Як відкрити роздрібний магазин

Для відкриття невеликого роздрібного магазину потрібно зареєструвати бізнес, обрати КВЕД і систему оподаткування, знайти приміщення, оформити його в податковій, налаштувати РРО або ПРРО, придбати обладнання, поставити товар на облік і оформити працівників. Для магазину площею 20–50 м² плановий бюджет становить приблизно 300 000–900 000 грн залежно від товарного запасу та ремонту. Якщо приміщення готове, запуск зазвичай можна організувати за 3–6 тижнів.

Чи варто відкривати роздрібний магазин

Роздрібний магазин має сенс відкривати, якщо ви розумієте, кому продаєте, де ці покупці знаходяться та скільки продажів потрібно для покриття постійних витрат. Перевіряти це краще до підписання довгострокової оренди й великої закупівлі товару.

Для роздрібної торгівлі немає єдиної типової націнки. Одяг, електроніка, косметика, інструмент і товари повсякденного попиту мають різну валову маржу, оборотність і частку списань. Для фінансового плану використовуйте фактичні закупівельні та майбутні роздрібні ціни свого асортименту.

Спочатку порахуйте точку беззбитковості. Якщо постійні витрати магазину становлять 80 000 грн на місяць, а валова маржа після закупівельної вартості товару становить 35%, потрібно отримувати приблизно 229 000 грн виторгу на місяць для покриття цих витрат. Податки, банківські комісії, втрати товару та інші змінні витрати краще розраховувати окремо.

Перед вибором приміщення перевірте пішохідний потік у кілька будніх днів і вихідний, конкурентів у межах 5–10 хвилин пішки, видимість входу, можливість паркування та відповідність району вашому покупцю. Для сезонних товарів окремо оцініть продажі в слабкі місяці.

Скільки грошей потрібно на старт

Стартовий бюджет невеликого непродовольчого магазину площею 20–50 м² доцільно рахувати окремо для приміщення, товару, обладнання та оборотного резерву. Нижче наведена планова модель, а не середня ринкова ціна.

Стаття витрат	Орієнтовний бюджет	Від чого залежить
Перший місяць оренди та депозит	20 000–60 000 грн	Місто, район, площа, трафік, умови договору
Косметичний ремонт і освітлення	40 000–150 000 грн	Стан приміщення та формат магазину
Стелажі, прилавки, меблі	25 000–100 000 грн	Площа та спосіб викладення товару
Вивіска та навігація	8 000–25 000 грн	Розмір, конструкція, погодження
Касове й облікове обладнання	20 000–60 000 грн	Комп’ютер, сканер, принтери, грошова скринька, резервне живлення
Початкова партія товару	120 000–350 000 грн	Категорія, кількість позицій, закупівельна ціна
Запуск реклами	10 000–30 000 грн	Місто та канали залучення покупців
Резерв коштів	50 000–150 000 грн	Оренда, зарплата та поповнення запасів до стабілізації продажів
Разом	приблизно 300 000–900 000 грн	Найбільше впливають товарний запас і стан приміщення

Не витрачайте весь капітал на ремонт і першу закупівлю. Магазину потрібні гроші на поповнення ходових позицій, зарплату, оренду, податки та комунальні витрати в перші місяці.

Крок 1. Реєстрація бізнесу

ФОП чи ТОВ

Для магазину з одним власником найчастіше достатньо ФОП. Реєстрація простіша, облік і звітність залежать від обраної системи оподаткування, а підприємець працює від власного імені.

ТОВ доцільно розглядати, якщо засновників декілька, потрібно юридично розподілити частки в бізнесі, планується залучення інвестора або потрібна структура окремої юридичної особи. ТОВ також може працювати на спрощеній системі за виконання відповідних умов.

Яку групу єдиного податку обрати

Параметр	ФОП 2 групи	ФОП 3 групи
Річний ліміт доходу	7 211 598 грн	10 091 049 грн
Єдиний податок	до 1 729,40 грн на місяць	5% доходу без ПДВ або 3% + ПДВ
Військовий збір	864,70 грн на місяць	1% доходу
Мінімальний ЄСВ	1 902,34 грн на місяць	1 902,34 грн на місяць
Працівники	до 10 одночасно	кількість не обмежена умовами групи

Друга група підходить багатьом невеликим магазинам із прогнозованим оборотом. Місцева рада може встановити ставку єдиного податку нижче максимальної.

