Оприбуткування товару та передпродажна підготовка: як організувати приймання і маркування

Приймання товару завершується тоді, коли поставка потрапила до обліку, кожна позиція має правильну картку, кількість і ціну, а товар можна однозначно знайти під час продажу. Якщо виробник уже наніс штрихкод, Торгсофт використовує його для ідентифікації товару. Якщо штрихкоду немає, програма формує власний код EAN-13, який можна одразу надрукувати на етикетці.

Це особливо важливо для одягу, взуття, секонд-хенду, запчастин, господарчих товарів, метизів та іншого асортименту, де постачальник часто передає товар без готового штрихового коду. Після маркування касир, товарознавець або працівник складу працює з тією самою товарною карткою під час продажу, переміщення та інвентаризації.

Що потрібно зробити з товаром під час приймання

У Торгсофт поставку оформлюють через Документ → Прихід товару. Товарознавець створює прибуткову накладну, вказує параметри поставки та додає товари.

У накладній можна зберегти номер документа постачальника. Це допомагає надалі знаходити поставку та звіряти її з первинними документами. Для нового товару потрібно створити картку. Для позиції, яка вже є в базі, достатньо знайти існуючу картку або відсканувати її штрихкод.

Практично приймання виглядає так:

1. Працівник отримує товар і документи постачальника.

2. Створює прибуткову накладну в Торгсофт.

3. Перевіряє, чи є товар у базі.

4. Для нових позицій створює картки товару.

5. Вносить кількість, закупівельну та роздрібну ціну.

6. Зберігає штрихкод виробника або отримує власний штрихкод Торгсофт.

7. Друкує етикетки для товарів, які потрібно маркувати.

8. Перевіряє кілька етикеток сканером.

9. Передає підготовлений товар у торговий зал або на зберігання.

Так формується зв’язка:

Поставка

→ прибуткова накладна

→ картка товару

→ кількість і ціна

→ штрихкод

→ етикетка

→ продаж і подальший рух товару

Якщо товар уже має штрихкод виробника

Найпростіший сценарій виникає з фабрично маркованим товаром. Товарознавець сканує код під час приходу. Якщо така позиція вже існує в базі, Торгсофт знаходить відповідну картку.

Для нового товару працівник заповнює картку й зберігає штрихкод виробника.

Повторно маркувати такий товар власним кодом зазвичай немає потреби. У Торгсофт є окреме налаштування, за якого власні штрихкоди друкуються тільки для товарів, яким вони потрібні. Для фабрично маркованої продукції магазин може використовувати код на упаковці й за потреби друкувати окремий цінник.

Це зручно для косметики, електроніки, побутової хімії, продуктів, канцелярії та іншого серійного товару.

Якщо на товарі немає штрихкоду

Для немаркованого товару порядок інший.

Після створення прибуткової накладної товарознавець натискає «Додати» та створює нову товарну картку. Він вказує потрібні характеристики товару й зберігає запис. Торгсофт формує для цієї позиції власний штрихкод. Якщо увімкнено друк етикеток, програма може одразу надрукувати стільки етикеток, скільки одиниць зазначено в приході.

Тут важлива термінологія: власний штрихкод зазвичай ідентифікує товарну позицію, а не окремий фізичний екземпляр. Тому однакові футболки одного розміру, кольору й артикулу отримують однаковий код. Окреме кодування кожної фізичної одиниці використовується в спеціальних сценаріях обліку.

Який штрихкод створює Торгсофт

Для власних товарних кодів Торгсофт використовує формат EAN-13. У налаштуваннях програми префікс 29 зарезервований як ознака власного товарного штрихкоду. У довідці Торгсофт також передбачено автоматичне створення власного EAN-13, якщо код виробника має інший формат.

У програмі окремо резервуються діапазони для інших типів кодів: співробітників, чеків, документів, замовлень та інших об’єктів. Завдяки цьому сканер передає код, а Торгсофт визначає, з яким об’єктом працює користувач.

Налаштування правил роботи зі штрихкодами краще визначити до масового заповнення бази. У довідці є окреме попередження щодо конвертації кодів виробника та роботи з 12-значними кодами: зміна таких правил після внесення великого каталогу може вплинути на розпізнавання вже заведеної номенклатури.

Що потрібно заповнити в картці нового товару

Обсяг даних залежить від асортименту. Під час оприбуткування Торгсофт дозволяє описати товар через вид товару та його характеристики.

