Автоматизація магазину в Торгсофт: налаштування обліку з нуля

Торгсофт веде товарний, складський, фінансовий та управлінський облік торговельного бізнесу. Працівники оформлюють у програмі прихід, продаж, повернення, переміщення, списання, інвентаризацію та оплати. Торгсофт зберігає ці операції, перераховує залишки й формує дані, за якими власник перевіряє роботу магазину. Точність обліку залежить від початкових залишків, правильної структури товарів, прав доступу та дисципліни оформлення операцій.

Що варто автоматизувати в магазині

Починати впровадження доцільно з операцій, які прямо впливають на товар і гроші. Коли працівники оформлюють їх у Торгсофт, власник отримує дані для щоденного контролю.

• Товарний облік. Торгсофт зберігає картки товарів, штрихкоди, закупівельні й роздрібні ціни, характеристики та залишки на складах.
• Рух товару. Товарознавець або інший відповідальний працівник оформлює прихід, повернення постачальнику, переміщення та списання. Касир оформлює продажі й повернення покупців.
• Інвентаризація. Працівники вводять фактичну кількість товару, Торгсофт порівнює її з обліковою та показує розбіжності. Після закриття відомості програма формує коригувальні складські документи.
• Каса й оплати. Програма зберігає реалізації, повернення, способи оплати та операції з касою.
• Робота персоналу. Адміністратор задає ролі та права. Власник перевіряє протокол дій користувачів і, за відповідного налаштування, журнал зміни документів.
• Фіскалізація. Для відповідного сценарію роботи підключають програмний РРО або інтеграцію з апаратним фіскальним реєстратором.
• Онлайн-продажі. Для інтернет-магазину та окремих маркетплейсів використовують відповідні додаткові інтеграції. Вони працюють з товарними даними, залишками та замовленнями відповідно до налаштованого каналу обміну.
• Аналіз. Власник переглядає продажі, залишки, собівартість, товарний прибуток, рух товару, результати за видами товарів та інші показники, які доступні у вибраній версії Торгсофт.

Як встановити Торгсофт і вперше увійти в програму

Демоверсія Торгсофт встановлюється на комп’ютер з Windows і працює 30 днів. Для простого локального тестування під час встановлення можна розмістити програму та базу даних на одному комп’ютері. Дані, внесені під час демоперіоду, залишаються в базі після активації комерційної ліцензії.

Для першого входу через ярлик «Торгсофт Власник» використовуються стандартні дані: логін sa, пароль 2009. Після входу програма пропонує вказати основні початкові параметри, зокрема мову інтерфейсу, назву магазину та валюту обліку. Стандартний пароль власника потрібно одразу змінити в меню Налаштування → Користувачі.

Як почати вести облік у Торгсофт

Для запуску магазину достатньо послідовно підготувати довідник товарів, внести фактичні залишки, перевірити основні операції та налаштувати доступ працівників. Додаткові функції варто підключати після того, як базовий облік уже працює.

1. Налаштуйте структуру товарів

У Торгсофт товари розподіляються за видами. Під час створення виду товару можна визначити характеристики, які потрібні конкретному асортименту, правила формування назви та інші параметри. Дерево видів використовується для пошуку товару, роботи зі складом і частини аналітичних звітів.

Структуру краще продумати до масового внесення товару. Наприклад, для магазину одягу окремими видами можуть бути футболки, джинси, куртки та взуття. Для товару можна використовувати розмір, виробника, матеріал, сезон та інші характеристики, які підтримує відповідний довідник.

Для торговельної мережі варто обмежити право змінювати дерево видів товару та доручити цю операцію визначеному працівнику. Це зменшує ризик появи різних назв для однакових категорій у спільному обліку.

2. Оприбуткуйте товар і внесіть початкові залишки

Нові поставки оформлюються документом «Прихід товару». Працівник вибирає постачальника, додає товари, кількість і закупівельні дані. Після проведення документа Торгсофт враховує товар на відповідному складі.

