Автоматизація торгівлі: облік товарів, каси й складу

Автоматизація торгівлі — це організація обліку так, щоб товари, продажі, гроші, клієнти та дії працівників фіксувалися в одній системі за визначеними правилами. Працівники оформлюють фактичні операції, Торгсофт зберігає документи, виконує розрахунки та показує дані, а власник перевіряє результати й приймає управлінські рішення.

Автоматизація охоплює весь цикл роботи магазину: створення товарної бази, надходження і маркування товару, продаж, оплату, повернення, списання, переміщення, інвентаризацію, закупівлі, касу, права працівників, аналітику, фіскалізацію, онлайн-продажі та резервне копіювання. Склад конкретної системи залежить від формату бізнесу, кількості торгових точок, каналів продажу та обладнання.

Що дає автоматизація власнику магазину

Головний результат автоматизації — пов’язані між собою дані про фактичні операції бізнесу. Власник може перевірити, скільки товару є на складі, що продавалося, які товари повернули або списали, скільки грошей пройшло через касу, хто змінював документи та які позиції потрібно замовити.

Якість цих даних залежить від правил роботи. Якщо працівник фізично перемістив товар і не оформив внутрішню передачу, система не отримає інформацію про переміщення. Якщо касир проводить продаж коректно, товарний і фінансовий облік отримують дані про цю операцію. Тому автоматизація починається з визначення єдиного порядку роботи для всіх працівників.

З чого почати автоматизацію торгівлі

Перед установкою програми опишіть основні операції магазину. Для більшості торгових бізнесів потрібно визначити:

• хто приймає товар від постачальника;
• хто створює та редагує картки товарів;
• як товар маркують;
• хто встановлює та змінює ціни;
• як касир оформлює продаж і оплату;
• як оформлюють повернення, списання та переміщення;
• хто проводить інвентаризацію;
• хто формує замовлення постачальникам;
• хто має право змінювати складські та фінансові документи;
• які показники регулярно перевіряє власник.

Після цього можна визначити структуру товарної бази, кількість робочих місць, потрібне обладнання, спосіб фіскалізації, онлайн-канали та версію Торгсофт.

Як організувати товарну базу

Картка товару є основою подальшого обліку. У ній зберігаються дані, за якими працівники знаходять товар, продають його, друкують етикетки, аналізують залишки та формують звіти.

До початку масового введення товарів варто визначити структуру видів товару та характеристики, які справді потрібні вашому бізнесу. Для різних асортиментів це можуть бути виробник, сезон, розмір, колір, матеріал, одиниця виміру, вага та інші характеристики.

Артикул, назва та штрихкод мають використовуватися послідовно. Якщо один товар створити в базі кілька разів під різними назвами, залишки та історія продажів розділяться між різними картками.

Як перенести товари з іншої системи

Торгсофт дозволяє імпортувати товари з Excel. Такий сценарій використовують, коли початкові залишки були вивантажені з попередньої системи або постачальник передає накладні в електронному вигляді.

Перед масовим імпортом перевірте невеликий фрагмент файлу: відповідність колонок, назви товарів, штрихкоди, ціни, одиниці виміру та інші важливі поля. Помилка в структурі вихідного файлу може перенести некоректні дані одразу на велику кількість позицій.

Як внести початкові залишки

Для товару, який фізично є в магазині на момент переходу на Торгсофт, передбачений режим початкових залишків у документі «Прихід товару». Працівник ставить товар на облік із фактичною кількістю.

Перед робочим запуском доцільно звірити ці залишки з реальною наявністю. Якщо початкові дані неправильні, подальші продажі та переміщення будуть відштовхуватися від помилкового залишку.

Як оформлювати надходження товару

Товарознавець оформлює надходження через документ «Прихід товару». У документі зазначають магазин або склад, постачальника та товари, які надійшли. Для позицій з наявним штрихкодом працівник може використовувати сканер: Торгсофт знаходить товар за кодом або відкриває картку для нової позиції.

Складський залишок залежить від стану прихідної накладної. Якщо накладна діє, прийнятий товар відображається в «Стані складу» та доступний для подальших операцій. Тому відповідальний працівник має перевірити документ до завершення приймання.

