Порядок на великому складі: як впровадити адресне зберігання та прискорити збірку замовлень

Коли склад налічує сотні або тисячі позицій, знати лише кількість товару недостатньо. Працівнику потрібно знати, де саме лежить потрібна позиція. Для цього використовують адресне зберігання: кожне місце на складі отримує назву або код, а Торгсофт зберігає зв’язок між товаром і його фактичним розташуванням.

Додаткова опція «Місце зберігання товару» дозволяє створювати адреси зберігання, присвоювати їм штрихкоди, закріплювати за ними товари та показувати місце під час продажу, відвантаження й роботи зі складом. Для повноцінного використання довідка Торгсофт рекомендує режим із кількома місцями зберігання для одного товару.

Це особливо корисно для оптових баз, будівельних магазинів, складів інтернет-магазинів, магазинів автозапчастин і будь-якого бізнесу, де працівник фізично не може пам’ятати розташування всього асортименту.

Що таке адресне зберігання

Адресне зберігання означає, що склад поділений на зрозумілі фізичні місця, а ці місця відтворені в програмі.

Наприклад, на складі можуть використовуватися такі назви:

• Стелаж 01, полиця 03;

• Зона B, ряд 04, полиця 02;

• Комірка C-12;

• Сектор «Кріплення», стелаж 07;

• Майданчик 2, ряд 5.

Торгсофт дозволяє створити місце зберігання, вказати його назву, штрихкод і центр обліку. Для кожного центру обліку місця задаються окремо. Один товар при використанні режиму кількох місць може знаходитися на різних полицях або стелажах.

Працівнику вже не потрібно пам’ятати, куди місяць тому переставили коробку. Він знаходить товар у Торгсофт і бачить його адресу.

Коли адресне зберігання вже потрібне

Окрема опція має сенс тоді, коли час пошуку товару стає помітною частиною складської роботи.

Типові ознаки:

• один артикул можуть зберігати в кількох місцях;

• асортимент займає багато стелажів або кілька приміщень;

• один працівник не знає розташування всього товару;

• новому комірнику потрібні тижні, щоб запам’ятати склад;

• під час збору замовлення працівник постійно запитує колег, де лежить позиція;

• товар регулярно переставляють через нові поставки;

• склад обслуговує інтернет-магазин або гуртові замовлення з десятками позицій;

• у торговому залі продавці витрачають час на пошук запасу на складі.

Для невеликого магазину, де весь товар видно з одного робочого місця, адресне зберігання може бути зайвим. На великому складі воно перетворює фізичне розташування товару на частину облікових даних.

Спочатку потрібно створити систему адрес

Перед внесенням місць у Торгсофт варто визначити єдине правило назв.

Поганий варіант:

• «біля дверей»;

• «верхня полиця»;

• «старий стелаж»;

• «за коробками»;

• «у Василя».

Такі назви залежать від пам’яті конкретних людей і швидко втрачають зміст.

Практичніше використовувати постійну структуру: зона, ряд, стелаж, полиця, комірка. Склад сам визначає потрібну деталізацію.

Наприклад, для будівельної бази достатньо розділити простір на сектори, стелажі та полиці. Для складу дрібних запчастин може знадобитися адреса до конкретної комірки.

Головне правило — одна адреса повинна однозначно вказувати працівнику фізичне місце.

Як створити місця зберігання в Торгсофт

Після активації опції «Місце зберігання товару» у Торгсофт з’являється відповідний режим роботи зі складом.

Довідка передбачає два способи ведення:

1. одне місце зберігання для товару;

2. кілька місць зберігання.

Для великого складу Торгсофт рекомендує кілька місць зберігання. У цьому режимі доступний окремий довідник місць, штрихкоди адрес, тимчасові місця та ширші можливості пошуку.

Практичний порядок впровадження такий:

1. Адміністратор визначає систему назв.

2. У Торгсофт створюють фізичні місця складу.

3. Для кожного місця формують штрихкод.

4. Комірки, полиці або стелажі маркують.

5. Працівники прив’язують товари до фактичних місць.

6. Кілька ділянок перевіряють контрольним скануванням.

7. Після перевірки адресний облік поширюють на весь склад.

Необов’язково переводити великий склад за один день. Можна почати із зони з найбільшою кількістю позицій або найбільшими витратами часу на пошук.

