Як знайти постачальника товару для магазину

Постачальника варто оцінювати не лише за закупівельною ціною. Від нього залежать наявність товару, швидкість поповнення запасів, кількість браку, заморожені в залишках гроші та можливість магазину виконувати замовлення покупців без затримок.

Перед пошуком визначте, який товар, у якій кількості та з якою частотою вам потрібен. Після цього знайдіть кілька потенційних постачальників, порівняйте умови, перевірте компанії та документи на товар і зробіть тестове замовлення. У сучасному ритейлі під час вибору постачальника зазвичай враховують мінімальне замовлення, строки поставки, умови оплати, вартість доставки та можливість стабільно поповнювати запаси.

Спочатку визначте, якого постачальника шукаєте

Не починайте пошук із запиту «купити товар гуртом». Спочатку сформуйте вимоги до закупівлі. Інакше складно порівняти пропозиції: один постачальник запропонує нижчу ціну, але вимагатиме закупити товар на кілька місяців наперед, інший працюватиме дорожче, але відвантажуватиме невеликі партії за два дні.

Перед пошуком визначте:

які категорії, бренди, моделі або характеристики товару потрібні;
який асортимент має бути постійним, а який можна тестувати невеликими партіями;
скільки одиниць кожного товару магазин реально продає за місяць;
який обсяг першого тестового замовлення ви готові зробити;
як часто потрібно поповнювати запас;
скільки днів магазин може чекати на поставку;
скільки грошей можна одночасно вкладати в товарні залишки;
який строк придатності потрібен для харчових продуктів, косметики та інших товарів з обмеженим строком використання;
чи потрібна гарантія;
які документи має надати постачальник для конкретної категорії товару;
чи плануєте продавати товар лише у фізичному магазині або також через сайт і маркетплейси;
чи потрібне постачання безпосередньо покупцю за моделлю дропшипінгу.

Чим точніше сформульовані ці вимоги, тим менше часу піде на переговори з компаніями, умови яких вам спочатку не підходять.

Хто може постачати товар магазину

Виробник

Пряма закупівля у виробника скорочує кількість посередників у ланцюгу постачання. Це може давати нижчу закупівельну ціну, можливість домовлятися про окремі характеристики товару, пакування або регулярний графік виробництва.

Водночас виробнику часто вигідніше працювати великими партіями. Потрібно уточнювати мінімальну кількість одного товару, мінімальну суму замовлення, виробничий цикл та строки відвантаження. Нижча ціна не допоможе магазину, якщо заради неї доведеться придбати запас на пів року.

Офіційний дистриб'ютор або імпортер

Дистриб'ютор — це компанія, яка постачає продукцію виробника на певному ринку або території. Вона може мати локальний склад, організовану логістику, гарантійне обслуговування, документи на імпортовану продукцію та дилерські умови.

Перед закупівлею брендового товару варто перевірити, чи справді компанія має право представляти виробника. Найпростіший варіант — знайти партнера в переліку дистриб'юторів на офіційному сайті бренду або отримати підтвердження безпосередньо від виробника.

Гуртовий постачальник

Гуртова компанія закуповує товари у виробників, імпортерів або інших постачальників і перепродає їх магазинам. На відміну від виробника, гуртовик може одночасно пропонувати десятки брендів і категорій.

Для невеликого магазину це часто зручно: можна одним замовленням поповнити кілька товарних груп і не виконувати мінімальні вимоги кожного виробника окремо. Потрібно порівняти ціну, мінімальну суму замовлення, асортимент, наявність на складі та строки доставки.

Постачальник за моделлю дропшипінгу

За дропшипінгу магазин приймає замовлення покупця, а товар зберігається у постачальника і відправляється покупцю після продажу. Така модель зменшує потребу вкладати гроші у власний запас, але підвищує залежність магазину від актуальності залишків і швидкості роботи партнера.

До стандартної перевірки постачальника потрібно додати питання про частоту оновлення залишків, строки підтвердження замовлення, пакування, повернення, обмін, передачу номера відправлення та порядок дій, якщо товар закінчився після того, як покупець уже оформив замовлення. Мінімальні замовлення, строки доставки та правила повернення залишаються критичними параметрами навіть у дропшипінгу.

Посередник або торговий агент

Посередник може представляти одного чи кількох виробників або шукати товар під конкретне замовлення. Сам факт роботи через посередника не є проблемою. Важливо розуміти, хто фактично продає товар, хто отримує оплату, хто відповідає за поставку та на підставі яких повноважень діє представник.

