Funcțiile Torgsoft pentru evidența comerțului

Torgsoft — este un program ucrainean pentru evidență și automatizarea comerțului. Acesta ține evidența mărfurilor, vânzărilor, stocului, banilor, clienților și operațiunilor angajaților. Programul este folosit în comerțul cu amănuntul și cu ridicata, în depozite, centre de service, magazine online, mici producții și rețele comerciale.

Pentru un antreprenor nou, Torgsoft este mai ușor de înțeles prin activitatea zilnică a afacerii. Marfa trebuie introdusă în baza de date, recepționată, etichetată dacă este necesar, vândută, încasată, returnată sau transferată. În același timp, proprietarul controlează stocurile, casa, decontările cu furnizorii, acțiunile angajaților și rezultatele vânzărilor. Pentru procese specializate, la program se conectează opțiuni suplimentare și integrări.

Evidența începe cu produsul

Pentru fiecare produs, Torgsoft păstrează o fișă de evidență. Antreprenorul stabilește structura sortimentului, iar responsabilul de marfă o folosește în timpul recepției. În program se pot gestiona tipuri de produse, producători, sezoane, serii de mărimi, unități de măsură, articole și alte caracteristici necesare pentru un anumit sortiment.

Dacă nomenclatorul există deja în format electronic, marfa poate fi importată din Excel. Acest scenariu se folosește la trecerea de la alt program, transferul soldurilor inițiale sau încărcarea unei facturi electronice de la furnizor.

Torgsoft lucrează cu coduri de bare din fabrică. Dacă produsul nu are cod de bare, programul poate genera un cod propriu. Angajatul tipărește etichete la imprimanta de etichete și apoi folosește scanerul de coduri de bare la recepție, vânzare și inventariere.

Fișa produsului rămâne baza evidenței ulterioare. Prin ea, Torgsoft leagă produsul de prețul de achiziție și de vânzare, caracteristici, fotografii, livrări și operațiuni de depozit.

Recepția mărfii și soldurile inițiale

Când furnizorul aduce marfa, responsabilul de marfă creează documentul «Recepția mărfii». În acesta indică furnizorul, depozitul sau magazinul, numărul facturii, metoda de plată, valuta și alți parametri ai livrării concrete.

Dacă antreprenorul abia începe evidența în Torgsoft, în recepție marfa poate fi marcată ca sold inițial. Astfel se introduce în program sortimentul real care se află deja în magazin sau în depozit la momentul pornirii evidenței.

După crearea unei facturi de recepție active, marfa apare în situația stocului. Managerul vede câte unități au fost recepționate, la ce preț de achiziție și de la ce furnizor au venit.

Pentru livrări mari se poate folosi un scaner de coduri de bare sau un terminal de colectare a datelor. Modul de lucru depinde de echipament și de organizarea recepției mărfii.

Stocuri și mișcarea mărfii între depozite

Torgsoft păstrează mișcarea mărfii în depozit. Managerul poate vedea situația stocului, disponibilitatea unei poziții concrete, marfa în tranzit, lista recepțiilor, transferurilor interne, casărilor și a altor documente de depozit.

Dacă afacerea are mai multe magazine sau depozite, angajatul responsabil creează un transfer intern. Documentul fixează de unde a ieșit marfa și unde a fost transferată. Proprietarul primește istoricul transferurilor și poate verifica stocurile separat pentru fiecare obiect de evidență.

Pentru depozite mari există opțiunea suplimentară «Locul de depozitare al produsului». Aceasta permite gestionarea amplasării pe adrese și păstrarea informației despre locul produsului în depozit.

Pentru rețele comerciale se poate folosi suplimentar «Stocuri minime și maxime pe depozite». Antreprenorul stabilește norme de stoc separat pentru diferite magazine. Opțiunea «Calcul automat al stocurilor de depozit» este destinată calculării necesarului de marfă conform regulilor configurate.

