З чого починається порядок у магазині: покроковий запуск товарного обліку з нуля

Якщо магазин досі веде товари в зошиті або Excel, запуск товарного обліку складається з трьох основних етапів: створити зрозумілий каталог, внести товари та зафіксувати фактичні початкові залишки. Для магазину, який уже працює, весь процес можна організувати поетапно. Повне закриття торгової точки на день потрібне лише тоді, коли власник свідомо обирає суцільну інвентаризацію перед переходом.

У Торгсофт початкові залишки оформлюють через прихід товару з відповідною ознакою. Відомість інвентаризації має інше призначення: вона порівнює фактичну кількість із залишком, який уже є в комп’ютерному обліку. Це важливе розмежування на старті.

До внесення сотень або тисяч позицій потрібно визначити, як вони будуть організовані в каталозі.

У Торгсофт кожен товар належить до певного виду товару. Вид описує категорію, а конкретний товар з артикулом, штрихкодом, ціною та іншими характеристиками зберігається в окремій картці.

У цьому прикладі «Пральні машини» — вид товару. Bosch WAN2426KPL — конкретна товарна позиція.

Не потрібно створювати класифікатор з нуля

Для нового магазину зручно взяти за основу структуру великого маркетплейсу або сайту постачальника. Там уже вирішено базове питання: як покупці звикли шукати цей асортимент.

Після цього структуру потрібно спростити під власний магазин. Якщо підприємець продає лише десять моделей пральних машин, йому навряд чи потрібне дерево з десятків підкатегорій. Якщо асортимент великий, поділ може бути детальнішим.

Хороша структура відповідає трьом практичним питанням:

У налаштуваннях виду товару Торгсофт дозволяє задавати, зокрема, націнку. Налаштування батьківського виду можуть поширюватися на підпорядковані гілки. Тому дерево товарів впливає на подальшу переоцінку й роботу з цінами.

Продуманий каталог також спрощує подальшу підготовку товарних груп та синхронізацію з інтернет-магазином. Якщо товари спочатку внесені хаотично, структуру доведеться виправляти вже після накопичення продажів і залишків.

Яких помилок уникати

Не варто створювати різні види для однакової сутності: «Пральні машини», «Пральна машина», «Стиральні машини». Так з’являються паралельні гілки з однаковими товарами.

Так само не потрібно переносити всю характеристику товару в назву виду. Колір, розмір, матеріал, виробник, артикул та інші параметри краще зберігати у відповідних полях картки товару, якщо вони потрібні цьому асортименту.

Після створення основних видів можна перейти до першої прибуткової накладної.

У Торгсофт відкрийте Документ → Прихід товару та створіть новий прихід. Для звичайної поставки вкажіть параметри документа: дату, постачальника, валюту та номер накладної постачальника, якщо він потрібен для подальшої звірки.

Товар можна додати двома способами.

1. Якщо на упаковці є штрихкод виробника, відскануйте його. Для нового товару Торгсофт відкриє картку, де потрібно вказати вид товару, назву, виробника, артикул, закупівельну й роздрібну ціну та інші потрібні характеристики.
2. Якщо заводського штрихкоду немає, Торгсофт може сформувати власний код. Його надалі використовують для маркування й продажу.

Перші кілька позицій краще внести вручну. Так власник розуміє, з яких даних складається картка товару і які поля справді потрібні його магазину. Після цього однакові правила можна застосувати до масового завантаження.

Як завантажити прайс-лист постачальника з Excel

Коли постачальник передає файл із сотнями або тисячами позицій, створювати кожну картку вручну немає сенсу. У Торгсофт для цього є імпорт у прибуткову накладну:

Документ → Прихід товару → Імпорт.

Програма дозволяє зіставити колонки Excel з полями Торгсофт. Наприклад:

Через імпорт можна передавати також виробника, матеріал, колір, розмір, сезон та інші характеристики.