Де шукати постачальників в Україні

Офіційні сайти виробників і брендів

Якщо ви вже знаєте потрібний бренд, починайте з його офіційного сайту. Шукайте розділи для дилерів, гуртових покупців, партнерів або перелік офіційних дистриб'юторів.

Якщо відкритого переліку немає, напишіть виробнику та попросіть контакт компанії, яка відповідає за гуртові поставки в Україні.

Пошук за конкретним товаром

Використовуйте конкретні запити: назву товарної групи, бренд, місто або слова «виробник», «гуртом», «дистриб'ютор», «імпортер».

Не обмежуйтеся першими результатами пошуку. Висока позиція сайту не означає, що компанія є виробником або офіційним імпортером. Знайдіть юридичну назву продавця, код ЄДРПОУ або дані ФОП і перевірте їх окремо.

Українські маркетплейси та B2B-каталоги

На Prom.ua є гуртові пропозиції та окремі пропозиції для дропшипінгу, тому маркетплейс можна використовувати як один із каналів пошуку потенційних постачальників. Наявність продавця на маркетплейсі не замінює перевірку компанії, товару та умов договору.

Каталоги українських виробників

Для пошуку локального виробника можна використовувати державні та галузеві каталоги. Наприклад, платформа «Зроблено в Україні» містить переліки українських виробників і товарів. Такий каталог варто використовувати як джерело контактів, а умови гуртової співпраці уточнювати безпосередньо у компанії.

Профільні виставки та галузеві заходи

Шукайте не лише самі виставки, а й опубліковані списки учасників. Це дозволяє заздалегідь скласти перелік виробників та імпортерів певної товарної категорії.

На заході можна одразу побачити продукцію, отримати прайс, уточнити мінімальне замовлення, строки виробництва та умови дилерської співпраці.

Етикетка та пакування товару

Якщо ви знайшли потрібний товар у роздрібному продажу, вивчіть інформацію на пакуванні. На ньому можуть бути зазначені виробник, імпортер або суб'єкт господарювання, відповідальний за введення продукції в обіг. За цими даними можна знайти компанію та звернутися щодо гуртової співпраці.

Закордонні виробники

Для прямого імпорту шукайте виробника або його експортний відділ, а не лише продавця на міжнародному маркетплейсі. Запитайте, чи постачає компанія товар в Україну, який мінімальний обсяг замовлення, на яких умовах здійснюється доставка і які документи вона надає.

До ціни товару потрібно додати міжнародну та внутрішню доставку, митні платежі, послуги брокера, страхування, маркування, оцінку відповідності або інші витрати, якщо вони потрібні для конкретної продукції. Тільки після цього можна порівнювати імпорт із закупівлею у місцевого дистриб'ютора.

Що запитати у постачальника до переговорів про ціну

Надішліть однаковий перелік запитань кільком компаніям. Тоді пропозиції можна порівняти за однаковими параметрами.

Яка гуртова ціна і від чого вона залежить?
Чи є різні ціни залежно від обсягу закупівлі?
Яка мінімальна кількість одного товару?
Яка мінімальна сума всього замовлення?
Чи можна зробити невелике тестове замовлення?
Які товари є на складі постійно, а які постачаються під замовлення?
Скільки часу проходить від замовлення до відвантаження?
Які способи доставки доступні та хто її оплачує?
Які умови передоплати або відстрочення платежу?
Як часто змінюється прайс і як постачальник повідомляє про нові ціни?
Що відбувається з уже підтвердженим замовленням після зміни ціни?
Як оформлюється повернення браку або помилково відвантаженого товару?
Хто оплачує доставку під час повернення?
Які документи на товар надаються?
Чи є гарантія та хто виконує гарантійне обслуговування?
Чи можна отримувати прайс і залишки у файлі Excel або іншому структурованому форматі?
Чи надає постачальник фотографії та характеристики товарів і чи дозволяє використовувати їх на сайті?
Чи є обмеження на продаж через маркетплейси, власний сайт або на певній території?

Окремо попросіть актуальний прайс та приклад документів, які надходитимуть разом із поставкою.

Як перевірити постачальника перед оплатою

Перевірте реєстраційні дані

Юридичну особу або ФОП можна перевірити через Єдиний державний реєстр. Зіставте назву, код ЄДРПОУ або податковий номер, статус суб'єкта та інші доступні відомості з реквізитами у договорі та рахунку. Офіційний портал ЄДР призначений саме для отримання відомостей про юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців.