Навіщо штрихкод самим полицям і коміркам

Штрихкод можна присвоїти не лише товару. Торгсофт дозволяє створити штрихкод місця зберігання.

Це зменшує ручне введення адреси.

Працівник підходить до стелажа, сканує код місця, після чого може працювати з товарами, що знаходяться в цій зоні. У мобільному режимі Торгсофт можна шукати місце зберігання або товар скануванням відповідного штрихкоду. Там же можна переглядати вільні й зайняті місця та переміщувати товар між ними.

Для маркування стелажів зручно використовувати термопринтер із можливістю друку достатньо великих етикеток. Наприклад, Xprinter XP-420B WIFI друкує етикетки на папері шириною до 108 мм, тому його можна використовувати як для звичайного товарного маркування, так і для більших складських наклейок.

Для стаціонарного мережевого підключення є також Xprinter XP-420B USB+LAN.

Один товар може лежати у кількох місцях

Це важлива можливість для великого складу.

Наприклад, популярний товар частково лежить у зоні швидкого відбору, а запас тієї самої позиції зберігається на верхньому ярусі. Або одна партія вже розміщена на стелажі, а нова поставка тимчасово стоїть у зоні приймання.

У режимі кількох місць Торгсофт дозволяє працювати з такою структурою. Працівник бачить, де знаходиться товар, а за потреби переміщує його на інше місце зберігання.

Це дає можливість змінювати фізичне розташування запасу без зміни самої товарної картки.

Як працівник знаходить товар

Місце зберігання можна використовувати безпосередньо під час роботи.

На формі реалізації працівник вибирає товар і відкриває дію «Місце зберігання товару». Для швидкого виклику передбачена комбінація Alt + G. Торгсофт показує назву товару, центр обліку, місце зберігання та фотографію товару, якщо вона додана до картки.

Це корисно в будівельному магазині. Покупець називає потрібний товар, продавець знаходить його в програмі й одразу бачить, на якому стелажі він лежить.

Новому працівнику вже не потрібно запам’ятовувати розташування кількох тисяч позицій перед початком повноцінної роботи. Йому достатньо навчитися знаходити товар у Торгсофт і правильно читати систему адрес складу.

Як використовувати адреси під час збору замовлення

Для оптового складу основний результат адресного зберігання проявляється під час відбору товару.

Торгсофт може показувати місце зберігання в документах, за якими працює комірник. Поле доступне в торгівлі з випискою рахунка, а до шаблонів рахунка, видаткової накладної та чека для комірника можна додати центр обліку та місце зберігання товару.

Тому замість списку:

• саморіз 4×35 — 20 упаковок;

• дюбель 8×60 — 10 упаковок;

• диск відрізний 125 мм — 15 шт.;

• рукавички — 30 пар,

комірник може отримати документ, де біля позицій вказані їхні адреси.

Це особливо корисно в замовленнях на десятки найменувань. Працівник бачить, куди потрібно йти за кожною позицією, та менше залежить від пам’яті колег.

Важливе уточнення про «маршрутний лист»

Для опції «Місце зберігання товару» актуальна довідка підтверджує виведення адрес у рахунку, видатковій накладній і чеку для комірника. Окремого автоматичного маршрутного листа, який сам оптимізує порядок обходу складських комірок, у документації цієї опції я не знайшов. Термін «маршрутний лист» у Торгсофт використовується також у виробничому модулі для іншого процесу.

Тому в цій статті коректніше говорити про збір замовлення за документом із зазначеними місцями зберігання.

Якщо надалі в Торгсофт з’явиться окрема оптимізація маршруту комірника, це вже буде інший функціональний рівень.

Сценарій для гуртової бази

Уявімо склад кріплення, електроінструменту та витратних матеріалів.

Менеджер оформлює велике замовлення. У документі може бути кілька десятків позицій. Комірник отримує документ для збору з місцями зберігання.

Працівник перевіряє адресу кожної позиції, знаходить товар і відбирає потрібну кількість. Якщо товар перемістили на іншу полицю, адресу змінюють у системі.

У цьому сценарії користь виникає з кількох причин:

• новий комірник швидше починає працювати;

• місце товару не потрібно запам’ятовувати;

• однакові або схожі позиції простіше розрізняти;

• працівник бачить фактичну адресу під час збору;

• перестановка товару фіксується в системі;

• склад менше залежить від одного досвідченого працівника, який «знає, де все лежить».