Якщо постачальник передає накладну в Excel, дані можна завантажити через функцію імпорту під час створення приходу. Перед масовим імпортом варто перевірити відповідність колонок файлу полям Торгсофт на кількох товарах.

Для магазину, який уже працював до встановлення Торгсофт, потрібно внести фактичний товар, що знаходиться в торговій точці та на складах. Початкові залишки мають відповідати реальній кількості на дату переходу до нового обліку.

3. Проведіть інвентаризацію

Після внесення товару сформуйте відомість інвентаризації та порахуйте фактичні залишки. Торгсофт підтримує підрахунок біля комп’ютера за допомогою сканера або вручну, роботу з друкованою відомістю та інвентаризацію за допомогою терміналу збору даних.

Після закриття відомості Торгсофт приводить облікову кількість у відповідність до фактичної: надлишок оформлюється приходом, нестача — списанням. Перед закриттям відомості керівнику варто перевірити значні розбіжності та документи руху товару.

4. Перевірте продаж, повернення та інші типові операції

До запуску каси проведіть кілька тестових операцій на реальних типах товару. Касир додає товар до реалізації скануванням штрихкоду або пошуком за даними картки, вказує кількість та оформлює оплату. Для товарів із розмірами програма має окремий пошук за розміром.

Окремо перевірте повернення від покупця, списання, переміщення між складами, повернення постачальнику та типові способи оплати вашого бізнесу. Ці документи змінюють стан обліку, тому працівники мають використовувати правильну операцію для кожної події.

5. Налаштуйте права працівників

Кожен працівник повинен працювати під власним користувачем або роллю з потрібним набором прав. Касиру зазвичай потрібні продажі, оплати й дозволені повернення. Товарознавець працює з приходами, цінами та складом. Керівник отримує доступ до звітів, фінансових даних і контрольних режимів.

У параметрах доступу можна обмежувати окремі дії. Протокол дій користувачів автоматично записує події в програмі. Журнал зміни документів, якщо адміністратор увімкнув його в налаштуваннях, реєструє зміни складських і фінансових документів.

6. Налаштуйте резервне копіювання

Архів бази потрібно створювати регулярно. У Торгсофт є завдання за розкладом для резервного копіювання. Для додаткового зберігання резервних копій у хмарному сховищі використовується відповідна додаткова функція. Після налаштування архівів періодично перевіряйте, що копії фактично створюються.

Як організувати щоденну роботу після запуску

Товарознавець

Товарознавець оформлює поставки, повернення постачальнику, зміну цін і складські документи. Торгсофт зберігає кількість товару, закупівельні дані, постачальника, склад і рух товару. Власник за цими даними перевіряє залишки, закупівлі, товари, які закінчуються, та зміни цін.

Касир або продавець

Касир оформлює продаж, оплату та дозволені повернення. Торгсофт зберігає склад чека, кількість, ціну, знижку, спосіб оплати, користувача та час операції. Власник перевіряє виторг, повернення, ручні знижки, скасовані позиції та касові підсумки.

Працівник складу

Працівник складу приймає, переміщує, списує та рахує товар під час інвентаризації. Торгсофт зберігає документи руху, фактичну кількість та розбіжності інвентаризації. Керівник перевіряє нестачі, надлишки, переміщення та історію руху конкретного товару.

Керівник

Керівник перевіряє звіти, склад, фінанси та дії користувачів. Торгсофт формує звіти й аналітичні вибірки з операцій, які працівники внесли до бази. За цими даними власник аналізує продажі, собівартість, товарний прибуток, залишки, касу, документи й відхилення.

Як використовувати штрихкоди та торговельне обладнання

Для роботи Торгсофт потрібен комп’ютер з Windows. Сканер штрихкодів прискорює пошук товару під час продажу, приймання, переміщення та інвентаризації. Якщо магазин веде облік за артикулами, для базової роботи сканер не є обов’язковим.