Окремо варто звіряти закупівельну ціну, кількість і постачальника. Ці дані надалі використовуються під час аналізу закупівель, собівартості та взаєморозрахунків.

Штрихкоди та маркування товару

Якщо виробник уже наніс штрихкод, його можна зберігати в картці товару та використовувати під час приходу, продажу й пошуку. Для товару без придатного штрихкоду Торгсофт підтримує власне маркування.

Принтер етикеток друкує підготовлений у програмі шаблон. На етикетці можуть використовуватися дані з картки товару та налаштувань друку. Торгсофт також дозволяє визначити умови, за яких етикетка потрапляє на друк, зокрема після створення товару або зміни ціни.

Перед закупівлею принтера етикеток або сканера потрібно перевірити сумісність конкретної моделі та спосіб її підключення. Наявність пристрою потрібного типу сама по собі не гарантує роботу з конкретною конфігурацією.

Як відбувається продаж

Касир оформлює продаж у режимі «Реалізація». Він додає товар до продажу за штрихкодом або через пошук, вибирає клієнта за потреби та переходить до оплати.

Адміністратор може налаштувати поведінку програми при недостатньому залишку. Торгсофт підтримує сценарії, за яких програма дозволяє продаж у мінус, попереджає про нестачу або забороняє додати товар, якого недостатньо на складі. Таке правило можна використовувати відповідно до організації обліку конкретного підприємства.

Власнику важливо встановити правило, за яким працівники не завершують фактичний продаж поза системою. Інакше гроші та товар фізично змінять стан, а база залишиться без відповідного документа.

Готівкова та безготівкова оплата

Під час оплати касир зазначає спосіб розрахунку. Для безготівкової оплати в Торгсофт використовуються відповідні розрахункові рахунки та налаштування.

Опція «Інтеграція з банківським терміналом | Ліцензія на 1 рік» передає суму покупки з Торгсофт на підключений POS-термінал. Після позитивної відповіді термінала програма зараховує оплату на вибраний розрахунковий рахунок. Касиру не потрібно окремо набирати суму покупки на терміналі.

Без цієї інтеграції касир також може оформити безготівкову оплату в програмі, але операція на банківському терміналі виконується окремо. Правильний сценарій залежить від обладнання, банку та способу оплати.

Фіскалізація продажів

Облік продажу в Торгсофт і його фіскалізація є пов’язаними операціями, якщо бізнес зобов’язаний використовувати РРО або ПРРО. Конкретний спосіб фіскалізації підбирають з урахуванням вимог підприємства.

Програмний РРО

Опція «Програмний РРО | Ліцензія на 1 рік» використовується для формування фіскальних чеків і передачі даних на фіскальний сервер. Для роботи потрібно налаштувати господарську одиницю, ПРРО, ключі та доступ касира.

Можливість роботи ПРРО без зв’язку з фіскальним сервером залежить від його реєстрації та налаштування офлайн-режиму. Перед робочим запуском каси потрібно перевірити цей сценарій окремо.

Апаратний РРО

Для підприємств, які використовують апаратний фіскальний реєстратор, передбачена опція «Інтеграція з фіскальним реєстратором | Ліцензія на 1 рік». Торгсофт передає дані продажу на підключений реєстратор для друку фіскального чека.

Сумісність залежить від конкретної моделі реєстратора та способу підключення. Її потрібно перевірити до придбання або підключення обладнання.

Як оформлювати повернення

Касир оформлює повернення через відповідний документ. Торгсофт зберігає цю операцію в обліку та змінює пов’язані дані відповідно до параметрів документа й способу розрахунку.

Якщо первинна покупка оплачувалася через інтегрований банківський термінал, повернення коштів має враховувати конкретну платіжну транзакцію та обмеження платіжного сценарію. Працівникам варто заздалегідь дати окрему інструкцію для готівкових і безготівкових повернень.

Списання та внутрішнє переміщення

Товар, який фізично вибув зі складу через псування, використання для господарських потреб або іншу підтверджену причину, відповідальний працівник оформлює документом списання.

Якщо товар переміщують між магазинами або складами, працівник оформлює внутрішню передачу. Програма змінює облікову кількість у відповідних центрах обліку згідно з документом.