Перед масовим завантаженням файл потрібно підготувати. Один рядок має відповідати одному товару, кожний параметр краще винести в окрему колонку. Штрихкоди й артикули варто зберігати як текст: Excel може прибрати початковий нуль або перетворити довгий код на число у науковому форматі.

Перший імпорт доцільно перевірити на 5–10 позиціях. Потрібно подивитися, чи правильно Торгсофт знаходить уже наявні товари, чи не створює дублікати, чи збігаються ціни, кількість та штрихкоди. Після цього можна завантажувати весь документ.

Цей підхід особливо корисний, якщо магазин раніше вів облік в Excel. Номенклатуру не потрібно переносити картка за карткою: підготовлений файл стає джерелом для імпорту.

Початкові залишки — це товар, який фізично знаходиться в магазині або на складі до моменту початку роботи в Торгсофт.

Для нього створюють прибуткову накладну та в параметрах приходу встановлюють ознаку «Початкові залишки». Далі до документа додають фактичну кількість товару.

Тут власнику потрібно обрати один із двох сценаріїв.

Швидкий старт: рахувати товар під час внесення

Цей варіант підходить невеликому магазину, де власник хоче почати облік без окремого тривалого переобліку.

Працівник бере товар із полиці, знаходить або створює його картку, сканує штрихкод і вносить фактичну кількість до початкових залишків. Номенклатура та фактичний залишок формуються одночасно.

Магазин не обов’язково закривати на весь період введення даних. Потрібно лише визначити зрозумілий момент переходу. Після того як товар порахували й внесли до Торгсофт, подальші продажі та повернення цієї позиції потрібно реєструвати вже в програмі. Інакше фактична кількість знову розійдеться з обліковою.

Для великого магазину асортимент можна опрацьовувати послідовно за відділами або товарними групами. Головне — не змішувати в одному часовому проміжку новий облік із продажами, які залишилися тільки в зошиті чи Excel.

Повна інвентаризація перед запуском

Другий варіант підходить бізнесу, якому важливо отримати перевірену фактичну кількість на конкретний момент переходу.

Спочатку працівники фізично перераховують весь товар. Після завершення підрахунку власник отримує зафіксовані залишки, перевіряє спірні позиції й лише потім переносить дані до Торгсофт як початкові залишки.

Такий сценарій доречний, якщо старий облік містить багато розбіжностей, у магазині давно не проводили ревізію, з товаром працюють кілька людей або в асортименті є дорогі позиції.

Повний переоблік зменшує ризик перенести старі помилки в нову базу. Він не гарантує відсутність розбіжностей надалі: точність залежить і від того, як працівники оформлюватимуть приходи, продажі, повернення та списання після запуску.

Інвентаризація та початкові залишки — різні операції

На цьому етапі часто припускаються методичної помилки: намагаються завантажити початковий товар у відомість інвентаризації.

У Торгсофт початковий товар вводять через прихід із ознакою «Початкові залишки».

Відомість інвентаризації потрібна після появи облікового залишку. Працівник рахує фактичну кількість, а Торгсофт порівнює її з даними бази та показує розбіжності.

Тому довільний Excel із початковим товаром потрібно імпортувати в прибуткову накладну. Для результатів подальшої інвентаризації використовують окремий механізм.

Скільки обладнання потрібно на початку

Для невеликої торгової точки стартова конфігурація може бути компактною.

Основою є Торгсофт-Старт. Версія розрахована на один магазин з базовим товарним обліком, продажами, залишками та касою.

Станом на серпень 2026 року безстрокова ліцензія коштує 8 850 грн. Її купують один раз. Оновлення програми для безстрокової ліцензії надаються безплатно. Новий клієнт також отримує 2 години технічної підтримки, які можна використати протягом перших 30 днів для встановлення, початкового налаштування та консультацій.

Для роботи потрібен комп’ютер або ноутбук із Windows. На самому початку облік можна вести й без торгового обладнання. Ручний сканер штрихкодів значно прискорює прихід і продаж товарів зі штрихкодами. Принтер чеків додають, коли потрібно друкувати документи покупцю без використання звичайного офісного принтера.