Vânzarea mărfii la casă

Casierul deschide formularul de vânzare, găsește produsul după denumire, articol sau scanează codul de bare. Torgsoft adaugă poziția în vânzare și folosește prețul stabilit pentru aceasta. După finalizarea vânzării, documentul influențează evidența de depozit.

În program se poate lucra cu reduceri pentru clienți, reduceri pe produs și promoții. Disponibilitatea regulilor concrete depinde de setări și de opțiunile suplimentare conectate.

Pentru magazinele în care consultantul vinde produsul, iar plata este efectuată de un casier separat, există opțiunea «Legarea fiecărei vânzări de produs de vânzător». Aceasta păstrează informația despre angajatul care a vândut poziția concretă.

Torgsoft susține și un scenariu mai complex de vânzare prin documente. În modul «Comerț cu emiterea facturii», managerul poate crea o ofertă comercială, o factură și o notă de livrare, poate fixa plata clientului și rezervarea produsului. Acest mod este folosit în comerțul angro și în vânzările în care comanda trece prin mai multe etape până la expediere.

Plăți în numerar și cu card bancar

Torgsoft ține evidența operațiunilor de casă și permite analiza mișcării banilor. Managerul poate vedea totalurile casei, cheltuielile și alte documente financiare.

Pentru plata cu cardul există opțiunea suplimentară «Integrare cu terminalul bancar». După configurare, casierul pornește plata sau returul în Torgsoft, iar programul transmite operațiunea către terminalul bancar conectat. Compatibilitatea depinde de protocolul de conectare, drivere, bancă și echipamentul concret, de aceea este verificată înainte de configurarea locului de lucru.

Pentru prelucrarea informației din conturile bancare este prevăzută opțiunea separată «Extrase bancare».

Retururi, casări și alte modificări ale stocului

Casierul înregistrează returul clientului printr-un document separat. Marfa și banii sunt reflectați în evidență conform operațiunii efectuate.

Responsabilul de marfă poate înregistra returul către furnizor dacă marfa trebuie trimisă înapoi. Pentru marfa deteriorată, pierdută sau altă marfă care trebuie eliminată din soldul contabil se folosește documentul de casare.

Astfel, proprietarul vede motivul modificării cantității prin documente concrete. Exactitatea stocurilor depinde de faptul dacă angajații înregistrează operațiunile reale în program.

Inventarierea și corectarea depozitului

Pentru inventariere, angajatul creează o fișă de inventariere și introduce cantitatea reală de marfă. În timpul inventarierii se poate folosi un computer, un scaner de coduri de bare sau un terminal de colectare a datelor.

Torgsoft permite blocarea mărfii pentru vânzare în timpul numărării sau folosirea unui mod în care blocarea are loc după prima scanare. Compania alege modul în funcție de faptul dacă magazinul continuă vânzarea în timpul reviziei.

După verificarea rezultatelor, angajatul responsabil închide fișa. Torgsoft creează documente de depozit pentru corectare: recepție pentru surplusul constatat și casare pentru lipsă. Stocul de depozit este adus în concordanță cu cantitatea reală.

Managerul poate analiza separat suma surplusurilor, lipsurilor și neconcordanțelor. Dacă după închiderea fișei este găsită o eroare, procedura de corectare depinde de existența unei noi mișcări de marfă după inventariere.

Furnizori, datorii și achiziții

Torgsoft păstrează furnizorii și îi leagă de facturile de recepție. După înregistrarea livrării, angajatul responsabil poate introduce plata către furnizor și poate vedea datoria pe factură.

Pentru planificarea achizițiilor, programul prevede comenzi către furnizor. Responsabilul de marfă stabilește produsele și cantitățile care trebuie comandate. În lucrul cu o rețea, necesarul poate fi analizat pe depozite separate.

Proprietarul primește istoricul livrărilor, plăților și mișcării mărfii. Aceste date permit verificarea datoriilor, prețurilor de achiziție și rezultatelor vânzării loturilor primite.