Для звичайних лінійних штрихкодів можна використовувати дротовий сканер Zebra LI2208. Якщо бізнес працює з QR-кодами, DataMatrix або іншими двовимірними кодами, потрібен сканер відповідного типу. Перед придбанням обладнання перевірте його інтерфейс підключення та ваш сценарій роботи.

Якщо постачальник не наносить придатний штрихкод, Торгсофт може створити власний код і надрукувати етикетку. Для регулярного маркування товару використовують спеціалізований принтер етикеток. Формат етикетки та набір даних налаштовуються в Торгсофт.

Принтер чеків, ваги, банківський термінал, фіскальний реєстратор і термінал збору даних підбирають за операціями конкретного магазину. Перед покупкою потрібно перевірити модель, спосіб підключення та необхідність додаткової опції Торгсофт.

Як налаштувати фіскалізацію

Якщо для розрахункових операцій бізнес використовує ПРРО, у Торгсофт підключається додаткова опція «Програмний РРО». Вона формує фіскальні чеки в програмі та передає їх до ДПС. Для реєстрації й роботи ПРРО потрібні відповідні дані господарської одиниці, каси та кваліфікований електронний підпис.

Якщо магазин використовує апаратний фіскальний реєстратор, підключення виконується через окрему інтеграцію. Конкретну конфігурацію потрібно визначити до запуску каси та перевірити на тестовому продажі.

Фіскальні налаштування залежать від діяльності підприємця, товарів і способів розрахунку. Власник або відповідальна за податковий облік особа визначає вимоги до фіскалізації, а фахівець Торгсофт налаштовує програму відповідно до обраного сценарію.

Як поєднати магазин з онлайн-продажами

Для власного інтернет-магазину Торгсофт має окрему функцію синхронізації. Вона передає на сайт налаштовані товарні дані та отримує інформацію про онлайн-замовлення. Обмін залишками й іншими даними залежить від конфігурації інтеграції.

Для Prom.ua, Rozetka, Нової пошти та інших каналів у Торгсофт використовуються окремі інтеграції. Їх підключають тоді, коли бізнес уже визначив, які дані мають передаватися, звідки списується товар і хто обробляє замовлення.

Перед запуском онлайн-каналу перевірте один повний цикл: товар у Торгсофт, передавання на майданчик, замовлення покупця, резерв або списання, оплату, відправлення та повернення. Така перевірка допомагає встановити правила роботи для менеджера та підтримувати коректні залишки в каналах продажу.

Які дані варто перевіряти власнику

Набір звітів залежить від версії та підключених функцій. Для базового управлінського контролю власнику корисно регулярно переглядати кілька груп даних.

• Стан складу: облікові залишки, товари з нульовою або від’ємною кількістю, позиції, які закінчуються.
• Продажі: кількість і сума реалізацій, повернення, собівартість, товарний прибуток і результати за видами товарів.
• Каса: підсумки за день, способи оплати, рух грошей і фінансові документи.
• Ціни та знижки: зміни роздрібних цін, ручні знижки та використані правила знижок.
• Товарний рух: приходи, списання, повернення постачальникам і переміщення.
• Дії працівників: протокол користувачів та журнал зміни документів у тих процесах, де він увімкнений.

Торгсофт також містить спеціалізовані аналітичні режими, зокрема аналіз реалізації за видами товару, аналіз залишків, інтенсивності продажів та ABC/XYZ-аналіз. Їх варто використовувати після того, як у базі накопичилися коректно оформлені продажі та рух товару.

Як вивчити Торгсофт самостійно

У програмі є вбудована довідка, яка відкривається через Допомога → Довідка. Для початкового навчання Торгсофт також має відеоуроки та навчальні матеріали з основних операцій.

Для старту достатньо опанувати послідовність, з якою працівник працюватиме щодня:

1. створення та пошук товару;
2. прихід товару;
3. друк етикеток і робота зі штрихкодом;
4. продаж і оплата;
5. повернення;
6. переміщення та списання;
7. інвентаризація;
8. перегляд стану складу;
9. касові підсумки;
10. основні звіти власника.