Сценарій для будівельного магазину

Будівельний магазин має іншу проблему: товар часто знаходиться одночасно в торговому залі й на великому складі.

Покупець просить конкретну фарбу, кріплення, електроінструмент або комплектуючу. Продавець знаходить позицію у Торгсофт і перевіряє її місце зберігання.

Якщо товар знаходиться в залі, продавець одразу бачить потрібний сектор. Якщо основний запас лежить на складі, працівник бачить адресу складу.

Довідка Торгсофт прямо наводить будівельний магазин як приклад бізнесу, де працівникам важливо бачити місце товару через великий асортимент.

Сценарій для складу інтернет-магазину

В інтернет-магазині покупець товару фізично не бачить. Після оформлення замовлення склад повинен знайти кожну позицію та підготувати її до відправлення.

При широкому асортименті час від оформлення замовлення до передачі посилки значною мірою залежить від організації відбору.

Адресне зберігання дає працівнику конкретне місце для кожної позиції. Якщо товари часто переміщуються, зміна адреси фіксується в Торгсофт.

Для складу, який одночасно обслуговує офлайн-магазин та інтернет-замовлення, це особливо важливо: обидва канали працюють з одним фізичним запасом.

Як організувати переміщення товару між комірками

Адресне зберігання працює лише тоді, коли зміна фізичного місця потрапляє до системи.

Якщо працівник переставив коробку зі стелажа A-03 на B-11, потрібно змінити й місце в Торгсофт.

У режимі місць зберігання працівник може вибрати товар, нове місце та виконати переміщення. У мобільному режимі також підтримується переміщення між місцями зберігання.

Тут потрібне просте внутрішнє правило: товар не переставляють без зміни адреси в системі.

Інакше через кілька тижнів програма показуватиме стару полицю, а працівники знову почнуть шукати товар вручну.

Постійні й тимчасові місця

На складі є ситуації, коли товар ненадовго опиняється поза основною полицею.

Наприклад:

• нова поставка ще проходить приймання;

• замовлення вже зібране й чекає відвантаження;

• товар підготовлений до внутрішнього переміщення;

• сезонні коробки тимчасово розміщені в окремій зоні.

При роботі з кількома місцями Торгсофт підтримує тимчасові місця зберігання, зокрема в операціях внутрішньої передачі.

Це дозволяє не змінювати постійну логіку складу через кожне короткочасне переміщення.

Які сканери зручні на великому складі

На складі працівник постійно рухається між стелажами, тому кабель ручного сканера часто обмежує робочу зону.

Для звичайних лінійних штрихкодів можна використовувати бездротовий Netum W6-X. Він працює як бездротовий 1D-сканер і має режим накопичення кодів. Модель розрахована, зокрема, на складські приміщення.

Якщо потрібно зчитувати також QR та інші 2D-коди, доцільніше розглянути Netum C750. Це компактний бездротовий 2D-сканер, який можна використовувати для складських операцій та інвентаризації.

При виборі між ними важливі типи кодів, відстань роботи, умови складу й спосіб підключення до конкретного робочого місця.

Який комплект потрібен для запуску

Для базового адресного складу потрібні:

Опція «Місце зберігання товару» купується окремо. Для Торгсофт-Старт та Торгсофт-Ультра ліцензування прив’язане до робочих місць, для Торгсофт-Термінал опцію ліцензують на сервер. Актуальну вартість краще перевіряти безпосередньо в картці опції.

Як впроваджувати адресне зберігання без зупинки складу

Переводити весь великий склад за одну зміну необов’язково.

Практичніше провести впровадження поетапно.

1. Визначити правила адрес

Затвердити однаковий принцип для всіх зон. Працівник повинен за назвою адреси розуміти, куди йому йти.

2. Промаркувати одну ділянку

Почати, наприклад, із зони дрібного товару або найбільш активного асортименту.

Створити адреси в Торгсофт, надрукувати етикетки, наклеїти їх на стелажі та перевірити сканером.

3. Прив’язати фактичний товар

Працівник проходить зону й указує в Торгсофт, які позиції знаходяться в кожному місці.

4. Перевірити пошук

Інший працівник, який не розкладав товар, отримує кілька позицій і шукає їх лише за даними Торгсофт.