Evidență financiară și managerială

Operațiunile cu marfa în Torgsoft sunt legate de documente financiare. În program există case, plăți, cheltuieli, cursuri valutare, solduri cu partenerii și alte instrumente de evidență financiară.

Managerul poate verifica mișcarea banilor pe perioadă, totalurile casei și cheltuielile. Pentru lucrul cu valute străine în scenarii de business separate este prevăzută opțiunea suplimentară «Vânzări multivalutare».

Torgsoft formează date pe baza documentelor introduse de utilizatori. Deciziile manageriale pe baza acestor date sunt luate de proprietar sau manager.

Baza de clienți, reduceri și vânzări repetate

În Torgsoft se poate gestiona baza de clienți. În fișă se păstrează datele clientului și informația folosită la lucrul cu achiziții, reduceri și comunicări.

Programul susține politici de reduceri și promoții. Pentru programe de loialitate mai complexe există opțiuni suplimentare separate: «Club de reduceri», «Certificate cadou», «Bonusuri cu termen de valabilitate limitat», «Promoția „Adu un prieten”» și «Program de recomandare».

Pentru clienții angro poate fi folosită opțiunea «Politica prețurilor angro». Aceasta se aplică scenariilor în care prețul depinde de condițiile de vânzare configurate.

Pentru comunicarea cu cumpărătorii este prevăzută opțiunea «Trimiteri în masă către clienți». Opțiunea separată «Profilul clientului și apeluri Binotel» extinde lucrul cu istoricul clientului și solicitările telefonice.

Angajați, drepturi de acces și istoricul acțiunilor

Administratorul creează utilizatori și stabilește drepturi de acces. Angajatului i se pot lăsa doar formularele și operațiunile necesare pentru munca sa. Aceasta permite configurarea separată a locului de lucru al casierului, responsabilului de marfă, administratorului și altor utilizatori.

În «Protocolul acțiunilor utilizatorilor», Torgsoft păstrează evenimentele legate de munca utilizatorilor. Un protocol separat este folosit pentru analiza modificărilor în formularele de editare.

Administratorul poate activa «Jurnalul modificării documentelor». După aceasta, programul înregistrează modificările documentelor de depozit și financiare, inclusiv recepții, vânzări și retururi. Managerul folosește această informație atunci când trebuie să stabilească ce document a fost modificat și cine a lucrat cu datele.

Pentru calcularea remunerației angajaților există opțiunea suplimentară «Salarii și motivarea personalului». Pentru mesaje interne se poate conecta «Notificarea personalului».

Rapoarte și analiză pentru proprietar

Torgsoft formează rapoarte pe baza documentelor de vânzare, depozit, casă și altor operațiuni. Proprietarul poate analiza raportul de marfă pe perioadă, marfa vândută, profitul pe produs, stocurile, mișcarea mărfii și datele casei.

În secțiunea de analiză există instrumente pentru cercetarea vânzărilor, stocurilor, rotației stocurilor, profitabilității și activității clienților. Analiza ABC ajută la împărțirea sortimentului după indicatorul ales, iar analiza XYZ arată stabilitatea vânzărilor produsului pe o perioadă. Proprietarul folosește rezultatele acestor calcule împreună cu alte date despre sortiment și achiziții.

Rapoartele permit trecerea de la suma totală a vânzărilor la produse, furnizori, magazine și perioade concrete. Setul de rapoarte disponibile depinde de configurația programului și de funcțiile conectate.

RRO software și fiscalizarea vânzărilor

Pentru lucrul cu RRO software se folosește opțiunea suplimentară «RRO software». Administratorul configurează cheia privată a casierului, unitatea economică și RRO-ul software concret. După configurare, casierul lucrează cu operațiunile fiscale direct din Torgsoft.

Pentru companiile care folosesc RRO hardware există o opțiune separată «Integrare cu registrator fiscal». Înainte de achiziționarea sau conectarea echipamentului, trebuie verificată compatibilitatea modelului concret și modul său de conectare cu programul.