Такий порядок особливо важливий у торговельній мережі. Фізичне переміщення коробки між магазинами без документа створює нестачу в одній точці та необлікований надлишок в іншій.

Як проводити інвентаризацію

Працівник створює «Відомість інвентаризації» та вносить фактичну кількість товару. Торгсофт порівнює її з обліковою кількістю та показує розбіжності.

У результатах можна побачити нестачу, надлишок і пересортицю. Журнал інвентаризації зберігає дії з товарами та автора змін.

До закриття відомості керівник має перевірити суттєві розбіжності: рух товару, приходи, реалізації, повернення, списання та переміщення. Це дозволяє знайти помилково оформлений документ до коригування залишку.

Після закриття відомості Торгсофт автоматично створює документ приходу для надлишку та документ списання для нестачі. Кількість товару на складі приводиться у відповідність до фактичної кількості, зазначеної у відомості.

Інвентаризація з терміналом збору даних

Для великих магазинів і складів фактичну кількість можна збирати за допомогою терміналу збору даних. Працівник сканує товар безпосередньо в торговому залі або на складі, після чого результати використовуються у відомості інвентаризації.

Перед придбанням терміналу збору даних потрібно перевірити модель, операційну систему та підтримуваний спосіб обміну з Торгсофт.

Як планувати закупівлі

Для товарів можна використовувати мінімальний залишок. У формі «Стан складу» працівник бачить фактичну кількість та орієнтир для поповнення.

У режимі «Формування замовлення постачальнику» Торгсофт використовує дані про залишок і встановлені норми для розрахунку кількості, яку потрібно замовити. Товарознавець перевіряє результат, враховує поточні закупівлі, сезонність та інші фактори й формує замовлення.

Для мережі, де потрібні окремі норми на різних складах, передбачена опція «Мінімальні та максимальні залишки за складами». Вона дозволяє задавати норми запасу окремо для кожної точки.

Як працювати з цінами

Ціну товару потрібно зберігати в системі разом з його карткою. Під час приходу та подальшої роботи Торгсофт зберігає дані про закупівельні та роздрібні ціни, а доступні режими дозволяють аналізувати їх зміну.

Право змінювати ціну варто залишати працівникам, для яких це входить до обов’язків. Касиру зазвичай потрібні права для продажу за встановленими правилами, а зміна базових цін належить до роботи відповідального працівника або керівника.

Знижки та клієнтська база

Під час продажу касир може вибрати клієнта. Торгсофт пов’язує покупку з його карткою та використовує дані клієнта у передбачених програмою сценаріях.

Для клієнтів можна налаштовувати політики знижок. Наприклад, накопичувальна знижка може залежати від загальної суми покупок. Конкретне правило задає підприємство.

Керівнику варто окремо визначити, хто має право вручну змінювати знижку під час продажу. Такі права мають відповідати службовим обов’язкам працівника.

Для розширених сценаріїв роботи з клієнтами існують додаткові опції: бонусні механіки, подарункові сертифікати, масові розсилки, верифікація дисконтної картки та інші інструменти. Їх варто підключати після визначення конкретної задачі програми лояльності.

Як розмежувати права працівників

Адміністратор створює користувачів і налаштовує ролі. Роль визначає доступ до форм, документів та окремих операцій.

Касиру можна залишити операції, потрібні для продажу. Товарознавцю надати доступ до приходу, товарної бази та закупівель. Керівнику залишити звіти, аналітику й операції, потрібні для перевірки роботи підприємства.

Не варто надавати всім користувачам однакові повні права. Якщо працівнику не потрібно змінювати закупівельну ціну, видаляти документи або редагувати налаштування системи, відповідний доступ можна обмежити.

Протокол дій користувачів

«Протокол дій користувачів» показує зареєстровані програмою події за користувачами та типами дій. Керівник може використовувати його під час перевірки конкретної ситуації.

Журнал зміни документів

Після ввімкнення відповідного параметра «Журнал зміни документів» реєструє зміни складських і фінансових документів, зокрема приходів, реалізацій та повернень.

Ці інструменти допомагають відновити послідовність операцій. Вони не встановлюють мотив працівника і не замінюють управлінську перевірку.

Каса та контроль грошей

У «Підсумках каси» керівник може переглянути рух грошей за касою: залишок, надходження та витрати за вибраний період.