Перевірте податковий статус, якщо він впливає на закупівлю

В Електронному кабінеті ДПС доступні податкові реєстри, зокрема дані Реєстру платників ПДВ. ДПС також публікує інформацію про суб'єктів господарювання з податковим боргом. Для окремих перевірок бізнес-партнера доступна інформація в Електронному кабінеті.

Податковий борг сам по собі не доводить, що компанія не виконає поставку. Це один із сигналів, який потрібно оцінювати разом з іншими даними.

Перевірте санкції

Для значних контрактів або роботи з імпортерами перевірте компанію та пов'язаних контрагентів у Державному реєстрі санкцій. Дані цього реєстру є відкритими та передбачають пошук осіб, щодо яких застосовані санкції.

Перевірте, кому ви платите

Реквізити отримувача платежу повинні відповідати контрагенту, з яким оформлена закупівля. Якщо менеджер компанії просить переказати значну передоплату іншій юридичній особі, незнайомому ФОП або на особисту картку, спочатку з'ясуйте юридичну підставу такого платежу.

Підтвердьте статус дистриб'ютора

Якщо постачальник називає себе офіційним представником бренду, перевірте це через виробника. Особливо це важливо для техніки, електроніки, професійного обладнання та інших товарів, де від каналу постачання залежить гарантійне обслуговування.

Перевірте склад або товар

Перед великою передоплатою попросіть зразок, зробіть тестове замовлення або домовтеся про огляд товару. Для значної закупівлі доцільно перевірити склад особисто або організувати відеоперевірку конкретної партії.

Фотографія товару в каталозі не підтверджує наявність потрібної кількості на складі.

Які документи попросити у постачальника

Не існує універсального «сертифіката якості», який обов'язково повинен бути у кожного товару. Вимоги залежать від категорії продукції.

Перед першою закупівлею визначте, які документи потрібні саме для вашого товару:

первинні документи, що підтверджують господарську операцію;
декларація про відповідність або інший документ, якщо продукція підпадає під відповідний технічний регламент;
гарантійні документи для товарів, на які надається гарантія;
документи та маркування, передбачені правилами для конкретної категорії;
документи на походження або імпорт, якщо вони потрібні для конкретного товару чи бізнес-процесу;
документи щодо безпечності та простежуваності для товарів, де це передбачено законодавством.

Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій в Україні є первинні документи з передбаченими законодавством реквізитами.

Для харчових продуктів перевіряйте простежуваність

Магазин, який працює з харчовими продуктами, повинен мати можливість встановити, від якого оператора ринку отримано продукцію. Держпродспоживслужба прямо вказує на обов'язковість простежуваності харчових продуктів за принципом «крок назад — крок вперед». Для окремих операторів ринку також застосовуються вимоги щодо державної реєстрації потужності або експлуатаційного дозволу.

Під час приймання харчових продуктів перевіряйте партію, строк придатності, умови зберігання, цілісність упаковки та дані, потрібні для простежуваності.

Не порівнюйте постачальників лише за ціною у прайсі

Однакова закупівельна ціна може давати різну фактичну собівартість.

Повна собівартість закупівлі = ціна товару + доставка + страхування + митні та брокерські витрати + витрати на маркування або оцінку відповідності + інші витрати, безпосередньо пов'язані з отриманням партії.

Для місцевої закупівлі формула може бути коротшою, але доставка, обробка браку та інші витрати все одно впливають на економіку.

Також врахуйте мінімальну партію. Постачальник А може продавати одиницю дешевше, але вимагати замовлення 500 одиниць. Постачальник Б продає дорожче, але дозволяє замовити 50. Якщо магазин продає 20 одиниць на місяць, знижка першого постачальника може перетворитися на надлишковий запас.

Великий MOQ збільшує обсяг грошей, вкладених у запас, тому закупівельну знижку потрібно оцінювати разом зі швидкістю продажу товару.

Починайте з тестової партії

Першу закупівлю нового товару або роботу з новим постачальником краще перевірити на невеликому замовленні, якщо умови постачальника це дозволяють.