Pentru antreprenorii care trebuie să țină documentele prevăzute pentru evidența stocurilor de marfă, există opțiunea separată «Evidența stocurilor de marfă».

Echipament comercial

Componența echipamentului depinde de procesele magazinului. Pentru lucrul cu marfa, antreprenorii folosesc scanere de coduri de bare, imprimante de etichete și terminale de colectare a datelor. Opțiunile speciale adaugă integrarea cu cântare electronice, terminale bancare, registratoare fiscale și afișaj pentru client.

Opțiunea «Integrare cu cântare la casă» este folosită pentru obținerea greutății produsului în timpul vânzării. Pentru preambalarea sortimentului vândut la greutate există «Ambalarea și etichetarea mărfii cântărite».

Pentru un ecran separat cu informații pentru client este prevăzută «Integrarea afișajului clientului». Echipamentul concret este verificat pentru compatibilitate cu scenariul necesar înainte de achiziție.

Magazin online și comenzi online

Pentru propriul site există opțiunea suplimentară «Sincronizare cu magazinul online». În setări se definesc produsele, caracteristicile, prețurile, fotografiile, centrele de evidență și programul de schimb.

În timpul lucrului cu comenzile magazinului online, Torgsoft poate crea documente asociate pentru prelucrarea lor ulterioară. Pentru o singură afacere se pot configura obiecte separate de sincronizare cu mai multe site-uri.

Direcția separată de produs Torgsoft Online Market oferă antreprenorului un magazin online gata făcut, legat de sistemul de evidență Torgsoft.

Marketplace-uri și servicii de livrare

Pentru vânzări prin platforme externe sunt prevăzute integrări separate, inclusiv «Integrare cu Prom.ua» și «Integrare cu Rozetka.ua». Mecanica și cerințele acestora depind de platforma concretă.

Pentru expedierea comenzilor se poate conecta «Integrare cu Nova Poshta». Torgsoft permite formarea TTN, tipărirea acesteia și primirea statutului expedierii. Pentru această integrare este necesară conexiune la internet și o cheie API validă a serviciului de livrare.

În program este prevăzută și o «Integrare cu Ukrposhta» separată.

Un magazin, mai multe case sau o rețea comercială

Configurația Torgsoft depinde de modul în care este organizată afacerea.

Torgsoft-Start

Versiunea de bază pentru un singur magazin. Este potrivită pentru scenariul în care antreprenorul ține evidența unui singur punct comercial și folosește setul de funcții și opțiuni suplimentare disponibil pentru această versiune.

Torgsoft-Ultra

Versiunea completă a programului pentru un set mai larg de procese de business. Este folosită, în special, atunci când în magazin funcționează mai multe case sau locuri de lucru în rețeaua locală.

Torgsoft-Terminal

Această configurație este destinată lucrului printr-un singur server. Este folosită în rețele și în alte scenarii în care utilizatorii au nevoie de acces comun la o bază centralizată.

Torgsoft-Online

Format cu server la distanță. Angajații se conectează la Torgsoft prin internet și lucrează cu baza amplasată pe un server la distanță.

Versiunea concretă se alege după structura magazinelor, numărul locurilor de lucru, modul de acces la bază și funcțiile necesare.

Lucru cu internet instabil și de pe smartphone

Pentru serverul la distanță există opțiunea suplimentară «Torgsoft Hybrid: vânzări fără internet pentru server la distanță». Aceasta este destinată scenariilor de casă în care conexiunea cu serverul la distanță poate dispărea temporar.

Opțiunea suplimentară «Aplicația mobilă Torgsoft» oferă acces la funcții separate ale programului de pe smartphone sau tabletă Android și iOS. Formatul mobil este folosit pentru operațiunile prevăzute de aplicație și pentru vizualizarea datelor în afara locului de lucru staționar.