Базово працівник визначає:

• вид товару;

• виробника;

• опис або назву;

• артикул;

• штрихкод;

• кількість;

• закупівельну ціну;

• роздрібну ціну або націнку.

Для одягу до назви та картки можуть входити розмір, матеріал, виробник, артикул та інші параметри, які власник визначив у налаштуваннях виду товару. Довідка Торгсофт використовує саме такий сценарій у прикладі оприбуткування джинсів.

Тут варто встановити внутрішнє правило: одна й та сама позиція повинна однаково називатися в усіх поставках. Інакше працівник може створити дві картки для одного товару, і залишок розділиться між ними.

Конкретний формат залежить від асортименту. Важлива послідовність.

Артикул і штрихкод виконують різні завдання

Артикул описує товар у системі магазину або постачальника. Штрихкод дозволяє швидко ідентифікувати його сканером.

Одна товарна картка може використовувати артикул і штрихкод одночасно. У Торгсофт товар можна шукати та додавати до операцій за штрихкодом або артикулом.

Для запчастин це особливо корисно. Працівник може зберегти артикул виробника для пошуку деталі й одночасно наклеїти власний EAN-13 для швидкої роботи на касі або складі.

Тому власний штрихкод не варто формувати з артикула вручну. Торгсофт сам створює унікальний код для товарної картки.

Як надрукувати етикетки одразу після приходу

Друк можна виконати безпосередньо з прибуткової накладної.

На формі Документ → Прихід товару працівник натискає «Друк етикеток» та обирає потрібний режим. Торгсофт підтримує кілька варіантів:

Наприклад, магазин отримав 30 позицій. Двадцять із них мають заводські коди, десять надійшли без маркування.

Працівник може надрукувати етикетки тільки для товарів із власними кодами. Фабричні штрихкоди залишаться без дублювання.

Для цього зручно встановити на робочому місці принтер етикеток. Для маркування також потрібні самоклейні етикетки відповідного розміру.

Принтер етикеток не є обов’язковим

Торгсофт може друкувати товарні етикетки і на звичайному офісному принтері. У налаштуваннях шаблону можна, наприклад, розмістити багато бирок на одному аркуші. У довідці наведено приклад із 40 етикетками на аркуші.

Тому невеликий магазин може почати так:

Коли поставок стає більше, окремий термопринтер етикеток скорочує кількість операцій: працівник друкує готову наклейку й одразу наносить її на товар.

Для постійної роботи зі штрихкодами можна підібрати сканер штрихкодів.

Що друкувати на товарній етикетці

Шаблони етикеток у Торгсофт налаштовуються. Програма постачається з готовими шаблонами, а магазин може вибрати власний формат.

У шаблон можна передавати дані товарної картки. Довідка Торгсофт передбачає роботу з додатковими параметрами товару, виробником, розмірним рядом, повною назвою виду товару, піктограмою та фотографією.

Для звичайного магазину достатньо:

Додавати на невелику етикетку всю інформацію з картки товару немає сенсу. Її основне завдання під час внутрішнього товарного обліку — допомогти працівнику й покупцю правильно ідентифікувати товар та побачити потрібну інформацію.

Для різних товарів потрібні різні правила маркування

Одяг і взуття

Працівник зазвичай працює з моделлю, розміром, кольором, виробником та артикулом. Якщо постачальник не маркує товар, власний код Торгсофт можна друкувати разом із назвою, розміром і ціною.

Особливо важливо не змішувати схожі варіанти. Чорна футболка розміру M та така сама футболка розміру L мають коректно відображатися в обліку відповідно до прийнятої структури товару.

Секонд-хенд і штучний асортимент

Якщо кожна позиція фактично обліковується окремо, працівник створює товар, отримує код і одразу друкує етикетку.

Такий процес дозволяє після приймання працювати зі сканером без ручного пошуку кожної речі в каталозі.

Автозапчастини

Для запчастини можна використовувати артикул виробника як основний пошуковий реквізит, а власний штрихкод Торгсофт — для фізичного маркування полиці, упаковки або самої деталі.

Метизи та дрібні господарчі товари

Для штучних товарів власний штрихкод працює за звичайною схемою.

Для товару, який продають за вагою, потрібен окремий сценарій обліку та маркування. Його не варто змішувати зі звичайним штучним товаром.

Передпродажна підготовка після друку

Друк етикетки ще не означає, що партія готова до продажу. Перед викладкою варто перевірити відповідність фізичного товару та його картки.

Працівник бере кілька одиниць із партії та сканує етикетки. Код має відкривати правильний товар із правильною назвою, ціною та характеристиками.