Після цього можна підключати потрібні бізнесу інструменти: ПРРО, банківський термінал, інтернет-магазин, маркетплейси, мобільний застосунок, розширену роботу з клієнтами, складські та інші додаткові функції.

Що відбувається після завершення демоверсії

Демоверсія працює 30 днів. Усі товари, документи, налаштування та інші дані, внесені до локальної бази за цей час, зберігаються на комп’ютері. Після придбання та активації ліцензії користувач продовжує працювати з тією самою базою.

Якщо під час тестування ви створювали умовні товари й документи, перед початком робочого обліку базу можна очистити та внести реальні початкові дані.

Разом із демоверсією новий користувач отримує до двох годин безкоштовної технічної підтримки, які можна використати протягом 30 днів. Цей час доцільно витратити на налаштування критичних процесів: початкових залишків, каси, прав користувачів, обладнання, ПРРО та резервного копіювання.

Яку версію Торгсофт обрати

Версія визначає архітектуру роботи, кількість одночасних користувачів і доступний набір можливостей. Платні опції та торговельне обладнання підбираються окремо.

Торгсофт-Старт

Торгсофт-Старт підходить невеликому магазину з одним робочим місцем і базовими операціями товарного обліку. Версію можна використовувати для початку обліку та роботи невеликої торгової точки в межах доступного функціоналу.

Торгсофт-Ультра

Торгсофт-Ультра підходить магазину з кількома касами або робочими місцями, товарознавцем, адміністратором та розширеними процесами. Працівники можуть працювати зі спільною базою в локальній мережі. Версія підтримує розширений набір функцій і додаткових опцій відповідно до умов ліцензування.

Торгсофт-Термінал

Торгсофт-Термінал використовують для торгової мережі, віддалених робочих місць та централізованої роботи з базою. Робочі місця підключаються до серверного середовища. Для віддаленої роботи потрібен зв’язок із сервером.

Торгсофт-Онлайн

Торгсофт-Онлайн призначений для віддаленої роботи з Торгсофт у серверному середовищі. Програма та база розміщуються на сервері. Доступні можливості залежать від вибраної конфігурації.

Коли звертатися до технічної підтримки

Технічна підтримка допомагає з установкою, налаштуванням програми, обладнанням, оновленнями та використанням функцій Торгсофт. Після завершення безкоштовного періоду підтримка надається відповідно до чинних умов сервісного обслуговування.

До фахівця доцільно звернутися до робочого запуску, якщо потрібно налаштувати мережу з кількох комп’ютерів, сервер, ПРРО, фіскальний реєстратор, ваги, банківський термінал, перенести значний обсяг даних або організувати складні права доступу.

Що перевірити перед робочим запуском магазину

1. У базі створена зрозуміла структура видів товару.
2. Картки товарів містять потрібні характеристики, артикули та штрихкоди.
3. Працівник вніс реальні початкові залишки.
4. Відповідальна особа провела контрольну інвентаризацію.
5. Касир перевірив продаж, оплату та повернення.
6. Працівники перевірили переміщення, списання й повернення постачальнику, якщо ці операції використовуються.
7. Адміністратор створив користувачів і налаштував права доступу.
8. Керівник перевірив протокол дій і потрібні звіти.
9. Фіскалізація та платіжне обладнання пройшли тест у робочому сценарії.
10. Інтернет-магазин і маркетплейси пройшли повний тест замовлення, якщо бізнес використовує онлайн-продажі.
11. Резервне копіювання налаштоване та перевірене.
12. Працівники знають порядок дій для основних операцій своєї ролі.

Торгсофт використовується для обліку товарів, продажів, складу, грошей, клієнтів і роботи торговельного бізнесу. Конкретна конфігурація складається з відповідної версії програми, потрібних додаткових опцій та обладнання. Починати впровадження варто з базових товарних і касових операцій, а розширення підключати відповідно до реальних процесів магазину.