Copii de rezervă și păstrarea bazei

Torgsoft are instrumente pentru crearea și restaurarea unei copii arhivate a bazei de date. Copiile de rezervă trebuie create regulat și păstrate separat de computerul de lucru.

Opțiunea suplimentară «Arhivă cloud de date» permite configurarea unei sarcini programate. La ora stabilită, sistemul creează o arhivă a bazei și o trimite în spațiul cloud configurat. Pentru sarcini se păstrează un jurnal de executare, unde pot fi verificate trimiterea și eventualele erori.

Procese specializate pentru diferite tipuri de business

Operațiunile de bază din comerț sunt completate cu opțiuni pentru anumite domenii. Antreprenorul le conectează conform proceselor reale ale afacerii sale.

Pentru producție există opțiunea «Producție: evidența materialelor și produselor finite». Aceasta adaugă fișe tehnologice, documente de producție și evidența materialelor în procesul de fabricare a produselor.

Pentru centre de service și ateliere este prevăzută «Reparații și service în garanție». Programul gestionează cererile de reparație și operațiunile asociate acestora.

Pentru închirierea obiectelor și echipamentelor există «Închirierea mărfurilor». Opțiunea este folosită pentru evidența predării mărfii în chirie, termenelor, plăților și retururilor.

Pentru tehnică și alte bunuri cu numere individuale se folosește «Evidența mărfurilor în garanție după numere de serie».

Pentru bijuterii și alte produse la bucată al căror preț depinde de o mărime fizică există «Evidența și vânzarea produsului la bucată cu măsură».

Pentru gresie, laminat, linoleum și alte produse metrice este prevăzut «Calculatorul produselor metrice».

Pentru un depozit mare se pot folosi «Locul de depozitare al produsului», stocurile minime și maxime, calculul automat al stocurilor și terminalele de colectare a datelor.

Pentru comerț în consignație există opțiunea «Informarea consignatarului», care completează scenariul de evidență corespunzător.

Pentru marfa care trebuie pusă deoparte pentru depozitare pe termen lung este prevăzută «Ambalarea și depozitarea sezonieră a mărfurilor».

Pentru lucrul extins cu clienții pot fi conectate clubul de reduceri, certificatele cadou, bonusurile cu termen de valabilitate limitat, mecanicile de recomandare, trimiterile în masă, verificarea cardului de reduceri prin SMS și evidența vizitatorilor.

Funcțiile programului pot fi extinse cu opțiuni suplimentare.

Cum se formează sistemul Torgsoft pentru o afacere concretă

Antreprenorul nu trebuie să conecteze toate capabilitățile simultan. Configurația se formează după procesele reale ale afacerii.

Mai întâi se stabilește numărul de magazine, depozite, case și angajați. După aceea se alege Torgsoft-Start, Torgsoft-Ultra, Torgsoft-Terminal sau Torgsoft-Online în funcție de arhitectura de lucru necesară.

Nivelul următor — procesele de business. Pentru un magazin cu RRO software este necesară opțiunea fiscală corespunzătoare. Pentru vânzări prin site sau marketplace se conectează integrarea necesară. Pentru producție, reparații, închirieri, marfă la greutate, depozitare pe adrese sau un sistem complex de loialitate se adaugă opțiuni specializate.

Echipamentul comercial se stabilește separat: scanere de coduri de bare, imprimante de etichete, terminale de colectare a datelor, cântare, terminale bancare, registratoare fiscale și alte dispozitive. Înainte de achiziționarea echipamentului, trebuie verificată compatibilitatea modelului concret cu scenariul Torgsoft necesar.

Exactitatea datelor manageriale depinde de disciplina evidenței. Angajații înregistrează recepții, vânzări, retururi, transferuri, casări și plăți reale. Torgsoft păstrează aceste operațiuni, calculează indicatori și îi afișează în formulare de depozit, financiare și analitice. Proprietarul folosește aceste date pentru verificarea activității afacerii și luarea deciziilor.