У Торгсофт є режим «Опис і перевірка нових товарів». Працівник сканує товар із поточної прибуткової накладної. Якщо код знайдений, програма відкриває картку товару для перевірки та редагування. Якщо такого товару в поточному приході немає, Торгсофт повідомляє про це.

Для великої поставки це дає окремий контрольний етап:

Приймання

→ внесення до Торгсофт

→ друк

→ маркування

→ контрольне сканування

→ викладка

Чому маркування потрібно робити саме під час приймання

Якщо немаркований товар потрапляє до торгового залу до завершення обліку, працівники починають працювати з ним вручну. Касир шукає позицію за назвою, склад не може швидко сканувати товар, а під час інвентаризації одна й та сама позиція знову потребує ручної ідентифікації.

Якщо товар маркують одразу після приходу, той самий код далі використовується в операціях програми.

Під час продажу касир сканує товар, і Торгсофт додає його до реалізації. Сканування використовується також в інших операціях руху товару. Друк штрихкодів у Торгсофт передбачений безпосередньо на формі приходу та зі стану складу.

Тому приймання доцільно організувати як завершений процес, після якого товар уже готовий до подальшого обліку.

Як організувати робоче місце приймання

Для невеликого магазину окреме місце не обов’язкове. Товарознавець може працювати за тим самим комп’ютером, де встановлена програма.

Базовий комплект:

Функції приходу товару, друку бирок та роботи з етикетками входять до Торгсофт-Старт. Це видно й у окремому переліку можливостей цієї версії в довідці Торгсофт.

Для магазину з центральним складом та кількома торговими точками процес може бути організований централізовано: склад приймає товар, створює картки, визначає ціни, маркує продукцію, а потім передає підготовлений товар до магазинів. Така модель також описана в довідці Торгсофт.

Як передрукувати пошкоджену етикетку

Повторно створювати товар для цього не потрібно.

Етикетки можна друкувати не лише під час приходу. Торгсофт дозволяє виконати друк зі Склад → Стан складу. Там можна сформувати по одній етикетці на товар або надрукувати кількість відповідно до залишку на складі.

Це потрібно, якщо:

• етикетка пошкодилась;

• товар перепакували;

• змінився цінник;

• потрібно повторно промаркувати частину залишку;

• етикетка загубилась під час переміщення.

Типові помилки під час маркування

Створювати нову картку для кожної поставки

Якщо той самий товар уже є в довіднику, наступний прихід потрібно прив’язувати до існуючої позиції. Інакше в базі накопичуються дублікати з окремими залишками.

Друкувати новий код поверх нормального коду виробника

Якщо заводський штрихкод стабільно ідентифікує товар, його можна використовувати. Додатковий власний код потрібен там, де фабричного маркування немає або магазин свідомо використовує власну схему кодування.

Плутати кількість товару і кількість етикеток

Для партії з 20 однакових одиниць режим друку за кількістю приходу сформує 20 етикеток. Поштучний режим надрукує одну етикетку на вибрану товарну позицію.

Не перевіряти код після друку

Перед маркуванням усієї поставки краще надрукувати одну або кілька тестових етикеток і просканувати їх.

Змінювати правила формування штрихкодів після заповнення каталогу

Налаштування формату кодів впливають на подальше розпізнавання товару. Правила роботи з EAN-13 та нестандартними кодами виробників потрібно визначити на початку впровадження.

Перевантажувати етикетку інформацією

Шрифт стає дрібним, назва обрізається, а штрихкод отримує замало місця для стабільного сканування. Краще зробити кілька шаблонів для різних товарних груп.

Чек-лист приймання немаркованого товару

Перед передачею партії до торгового залу перевірте:

• прибуткова накладна створена;

• постачальник і номер його накладної вказані за потреби;

• кількість відповідає фактичному приходу;

• нові товари не дублюють існуючі картки;

• назви та артикули заповнені за правилами магазину;

• закупівельні й роздрібні ціни перевірені;

• для немаркованих позицій сформовані власні штрихкоди;

• надрукована правильна кількість етикеток;

• етикетки наклеєні на відповідні товари;

• кілька позицій контрольного сканування знаходять правильні картки;

• після перевірки товар переданий у продаж або на склад.

Після такого приймання товар уже має цифрову картку, фізичний ідентифікатор і зафіксовану кількість. Наступні операції виконуються з тією самою позицією, тому продаж, переміщення та інвентаризація спираються на єдині дані.