Фінансові документи використовуються для операцій, які потрібно відобразити в управлінському фінансовому обліку. Власник може зіставляти ці дані з продажами, оплатами та фактичним станом каси.

Касова дисципліна залишається відповідальністю працівників і керівника. Програма фіксує внесені операції та формує дані для перевірки.

Як аналізувати продажі та асортимент

Звіти потрібні після того, як первинні операції регулярно потрапляють у систему. Якщо товарні документи ведуться неповно, аналітика відображатиме неповну картину.

У Торгсофт доступні різні звіти й режими аналізу. Власник може використовувати їх для перевірки продажів, товарних залишків, руху товару, каси та результатів за період.

Оборотність запасів

Оборотність допомагає оцінити, як рухається товарний запас. Власник зіставляє продажі та залишки й визначає позиції, у яких накопичився надмірний запас або виникає ризик дефіциту.

Товар, що залежався

Аналіз товару, що залежався, допомагає знайти позиції з тривалим зберіганням і слабким рухом. Далі керівник вирішує, чи змінювати закупівлю, ціну, викладку або інші умови продажу.

ABC та XYZ аналіз

«ABC та XYZ аналіз» оцінює асортимент за показниками продажів і рівномірністю попиту. Перед висновками потрібно правильно вибрати період та врахувати товари, яких не було в наявності або які недавно з’явилися в асортименті.

Результат аналізу є вихідними даними для рішення про закупівлю та асортимент. Остаточне рішення приймає керівник з урахуванням бізнес-контексту.

Як автоматизувати кілька магазинів і складів

Для мережі важливо визначити, де зберігатиметься основна база та як користувачі різних точок працюватимуть з нею.

Торгсофт підтримує структуру торговельної мережі з центрами обліку. Для кожної точки можна вести складські операції, а керівник отримує дані про залишки та рух товару в межах доступної йому конфігурації.

Внутрішні передачі оформлюють переміщення товару між центрами обліку. Для мережі також важливо визначити правила цін, доступу, закупівель і роботи кас для кожної точки.

Яку версію Торгсофт обрати

Версію варто вибирати за бізнес-процесами, кількістю робочих місць і способом доступу до бази.

Торгсофт-Старт

Торгсофт-Старт призначений для базових задач обліку: товарів, приходу, продажів, повернень, інвентаризації, залишків та основної аналітики. Це варіант для бізнесу з відносно простою структурою обліку.

Торгсофт-Ультра

Торгсофт-Ультра підходить магазину, якому потрібен розширений функціонал у межах локальної інфраструктури: кілька робочих місць, поглиблена аналітика, робота з клієнтами, знижками, онлайн-торгівлею та додатковими опціями.

Торгсофт-Термінал

Торгсофт-Термінал використовується для торговельної мережі, віддалених магазинів і роботи користувачів з єдиною базою через термінальний сервер. Кількість підключень визначають відповідно до кількості працівників і робочих місць.

Торгсофт-Онлайн

Торгсофт-Онлайн — хмарний формат роботи за підпискою. Програма та база розміщуються на сервері Торгсофт, а користувачі підключаються через інтернет. Такий формат підходить бізнесу, якому потрібен віддалений доступ без розміщення власного сервера.

Версія програми, архітектура, додаткові опції та торговельне обладнання є окремими частинами конфігурації. Їх потрібно підбирати разом за фактичним сценарієм роботи.

Інтернет-магазин і маркетплейси

Якщо бізнес продає одночасно офлайн і онлайн, важливо визначити єдине джерело товарних даних. У Торгсофт можна зберігати картки товарів, ціни та залишки, а для обміну з онлайн-каналами використовувати відповідні додаткові опції.

Власний інтернет-магазин

Опція «Синхронізація з інтернет-магазином» використовується для обміну даними між Торгсофт і сайтом. Склад переданих полів, спосіб обміну, порядок отримання замовлень та момент оновлення даних залежать від налаштування інтеграції.

Перед повним запуском синхронізації варто перевірити невелику групу товарів: назви, ціни, залишки, характеристики, фотографії та обробку тестового замовлення.