Третя група дає вищий ліміт доходу, не встановлює обмеження на кількість працівників за умовами групи та дає можливість працювати зі ставкою 3% і ПДВ або 5% без ПДВ. Режим потрібно обирати за прогнозом обороту, асортиментом і структурою покупців.

Які КВЕД потрібні

Для роздрібної торгівлі використовують коди розділу 47 КВЕД. Код залежить від того, чим саме торгує магазин.

• 47.19 використовують для інших видів роздрібної торгівлі в неспеціалізованих магазинах.
• Для спеціалізованого магазину обирають код своєї товарної групи, наприклад окремі коди передбачені для одягу, взуття, електроніки, книг, косметики та інших категорій.
• 47.91 додають, якщо товари також продаються через інтернет.

Основний КВЕД має відповідати головному виду діяльності. Додаткові коди варто зареєструвати відразу для каналів і товарних груп, які ви реально плануєте використовувати. З 1 січня 2027 року вводиться NACE 2.1-UA, тому перед реєстрацією нового бізнесу варто перевірити актуальний класифікатор.

Як подати документи

ФОП можна зареєструвати через портал Дія. Потрібні особисті дані, податковий номер та електронний підпис. Заповнення заяви займає близько 10 хвилин, сама автоматична реєстрація безоплатна.

ТОВ на модельному статуті також можна зареєструвати через Дію. Система формує заяву, статут, рішення засновника або протокол зборів і документ про структуру власності.

Крок 2. Дозволи та ліцензії

Для звичайного магазину непродовольчих товарів окрема торговельна ліцензія зазвичай не потрібна. Додаткові вимоги виникають через регульований асортимент.

Асортимент	Що перевірити до закупівлі
Звичайні непродовольчі товари	Документи постачальника, маркування та документи про відповідність для категорій, де вони передбачені
Алкоголь	Ліцензію на роздрібну торгівлю, вимоги до РРО/ПРРО та акцизного обліку
Тютюн і рідини для електронних сигарет	Окрему ліцензію та правила продажу підакцизної продукції
Продукти	Реєстрацію потужності оператора ринку харчових продуктів; для окремих видів діяльності додаткові дозволи
Лікарські засоби	Профільну ліцензію та спеціальні вимоги до приміщення й персоналу
Ювелірні вироби	Спеціальні правила товарного обліку та вимоги до виробів із дорогоцінних металів

Ліцензія на роздріб алкоголю для більшості місць торгівлі коштує 3 242,63 грн на квартал за кожний зареєстрований за адресою РРО або ПРРО. Для роздрібного продажу тютюнових виробів основна ставка становить 756,61 грн на квартал за місце торгівлі. Для визначених законом сіл і селищ діють нижчі ставки.

Якщо ви плануєте підакцизні, харчові, медичні або інші регульовані товари, оформлення дозволів потрібно завершити до початку відповідного виду торгівлі.

Крок 3. Приміщення

Локація впливає на продажі сильніше, ніж зайві квадратні метри. Для першого магазину часто достатньо 20–50 м², якщо площі вистачає для товару, каси, проходів, примірювання або консультації та невеликого запасу.

До підписання договору оренди перевірте:

• точну адресу та дані власника приміщення;
• можливість використовувати приміщення для вашого виду торгівлі;
• потужність електромережі, опалення, воду й санвузол, якщо вони потрібні;
• умови розміщення зовнішньої вивіски;
• вартість комунальних послуг та експлуатаційних платежів;
• розмір депозиту та умови його повернення;
• строк договору, індексацію оренди та умови дострокового припинення;
• хто відповідає за ремонт, пожежну безпеку та інженерні системи.

Після появи господарського об’єкта потрібно подати до податкової форму 20-ОПП. Строк становить 10 робочих днів після реєстрації, створення чи відкриття об’єкта.

Окремо перевірте протипожежні документи. Якщо власник уже зареєстрував декларацію відповідності матеріально-технічної бази вимогам пожежної безпеки на цей об’єкт, орендар за визначених законодавством умов може не подавати її повторно.