Так швидко виявляються незрозумілі адреси, неправильно наклеєні коди та помилки прив’язки.

5. Перевірити збір реального замовлення

Потрібно взяти звичайне клієнтське замовлення та перевірити, чи достатньо даних отримує комірник.

За потреби до друкованого шаблону додають поле місця зберігання.

6. Поширити систему на решту складу

Після перевірки одного сектора можна послідовно маркувати інші.

Такий спосіб дозволяє продовжувати приймати та відвантажувати товар під час переходу.

Новий працівник повинен орієнтуватися за системою

Адресне зберігання особливо помітно змінює адаптацію нового комірника.

Без адресної системи новачок змушений запам’ятовувати:

• які товари в якому секторі;

• де стоїть резервний запас;

• куди переставили нову поставку;

• у кого запитати про рідкісну позицію.

Після впровадження основним знанням стає правило роботи зі складом: як знайти позицію, як прочитати адресу, як просканувати місце та як зафіксувати перестановку.

Досвід конкретного співробітника все одно залишається важливим. При цьому основна інформація про розташування товару зберігається в системі й доступна іншим працівникам.

Якщо принтер етикеток працює через RDP

Для Торгсофт-Термінал принтер може знаходитися фізично на складі, тоді як сама програма працює на віддаленому Windows-сервері.

Windows підтримує перенаправлення локальних принтерів у RDP-сесію. Якщо перенаправлення ввімкнене, локальний принтер повинен з’явитися всередині віддаленого сеансу. Windows зазвичай позначає такий пристрій як (redirected N). Для роботи перенаправленого принтера його драйвер має коректно працювати на локальному комп’ютері.

Якщо Торгсофт не друкує етикетку через RDP, перевіряйте послідовно:

1. Чи друкує принтер тестову етикетку локально, без RDP.

2. Чи дозволене перенаправлення принтерів у налаштуваннях віддаленого підключення.

3. Чи видно принтер у Windows усередині серверної сесії.

4. Чи вибраний саме цей принтер у налаштуваннях друку Торгсофт.

5. Чи збігається розмір етикетки в драйвері з фактичним рулоном.

6. Чи правильно відкалібрований датчик етикетки.

Microsoft окремо вказує, що перенаправлення може блокуватися політиками Remote Desktop Services. Тому ситуація, коли локально принтер працює, а в RDP його немає, потребує перевірки налаштувань клієнта та сервера.

Чому принтер друкує порожні етикетки або робить пропуски

Така поведінка не обов’язково пов’язана з Торгсофт.

У практиці технічної підтримки Торгсофт порожні етикетки виникали через неправильне калібрування принтера. Після калібрування конкретної моделі через службову утиліту проблема могла зникнути.

Тому при пропусках потрібно окремо перевірити:

• фактичний розмір етикетки;

• розмір сторінки в драйвері;

• тип носія;

• проміжок між етикетками;

• калібрування датчика;

• орієнтацію друку;

• роботу локального тестового друку;

• лише після цього друк із Торгсофт.

У базі знань Торгсофт навіть виділено окремі сценарії діагностики для порожніх етикеток, зміщення друку та проблем із RDP Redirect.

Що має контролювати керівник після запуску

Адресне зберігання потребує дисципліни. Програма зберігає адресу, але фізично переставляє коробки людина.

Після запуску керівнику варто періодично перевіряти:

• чи збігаються адреси Торгсофт з фактичним розташуванням;

• чи не з’явилися товари без місця;

• чи фіксують працівники перестановки;

• чи зрозумілі назви нових комірок;

• чи читаються етикетки після кількох місяців роботи;

• чи не дублюються різні адреси під схожими назвами;

• чи використовують комірники місце зберігання під час відбору.

Якщо фактичні перестановки не реєструвати, адресна система поступово втратить точність. Тому правило роботи з місцем зберігання повинно бути частиною звичайної складської операції.

З чого почати на діючому складі

Для першого етапу достатньо вибрати одну проблемну ділянку складу, де працівники найчастіше шукають товари.

Створіть для неї адреси, активуйте «Місце зберігання товару», промаркуйте стелажі, прив’яжіть товари й дайте іншому працівнику кілька завдань на пошук.

Якщо він знаходить потрібні позиції за даними Торгсофт без допомоги колеги, структура адрес працює. Після цього її можна поширювати на інші зони складу.