Prom.ua та Rozetka.ua

Для маркетплейсів передбачені окремі опції «Інтеграція з Prom.ua | Ліцензія на 1 рік» та «Інтеграція з Rozetka.ua | Ліцензія на 1 рік».

Сценарії обміну відрізняються від синхронізації зі звичайним інтернет-магазином. Поведінка замовлень, доступні поля та правила синхронізації залежать від конкретного каналу й налаштувань. Тому інтеграцію потрібно тестувати саме з тим сервісом, який використовує бізнес.

Доставка

Для бізнесу, який регулярно відправляє онлайн-замовлення, передбачені окремі інтеграції зі службами доставки. Наприклад, «Інтеграція з Новою поштою | Ліцензія на 1 рік» та «Інтеграція з Укрпоштою | Ліцензія на 1 рік» працюють зі створенням і обробкою даних відправлень у передбачених цими опціями сценаріях.

Яке обладнання потрібне магазину

Склад обладнання визначає формат торгівлі. Для звичайного роздрібного магазину можуть використовуватися:

• комп’ютер або POS-робоче місце для Торгсофт;
• сканер штрихкодів для пошуку та продажу товару;
• принтер етикеток для власного маркування;
• банківський POS-термінал для оплати карткою;
• апаратний фіскальний реєстратор, якщо бізнес використовує такий тип РРО;
• ваги для бізнесів, які продають ваговий товар;
• термінал збору даних для мобільної роботи зі складом та інвентаризації.

Кожну конкретну модель потрібно перевірити на сумісність до придбання. Для частини пристроїв також потрібна окрема опція Торгсофт.

Резервні копії: що станеться з базою при несправності комп’ютера

База Торгсофт містить товарні, складські, фінансові та інші робочі дані підприємства. Резервне копіювання потрібно включити до постійного регламенту роботи.

Через режим архівації Торгсофт дозволяє зберігати базу даних і завантажувати раніше створену копію. Копію варто зберігати окремо від основного робочого диска, щоб несправність одного носія не знищила одночасно робочу базу та її резерв.

Для автоматизації цього процесу є опція «Хмарний архів даних | Ліцензія на 1 рік». Вона створює резервні копії бази за розкладом і зберігає їх у Google Drive.

Періодично перевіряйте, що архіви справді створюються та доступні. Наявність налаштованого завдання без контролю результату не підтверджує можливість відновлення.

Чи потрібен інтернет

Залежність від інтернету визначає архітектура та підключені сервіси.

Локальна настільна конфігурація Торгсофт може працювати з локальною базою без постійного інтернет-з’єднання для операцій, яким не потрібні зовнішні сервіси. Торгсофт-Онлайн та робота з віддаленим сервером потребують мережевого доступу для підключення користувача.

Інтернет також потрібен для операцій, які обмінюються даними із зовнішніми системами: онлайн-фіскалізації, синхронізації з сайтами й маркетплейсами, службами доставки, хмарними сервісами та іншими інтеграціями.

Для ПРРО можливий окремий офлайн-сценарій за умови відповідної реєстрації та налаштування. Його потрібно перевірити до початку продажів.

Що власнику перевіряти регулярно

Автоматизація стає управлінським інструментом, коли власник регулярно використовує накопичені дані.

Щодня

• перевіряти продажі та підсумки каси;
• переглядати незавершені або проблемні операції;
• контролювати критичні залишки ходових товарів;
• перевіряти роботу фіскальних і платіжних інструментів.

Щотижня

• переглядати рух ключових товарів;
• формувати потребу в закупівлі;
• аналізувати повернення, списання та знижки;
• перевіряти розбіжності між магазинами та складами;
• контролювати виконання резервного копіювання.

Періодично

• проводити інвентаризацію;
• аналізувати оборотність запасів;
• переглядати товар, що залежався;
• використовувати ABC та XYZ аналіз для асортименту;
• переглядати права користувачів і журнал змін документів;
• перевіряти актуальність налаштувань інтеграцій та обладнання.