Крок 4. Каса та фіскалізація

ФОП другої, третьої та четвертої груп, а також ФОП на загальній системі застосовують РРО або ПРРО під час розрахункових операцій. До них належать оплата готівкою, банківською карткою, через POS-термінал та інтернет-еквайринг.

РРО є апаратним фіскальним пристроєм. ПРРО працює як програмне забезпечення на комп’ютері, планшеті або іншому сумісному пристрої. В обох випадках покупцю формують фіскальний чек.

Банківський POS-термінал і РРО виконують різні функції. Термінал приймає платіж карткою, РРО або ПРРО реєструє розрахункову операцію для податкового обліку.

Якщо покупець переказує гроші безпосередньо на рахунок за реквізитами IBAN без використання картки чи платіжного сервісу, для такої операції діють інші правила щодо РРО. Спосіб приймання оплат краще визначити до запуску каси.

Послідовність запуску каси:

1. Подати відомості про магазин за формою 20-ОПП.
2. Отримати електронні підписи для осіб, які працюватимуть із ПРРО.
3. Зареєструвати РРО або ПРРО.
4. Налаштувати касу, податки, способи оплати та товари.
5. Перевірити тестовий продаж, повернення, відкриття та закриття зміни.
6. Навчити продавця видавати паперовий або електронний фіскальний чек.

Якщо ПРРО підключено до Торгсофт, касир оформлює продаж у системі обліку та проводить фіскальну операцію відповідно до налаштувань ПРРО. Це зв’язує продаж товару зі складським документом і фіскальним чеком.

За незастосування РРО та невидачу фіскального чека передбачена фінансова санкція в розмірі 100% вартості проданих з порушенням товарів при першому порушенні та 150% при наступних.

Крок 5. Обладнання торговельної точки

Базове робоче місце роздрібного магазину складається з касового комп’ютера, сканера штрихкодів і засобу фіскалізації. Решта обладнання залежить від асортименту та способу роботи.

• Сенсорний моноблок LEABON LB-W7 J4125 15.6'' 8/128 можна використовувати як робоче місце касира, якщо потрібен компактний касовий комп’ютер.
• Сканер Netum NT-W3 на підставці зчитує заводські та надруковані магазином штрихкоди й скорочує ручне введення коду товару.
• Принтер чеків Gprinter GA-E250 USB + RS-232 + Ethernet потрібен, якщо магазин друкує паперові чеки або інші касові документи.
• Принтер етикеток Xprinter XP-420B потрібен для товарів без придатного заводського штрихкоду, власних етикеток і цінників.
• Грошова скринька ASAP POS 410E використовується на касі при роботі з готівкою.

Для магазину також можуть знадобитися банківський термінал, маршрутизатор, джерело резервного живлення, ваги, термінал збору даних або додатковий принтер. Потреба визначається конкретними операціями.

Перед закупівлею перевірте сумісність моделей із Торгсофт, операційною системою та іншими пристроями касового місця. Це особливо важливо для ваг, фіскальних пристроїв, банківських терміналів і спеціалізованих принтерів.

Крок 6. Облік товарів і грошей

Товар потрібно поставити на облік до початку продажів. Для вже наявного асортименту створюють початкові залишки, для наступних поставок оформлюють прихід від конкретного постачальника.

У Торгсофт прихід товару використовується для постановки товару на облік у магазині або на складі. Для кожної позиції зберігають найменування, кількість, закупівельну й роздрібну ціну та інші потрібні характеристики.

Щоденний товарний облік повинен відображати щонайменше:

• надходження товару;
• продаж;
• повернення покупця;
• повернення постачальнику;
• списання;
• переміщення між місцями зберігання, якщо їх декілька;
• інвентаризацію.

Для ходових товарів задають мінімальний залишок. Коли фактична кількість наближається до встановленої межі, товар можна включити до замовлення постачальнику. Так закупівля спирається на дані про залишки.

Перед відкриттям зробіть повну інвентаризацію. Після запуску корисно регулярно перераховувати найбільш дорогі та ходові групи й періодично проводити повний переоблік.

