'язаний зберігати такий талон в паперовій формі, а продавець — в паперовій чи електронній за бажанням. Також, продавець зобов'язаний надати покупцю гарантійний талон в електронній формі на його вимогу. Обов'язково до гарантійного талону надається чек, який підтверджує придбання даного товару клієнтом. — Гарантійні обов'язки в такому випадку на себе бере продавець. Він повинен забезпечити самостійно ремонт чи заміну товару власними силами, у власному сервісному центрі, або сконтактувати самостійно з виробником та налагодити процес ремонту, заміни, повернення товару.
2. Продавець фіксує продаж, реєструє товар на офіційному веб-сайті виробника, отримує від нього гарантію й обслуговування та надає покупцю. В такому випадку покупцю достатньо зберігати гарантію в електронному вигляді. З цим гарантійним талоном покупець може звернутися напряму до виробника. — Відповідальність на себе бере або продавець, або виробник.
3. Клієнт самостійно завантажує гарантійний талон із офіційного сайту виробника і може його роздрукувати, або зберігати в електронному вигляді. Покупцю не обов'язково завантажувати такий гарантійний талон одразу після придбання товару, — можна звантажити талон з сайта виробника вже тоді, коли він знадобився. Тут важливо лише щоб не збіг термін гарантії з моменту покупки товару. — В цьому випадку відповідальність за якість, ремонт і заміну товару лежить на виробнику.

Як користуватися гарантійним талоном, як зберігати, пред'являти, які документи потрібні для отримання гарантії, як приймати гарантійний талон?

Покупець

Як зберігати гарантію? — Для дії гарантії на товар покупець повинен зберігати гарантійний талон від продавця впродовж всього терміну дії гарантії на товар — у паперовому вигляді у випадку, якщо продавець надав її, або в електронному вигляді, якщо паперова гарантія не надавалася. Від виробника — достатньо зберігати в електронному вигляді на сайті виробника чи у власному файлі на телефоні, комп'ютері.

Чи зберігати оригінальну коробку? — Закон не зобов'язує покупця зберігати коробку, інструкцію чи упакування від товару з гарантією, але збереження коробки може бути важливим для отримання сервісних послуг по гарантії у деяких випадках:

1. Електроніка та техніка, наприклад смартфони, ноутбуки, телевізори, відеокамери, електронні годинники тощо. — На оригінальній упаковці часто вказано серійний номер, модель даного пристрою. Ця інформація може знадобитися для замовлення деталей, чи повної заміни товару.
2. Дорогі товари, які цінуються за оригінальність походження та їх часто підробляють, наприклад ювелірні вироби, дизайнерський одяг, брендові товари, обладнання для спорту. — Зберігання коробки може допомогти підтвердити його автентичність та вартість.
3. Індивідуальні вимоги виробника чи продавця. — Уважно читайте умови надання гарантії конкретним виробником чи продавцем, адже деякі компанії можуть за власною ініціативою вимагати зберігання оригінальної упаковки для виконання гарантійних обов'язків.
4. Товари зі складною упаковкою, наприклад оптичні прилади, медичне обладнання, деяка комп'ютерна техніка і торговельне обладнання. — Навіть, якщо виробник і продавець не озвучили таких вимог, зберігання коробки може суттєво полегшити транспортування та зберігання товару для отримання сервісних гарантійних послуг, якщо це крихкий, складний по формі товар, делікатне обладнання.

Які документи надати при зверненні по гарантії? — Щоб отримати гарантійні послуги по гарантійному талону покупець зобов'язаний пред'явити гарантійний талон і чек на покупку даного товару. Тож чек на товар потрібно зберігати впродовж всього періоду дії гарантії на товар. Чек може бути як паперовий, так і електронний, чи фото паперового чека на телефон. Зверніть увагу, що фото чека повинно бути чітким та містити всю необхідну інформацію.

Продавець

Чи зберігати гарантійні талони? — Продавець зазвичай зберігає гарантійні талони на товар в електронному вигляді. Якщо покупець звернувся до продавця по гарантії, то продавець повинен перевірити дію гарантії, наявність чека на товар та чи товар в чеку співпадає.

Чи вимагати зберігати оригінальне упакування?
Якщо ви надаєте гарантію на товар від виробника, то потрібно запевнитися щодо зберігання оригінальної коробки й передати цю інформацію клієнту в момент продажу, щоб потім в клієнта не виникло конфліктної ситуації з виробником через погане інформування, адже це вплине на лояльність покупців і рейтинг вашого магазину.
Якщо ви виписуєте власний гарантійний талон, то відповідальність щодо подальшої комунікації з виробником, ремонту й заміні товару лежить повністю на вас. І якщо клієнт не збереже упакування, бо ви його не попередили, а виробник вимагає оригінальну коробку, то ви не зможете скористатися гарантією від даного виробника і змушені будете своїми силами виконати свої зобов'язання по гарантії перед клієнтом, що може коштувати багато фінансів і зусиль. Тож перед виписуванням гарантійного талона обов'язково перевірте на сайті виробника, чи вимагають вони зберігати оригінальну коробку для дії гарантії на їхню продукцію.

Як перевірити чи саме той товар принесли, який вказаний в гарантії? — По серійному номеру товару в програмі обліку Торгсофт можна побачити, чи це саме той товар принесли, який було продано по даному чеку й отримано на нього гарантію.

Як формувати гарантійний талон в програмі обліку Торгсофт?

Щоб сформувати гарантійний талон в програмі обліку Торгсофт, відкрийте шаблон гарантійного талону на редагування. Це можна зробити з форми "Налаштування" — "Налаштування шаблонів друку". Відредагуйте даний шаблон гарантійного талону, заповніть всі потрібні дані та надайте клієнту в зручному для вас і клієнта форматі — надрукуйте в паперовому вигляді, або відправте електронний файл на електронну пошту клієнта.

Корисні посилання:
Програма обліку для магазинів, які продають товари з гарантією та сервісних центрів по ремонту.
Програма для ведення обліку гарантійного товару за серійними номерами.
Відео на тему “Облік гарантійних товарів у Торгсофт”
Відеоурок: ремонт і гарантійне обслуговування — ведення обліку.
Як провести повернення товару постачальнику — Торгсофт Клік
Як повернути товар в програмі обліку
Розмаїття додаткових опцій Торгсофт.
Програма обліку і автоматизація — які проблеми вирішує?