Тестова поставка дає змогу перевірити:

чи збігається фактичний товар зі зразком та описом;
чи правильно постачальник комплектує замовлення;
скільки реально займає доставка;
як товар запакований;
який відсоток браку;
чи збігаються ціни в документах із погодженим прайсом;
чи надані всі потрібні документи;
як постачальник вирішує проблему недостачі або браку;
як товар продається у вашому магазині.

Після тесту можна збільшувати закупівлю позицій, які мають стабільний попит, і не вкладати додаткові гроші в товари, які продаються повільно.

Що зафіксувати в договорі з постачальником

Домовленостей у месенджері недостатньо для регулярних значних закупівель. Основні умови потрібно зафіксувати в договорі та документах до конкретних замовлень.

Визначте:

предмет поставки та спосіб погодження конкретного асортименту;
ціну або порядок її визначення;
чи включені податки та додаткові витрати;
мінімальне замовлення;
порядок підтвердження замовлення;
строк поставки;
місце та спосіб доставки;
момент переходу ризиків щодо товару;
порядок приймання за кількістю та якістю;
строк повідомлення про недостачу або видимий брак;
гарантійні умови;
порядок повернення або заміни дефектного товару;
хто сплачує зворотну доставку;
умови та строки оплати;
кредитний ліміт при відстроченні платежу;
порядок зміни цін;
перелік документів, які постачальник передає разом із товаром;
порядок припинення співпраці.

Для дропшипінгу потрібні додаткові правила

Окремо погодьте:

як магазин отримує актуальні залишки;
як швидко постачальник підтверджує замовлення;
як резервується товар;
від чийого імені оформлюється відправлення;
яке пакування побачить покупець;
як передається номер відправлення;
що відбувається при відмові покупця;
хто приймає повернення;
як сторони обмінюються даними покупця та хто має до них доступ.

Як правильно приймати поставку

Не оприбутковуйте партію лише за даними накладної. Спочатку порівняйте фактичну поставку із замовленням та документами.

Під час приймання перевірте:

кількість місць і цілісність транспортного пакування;
артикули, моделі, розміри, кольори та інші характеристики;
кількість одиниць;
закупівельні ціни;
штрихкоди;
серії та партії, якщо вони мають значення для товару;
строки придатності;
зовнішній стан;
комплектність;
документи.

Розбіжності краще фіксувати до того, як товар буде розміщено на складі та почне продаватися. Інакше через кілька днів складно визначити, чи була недостача в поставці, чи товар уже перемістили або продали.

Як визначити, коли замовляти товар повторно

Закупівлю краще прив'язувати до швидкості продажу та строку постачання, а не робити тоді, коли полиця вже порожня.

Для базового розрахунку можна використовувати:

Точка повторного замовлення = середній продаж за день × строк поставки в днях + страховий запас.

Наприклад, якщо магазин продає в середньому 4 одиниці на день, постачальник привозить товар за 5 днів, а страховий запас становить 10 одиниць, нове замовлення потрібно формувати приблизно при залишку 30 одиниць.

Для сезонного товару середнє значення потрібно рахувати за релевантним періодом. Продаж зимового взуття влітку не допоможе правильно розрахувати закупівлю на початок сезону.

Як оцінювати постачальника після початку роботи

Після кількох поставок рішення про подальшу співпрацю потрібно приймати вже не за обіцянками менеджера, а за фактичними результатами.

Відстежуйте:

дотримання строків — скільки поставок приїхали у погоджений день;
повноту поставки — скільки замовленого товару реально отримано;
частку браку — кількість дефектних одиниць відносно всієї поставки;
помилки комплектації — неправильні моделі, розміри, кольори або кількість;
стабільність закупівельної ціни;
швидкість вирішення претензій;
кількість помилок у документах;
фактичний строк від замовлення до отримання;
оборотність товару цього постачальника;
результат продажів товарів постачальника.

Один із корисних показників — частка замовлень, які постачальник виконав вчасно та повністю:

Своєчасні повні поставки = кількість замовлень, отриманих вчасно і без недостачі ÷ загальна кількість замовлень × 100%.

Якщо ціна у постачальника низька, але частина замовлень постійно не доїжджає, магазину доводиться терміново шукати товар в іншому місці. Формальна економія в закупівлі тоді створює додаткові операційні витрати.

Коли потрібен резервний постачальник

Для товарів, без яких магазин регулярно втрачає продажі, бажано знати хоча б одного альтернативного постачальника. Особливо якщо основний партнер має довгий строк виробництва, імпортує товар або періодично не може забезпечити потрібний обсяг.