Тобто для першого етапу немає потреби одразу оснащувати магазин складним комплектом техніки. Спочатку можна побудувати каталог, внести товар і перевірити робочий сценарій. Обладнання підключають відповідно до реальних операцій магазину.

Як перевірити, що база готова до роботи

Перед повним переходом варто провести контроль на невеликій кількості товару. Візьміть кілька позицій із різних категорій: товар із заводським штрихкодом, товар без штрихкоду, позицію з кількома характеристиками та звичайний штучний товар.

Після тесту власник має розуміти весь ланцюжок: звідки товар потрапляє до бази, де зберігається його кількість, яка ціна використовується при продажу і як змінюється залишок після операції.

Практичний мінімум перед запуском:

• перевірити дерево видів товару на реальному асортименті;

• внести кілька товарів вручну;

• протестувати імпорт невеликого фрагмента Excel;

• перевірити штрихкоди й ціни;

• обрати спосіб введення початкових залишків;

• виконати тестовий продаж і повернення;

• налаштувати резервне копіювання бази.

Що робити, якщо Торгсофт не бачить базу даних

Торгсофт використовує Microsoft SQL Server для роботи з базою даних. Якщо програма не запускається через проблему з підключенням до бази, одна з перших перевірок — стан служб SQL Server.

Відкрийте SQL Server Configuration Manager → SQL Server Services та перевірте, чи працюють служби, необхідні вашій конфігурації. Для роботи в локальній мережі інструкція Торгсофт окремо вказує перевірити SQL Server Browser і встановити для нього режим запуску Automatic.

Сам факт зупинки служби ще не пояснює причину збою. Якщо SQL Server не запускається, програма показує помилку підключення або база має пошкоджений стан, не варто навмання перевстановлювати SQL Server чи видаляти файли бази. Зафіксуйте текст помилки й передайте його технічній підтримці.

Це значно безпечніше, ніж починати відновлення системи без актуальної резервної копії.

Як не втратити облік після поломки комп’ютера

Ліцензію Торгсофт можна перенести на інший комп’ютер. Відновлення самої ліцензії не повертає товари, продажі та залишки. Для цього потрібна резервна копія бази.

У Торгсофт можна налаштувати автоматичне архівування через Налаштування → Завдання за розкладом → Завдання на архівацію. Програма може створювати архів щодня у визначений час або під час виходу з програми.

Окремо варто регулярно копіювати базу на зовнішній носій. У Торгсофт для ручного збереження передбачено Файл → База даних → Зберегти базу даних. Після цього файл можна записати на зовнішній диск або інший носій.

Копія, яка постійно лежить лише на тому самому диску, що й робоча база, погано захищає від поломки самого накопичувача. Для автоматичного зберігання копій поза робочим комп’ютером можна підключити додаткову опцію Хмарний архів даних | Ліцензія на 1 рік.

Типові помилки під час першого запуску

Найчастіше проблеми виникають через структуру даних, а не через сам процес встановлення програми.

Надто деталізоване дерево видів товару ускладнює пошук. Надто загальне дерево не дає нормально аналізувати асортимент і працювати з груповими налаштуваннями.

Під час імпорту Excel найбільш небезпечні дублікати. Якщо один товар двічі потрапив у довідник під різними картками, його продажі та залишки теж розділяться. Перед великим імпортом потрібно перевірити, за якими полями Торгсофт знаходить уже наявний товар.

Ще одна поширена проблема — пошкоджені штрихкоди в Excel. Довгі числові коди потрібно зберігати як текст.

Початкові залишки не слід оформлювати як звичайну коригувальну інвентаризацію. Їх вводять через прихід із відповідною ознакою.

І нарешті, запуск обліку не закінчується на внесенні товарів. Уже в перший день потрібно визначити, хто оформлює прихід, хто проводить продажі й повернення, хто змінює ціни та хто відповідає за резервні копії. Точний залишок зберігається лише тоді, коли кожен реальний рух товару потрапляє до програми.