Як запустити Торгсофт у роботу поетапно

1. Опишіть процеси. Визначте, як магазин оформлює прихід, продаж, повернення, списання, переміщення, інвентаризацію, оплату та закупівлю.
2. Оберіть конфігурацію. Визначте версію Торгсофт, кількість робочих місць, спосіб розміщення бази, потрібні опції та обладнання.
3. Встановіть програму. Для локальної роботи визначте комп’ютер із базою та робочі місця. Для віддаленої архітектури підготуйте відповідний серверний або хмарний сценарій.
4. Захистіть обліковий запис власника. Після першого входу змініть стандартний пароль і створіть окремі облікові записи для працівників.
5. Підготуйте товарну базу. Налаштуйте види товару, характеристики, артикули, штрихкоди та одиниці виміру.
6. Перенесіть дані. Імпортуйте товари з Excel або внесіть їх вручну, потім введіть початкові залишки.
7. Перевірте фактичний товар. Зіставте початковий склад із реальною кількістю в магазині.
8. Налаштуйте права. Касиру, товарознавцю, адміністратору та керівнику надайте доступ відповідно до їхніх задач.
9. Підключіть обладнання. Перевірте роботу сканера, принтера, ваг, банківського термінала, ПРРО або фіскального реєстратора за вашим сценарієм.
10. Перевірте основний цикл. Проведіть тестовий прихід, продаж, оплату, повернення, списання, переміщення та інвентаризацію.
11. Налаштуйте резервні копії. Визначте місце зберігання архівів і порядок перевірки резервного копіювання.
12. Навчіть працівників своїм операціям. Кожен співробітник має знати тільки ті сценарії, які входять до його роботи, та розуміти, які документи потрібно створити після фактичної операції.
13. Зафіксуйте порядок контролю. Визначте, які звіти власник перевіряє щодня, щотижня та під час інвентаризації.

Як перевірити Торгсофт до робочого запуску

Для ознайомлення з програмою передбачена демоверсія на 30 днів. Її можна встановити на свій комп’ютер і перевірити на власних товарах та типових операціях.

Дані демоверсії зберігаються на комп’ютері. Після придбання ліцензії можна продовжити роботу з уже внесеною інформацією. Якщо під час тестування ви створювали умовні товари, тестові продажі та інші непотрібні записи, перед переходом до робочого обліку перегляньте базу та залиште актуальні дані.

Під час тестування варто перевіряти весь робочий сценарій, який буде використовувати магазин: прихід, пошук товару, друк етикетки, продаж, різні види оплат, повернення, інвентаризацію, права працівників та потрібні інтеграції.

Технічна підтримка та налаштування

Частина задач після придбання програми може потребувати роботи спеціаліста: налаштування обладнання, складної інтеграції, перенесення або перевірки даних, аналізу технічної проблеми.

Послуги технічної підтримки надаються за чинними умовами сервісного обслуговування. Якщо потрібна допомога з налаштуванням додаткової опції або конкретного обладнання, її умови потрібно уточнити окремо.

Для самостійної роботи доступна база знань Торгсофт з інструкціями за функціями та робочими сценаріями. Перед зміною важливих параметрів варто перевіряти актуальну інструкцію для поточної версії програми.

Що автоматизація не вирішує самостійно

Торгсофт працює з даними, які створюють користувачі та підключені системи. Програма може обмежувати права, фіксувати операції, виконувати розрахунки та показувати відхилення. Результат обліку залежить від того, як підприємство організувало роботу.

Програма не визначає самостійно причину нестачі, не приймає рішення про звільнення працівника, не визначає оптимальний асортимент без участі керівника та не виправляє фактичну операцію, яку працівник не зареєстрував.

Завдання автоматизації полягає в тому, щоб кожна важлива подія бізнесу мала відповідний запис у системі, а власник міг перевірити цей запис разом з пов’язаними товарами, грошима та діями працівників.

Коли автоматизацію можна вважати впровадженою

Магазин готовий до системної роботи, коли працівники однаково оформлюють типові операції, товарна база відповідає фактичному асортименту, права розмежовані, продажі та оплати проходять за визначеним сценарієм, залишки регулярно перевіряються, резервні копії створюються, а власник використовує звіти для контролю.

Далі систему можна розширювати відповідно до розвитку бізнесу: додавати робочі місця, магазини, онлайн-продажі, маркетплейси, доставку, мобільні сценарії, фіскальні та платіжні інтеграції. Потреба в кожному такому компоненті визначається конкретною операцією, яку потрібно організувати або контролювати.