Окремо перевірте законодавчий обов’язок ведення форми товарних запасів. Він залежить від системи оподаткування, реєстрації платником ПДВ та асортименту. Особливі вимоги діють, зокрема, для технічно складних гарантійних товарів, лікарських і медичних товарів та ювелірних виробів.

Крок 7. Постачальники та асортимент

Постачальника оцінюють за повною економікою поставки. Важливі закупівельна ціна, строк доставки, мінімальна партія, умови оплати, документи та порядок роботи з браком.

До першого замовлення з’ясуйте:

• які документи постачальник передає разом із товаром;
• яка мінімальна сума або кількість замовлення;
• хто оплачує доставку;
• скільки днів займає поповнення запасу;
• як часто змінюються закупівельні ціни;
• чи є відстрочення платежу;
• як оформляється повернення браку та помилкової поставки;
• які документи про походження або відповідність товару надаються.

Для першої закупівлі краще отримати достатню кількість товарних позицій для перевірки попиту й залишити частину капіталу для повторного замовлення. Великий запас слабких позицій заморожує гроші й збільшує потребу в площі.

Після кількох циклів продажу асортимент коригують за фактичним попитом: які позиції продаються регулярно, скільки днів лежать на складі, яка маржа залишається та як швидко постачальник може їх поповнити.

Крок 8. Персонал

Для невеликого магазину з однією зміною власник може працювати самостійно або найняти одного продавця. Для стабільної роботи у дві зміни потрібно врахувати щонайменше двох працівників та заміну на період відпусток і лікарняних.

За даними вакансій, орієнтир для продавця-консультанта становить близько 22 500 грн на місяць по Україні та близько 28 600 грн у Києві. Фактична зарплата залежить від міста, графіка, асортименту, матеріальної відповідальності та системи мотивації.

До фактичного початку роботи працівника роботодавець видає наказ про прийняття та подає до ДПС повідомлення про працевлаштування. Працівник може розпочинати виконання трудових обов’язків після належного оформлення.

До першої зміни зафіксуйте:

• хто може проводити продаж і повернення;
• хто має право змінювати ціни;
• яку ручну знижку може надати продавець;
• хто проводить списання та інвентаризацію;
• як передається каса між змінами;
• хто має доступ до закупівельних цін і фінансових звітів.

У Торгсофт адміністратор може налаштовувати права доступу, а керівник використовує протоколи та журнали дій для перевірки операцій працівників. Права доступу потрібно налаштувати до першого робочого дня продавця.

Крок 9. Запуск і перші продажі

За тиждень до відкриття магазин повинен працювати в тестовому режимі. Проведіть тестовий продаж від сканування товару до оплати й фіскального чека.

1. Перевірте ціни та штрихкоди всього товару.
2. Зробіть контрольну інвентаризацію.
3. Перевірте продаж за готівку й карткою.
4. Відпрацюйте повернення товару.
5. Перевірте відкриття й закриття касової зміни.
6. Перевірте поведінку касового місця при зникненні інтернету або електроенергії.
7. Зробіть пробне замовлення постачальнику.
8. Підготуйте правила приймання товару та роботи з браком.
9. Додайте магазин до профілю компанії в Google та перевірте адресу, телефон і години роботи.
10. Повідомте наявну аудиторію про дату відкриття та асортимент.

У перші тижні відстежуйте кількість чеків, середній чек, виторг, валову маржу, залишки ходових позицій, товари без продажів і причини повернень. Ці дані покажуть, які закупівлі потрібно збільшити, а які скоротити.

Типові помилки на старті

• Оренда без перевірки трафіку. Гарне приміщення не компенсує відсутність потрібних покупців. Потік потрібно рахувати до підписання договору.
• Весь бюджет витрачено до відкриття. Магазину потрібен резерв на оренду, зарплату, податки та повторну закупівлю.
• Занадто велика перша закупівля. Без історії продажів складно визначити, які товари потребують глибокого запасу.
• Рух товару ведеться частково. Якщо прихід, повернення або списання не оформляються, обліковий залишок перестає відповідати фактичному.
• Каса налаштовується в день відкриття. Помилки у фіскалізації затримують продажі та створюють ризик штрафів.
• Працівники мають зайві права. Продавцю потрібно надати тільки ті операції, які потрібні для його роботи.
• Умови з постачальником не зафіксовані. Проблеми з браком, поверненням, строками доставки та змінами цін починаються після першої нестандартної поставки.