Не обов'язково постійно ділити закупівлю між кількома компаніями. Це може зменшити гуртову знижку. Достатньо заздалегідь перевірити альтернативу, отримати прайс та розуміти, скільки часу займе резервне постачання.

Які умови оплати використовують при постійній співпраці

Передоплата

Магазин платить до відвантаження товару. Для нового постачальника це найбільш ризикова для покупця схема, особливо при великій партії. Перед значною передоплатою перевірте контрагента та почніть з тестового замовлення.

Часткова передоплата

Частину суми магазин сплачує при замовленні, решту — перед відвантаженням або після отримання. Така схема часто використовується для товарів, які виробляються під конкретне замовлення.

Відстрочення платежу

Постачальник відвантажує товар, а магазин оплачує його у погоджений строк. Це зменшує потребу магазину фінансувати запас власними грошима, але вимагає точного контролю строків і заборгованості.

При регулярній роботі погодьте кредитний ліміт: максимальну суму неоплачених поставок, після якої новий товар не відвантажується.

Товар з оплатою після продажу

Сторони можуть погодити модель, за якої оплата залежить від фактичного продажу отриманого товару. Конкретна юридична конструкція, право власності, строки звітності, повернення непроданого товару та порядок розрахунків мають бути визначені договором.

Факторинг

Факторинг не слід зводити до звичайної «відстрочки платежу через банк». Це окремий механізм фінансування, пов'язаний з грошовою вимогою. Він може застосовуватися, коли постачальнику потрібно отримати кошти раніше, ніж покупець фактично сплатить за поставку. Умови та вартість такого фінансування потрібно оцінювати окремо.

Як контролювати закупівлі та розрахунки з постачальниками в Торгсофт

Після вибору постачальника важливо перенести домовленості в товарний облік: фіксувати приходи, закупівельні ціни, залишки, замовлення та оплати.

У Торгсофт для постачальника створюється картка контрагента. При отриманні партії товар ставлять на облік через документ «Прихід товару». У прихідній накладній можна зазначити постачальника, номер його накладної та закупівельні ціни. Накладну з Excel можна імпортувати, а додаткові витрати, зокрема доставку або розмитнення, розподілити на собівартість товару.

Для регулярного поповнення запасів у програмі є формування замовлення постачальникові. Під час розрахунку можна враховувати залишки та продажі, бачити закупівельну ціну і розрахункову кількість товару, яку потрібно замовити. Збережене замовлення має статус виконання: товар ще не отримано, оприбутковано частково або оприбутковано повністю. На основі замовлення можна створити прихідну накладну та скоригувати фактичну кількість отриманого товару.

Якщо магазин регулярно отримує прайс-листи постачальника, в Торгсофт є опція «Склад постачальника», яка дає змогу завантажувати дані про товари, ціни та залишки постачальника і використовувати їх для формування замовлень.

Для фінансового контролю можна використовувати баланс і взаєморозрахунки з постачальниками: переглядати загальний борг, історію приходів, оплат і повернень та формувати акт звірки. Для товарів, оплата за які залежить від продажу, передбачений окремий аналіз проданого товару та суми боргу перед постачальником.

Також у програмі можна аналізувати залишки товару за постачальником. Це допомагає побачити, скільки грошей вкладено в товари конкретного партнера та які позиції залишаються на складі.

Детальний перелік інструментів зібраний у матеріалі про роботу з постачальниками в Торгсофт.

Що перевірити перед першим великим замовленням

Ви знаєте юридичну назву та реквізити постачальника.
Компанію або ФОП перевірено в державних реєстрах.
Якщо це офіційний дистриб'ютор, його статус підтверджений.
Перевірено, які документи потрібні саме для цієї категорії товару.
Отримано актуальний прайс.
Відоме мінімальне замовлення по товару та всій партії.
Уточнено фактичну наявність товару.
Відомий строк поставки.
Погоджено вартість і спосіб доставки.
Погоджено порядок дій при недостачі та браку.
Зрозуміло, хто виконує гарантійні зобов'язання.
Порахована повна собівартість закупівлі, а не лише ціна з прайсу.
Обсяг партії відповідає реальній швидкості продажу.
Реквізити для оплати відповідають контрагенту.
Основні умови співпраці зафіксовані документально.
За можливості проведено тестове замовлення.
В обліку створено постачальника та визначено, як фіксуватимуться приходи, замовлення й оплати.