Чек-лист відкриття

1. Визначити товарну нішу та покупця.
2. Порахувати валову маржу й точку беззбитковості.
3. Скласти стартовий бюджет і резерв коштів.
4. Перевірити кілька потенційних локацій.
5. Визначити форму бізнесу: ФОП або ТОВ.
6. Обрати систему оподаткування.
7. Зареєструвати потрібні КВЕД.
8. Зареєструвати бізнес.
9. Підписати договір оренди після юридичної та технічної перевірки приміщення.
10. Подати форму 20-ОПП.
11. Перевірити потребу в протипожежній декларації.
12. Оформити ліцензії та дозволи, якщо асортимент регульований.
13. Зареєструвати РРО або ПРРО.
14. Організувати безготівкову оплату.
15. Придбати й налаштувати касове обладнання.
16. Укласти договори з постачальниками.
17. Створити товарний довідник і поставити початковий товар на облік.
18. Промаркувати товари без придатного заводського штрихкоду.
19. Провести повну інвентаризацію.
20. Оформити працівників і подати повідомлення до ДПС.
21. Налаштувати права доступу.
22. Перевірити продаж, повернення, оплату й фіскальний чек.
23. Створити резервний сценарій на випадок проблем з інтернетом або електроенергією.
24. Провести тестовий робочий день.
25. Відкрити магазин і щодня контролювати продажі, гроші та залишки.

Питання та відповіді

? Скільки коштує відкрити невеликий роздрібний магазин?

Для магазину площею 20–50 м² можна закласти приблизно 300 000–900 000 грн. Найбільше на бюджет впливають початковий товарний запас, стан приміщення та вартість торгового обладнання.

? Скільки часу потрібно на відкриття?

Якщо приміщення готове й для товару не потрібні спеціальні ліцензії, практичний строк становить приблизно 3–6 тижнів. Ремонт, виготовлення меблів і отримання спеціальних дозволів можуть збільшити його.

? Яка група ФОП підходить для магазину?

Для малого роздрібного магазину часто розглядають другу або третю групу. Вибір залежить від очікуваного доходу, кількості працівників, ПДВ та інших операцій бізнесу.

? Чи потрібен РРО або ПРРО?

ФОП другої, третьої та четвертої груп і ФОП на загальній системі застосовують РРО або ПРРО під час розрахункових операцій. Для платежів безпосередньо за реквізитами IBAN діють окремі правила.

? Чи можна працювати без найманого продавця?

Так. Власник-ФОП може самостійно працювати в магазині. Потреба в працівниках виникає через графік роботи, потік покупців, приймання товару й необхідність підміни.

? Чи потрібна ліцензія звичайному магазину?

Для більшості звичайних непродовольчих товарів окрема ліцензія на роздрібну торгівлю не потрібна. Алкоголь, тютюн, лікарські засоби та окремі інші категорії мають спеціальні правила.

? Який КВЕД обрати?

Код потрібно підбирати за фактичним асортиментом. Для неспеціалізованої роздрібної торгівлі використовується 47.19, для спеціалізованого магазину є окремі коди товарних груп, а для інтернет-продажів додають 47.91.

? Чи потрібно вести облік усіх товарів?

Для управління магазином потрібно знати фактичні залишки кожної позиції незалежно від податкових вимог. Окремий законодавчий обов’язок вести форму товарних запасів залежить від статусу ФОП і товарної категорії.

? З чого почати автоматизацію?

До закупівлі обладнання перевірте власний сценарій: створення товару, прихід першої партії, друк етикетки, продаж за готівку й карткою, фіскальний чек, повернення, інвентаризацію та формування наступного замовлення постачальнику. Демоверсія Торгсофт працює 30 днів. Касове обладнання, сканери, принтери та інші пристрої зібрані в розділі торговельне обладнання.

Суми, ставки, ліміти та вимоги наведено станом на серпень 2026 року. Податкове законодавство змінюється: перед реєстрацією та подачею документів звіряйте актуальні значення на сайті ДПС.