Tot ce trebuie să știți despre cardul de garanție

Viteza digitalizării în lume este impresionantă, mai ales în ultimii ani. Acest lucru este evident în toate domeniile vieții, inclusiv în comerț: bonuri electronice, CM, bonuri de garanție electronice. Păstrarea documentelor în format electronic este convenabilă, nu ocupă spațiu și sunt mai ușor de mutat, protejate de daune și pierderi, transportate într-un loc nou, astfel încât oamenii de afaceri trec din ce în ce mai mult la gestionarea documentelor electronice, inclusiv cu clienții. Așadar, ce este un bon de garanție, sunt permise acestea în format electronic și cum se folosesc?
Bonul de garanție — este un document care confirmă că clientul a cumpărat produsul de la un anumit vânzător sau producător și are dreptul la servicii de garanție pentru acest produs. De asemenea, confirmă responsabilitatea vânzătorului sau producătorului pentru calitatea produsului și obligațiile lor de a înlocui sau repara produsul în cazul unei defecțiuni, avarii, funcționării incorecte a unității achiziționate pe durata perioadei de garanție specificate în bonul de garanție. Cu un bon de garanție, cumpărătorul poate beneficia de servicii, poate solicita înlocuirea produsului sau returnarea acestuia în cazul în care înlocuirea sau repararea nu este posibilă.

Ce tipuri de bonuri de garanție există?

Bonul de garanție poate fi:

• în format de hârtie sau electronic,
• de la producător sau vânzător,
• pentru servicii, reparații, înlocuire sau returnare,
• pe o perioadă de 6 luni, 12 sau mai mult, de obicei de la 6 luni la 5 ani, cel mai frecvent — 1 an.

Legislație. Ce bonuri de garanție sunt permise în Ucraina?

Rada Supremă a Ucrainei a adoptat proiectul de lege nr. 4185, care permite utilizarea bonurilor de garanție electronice în paralel cu cele de hârtie sau în locul acestora și reglementează furnizarea documentelor de garanție electronice pentru produse. Conform legii:

• De acum înainte, bonurile de garanție pot fi obținute prin intermediul site-urilor oficiale ale producătorilor.
• Vânzătorul și producătorul pot oferi bonuri de garanție în format electronic.
• Cumpărătorul sau vânzătorul poate înregistra produsul pe site-ul oficial al producătorului după achiziționare/vânzare pentru a confirma originalitatea produsului și a obține servicii de garanție de la producător.
• Vânzătorul poate crea un bon de garanție și să-l ofere cumpărătorului — acest document certifică faptul că vânzătorul își asumă responsabilitatea pentru produs și va rezolva orice problemă care apare cu produsul pe cont propriu, de exemplu, îl va repara singur sau va contacta producătorul.
• Bonul de garanție trebuie păstrat pe toată durata menționată în acesta — poate fi păstrat în format de hârtie sau electronic.
• De asemenea, bonul poate fi folosit ca garanție pentru produs. Pentru aceasta, vânzătorul trebuie să emită o garanție direct pe bon — indicând toate informațiile necesare ca în bonul de garanție.

Ce informații ar trebui să conțină un bon de garanție?

De obicei, bonul de garanție include informații despre producător, modelul produsului, costul, data achiziției și condițiile de garanție. Conform legislației ucrainene, bonul de garanție trebuie să conțină:
✅ Informații despre produs — denumire, model, număr de serie, data fabricației, caracteristici etc.
✅ Reguli de păstrare și utilizare sigură, condiții de păstrare, regimuri de temperatură, caracteristici de utilizare etc.
✅ Obligații de garanție — cine își asumă responsabilitatea pentru serviciul de garanție, adresa persoanei responsabile, cum poate fi furnizat serviciul de garanție și în ce condiții, în ce condiții bonul de garanție își pierde valabilitatea și produsul își pierde garanția.
✅ Perioada de păstrare — cât timp este valabil bonul de garanție, perioada de garanție, de la ce dată până la ce dată este valabil.
✅ Opțional, bonul de garanție poate include semnătura vânzătorului și a cumpărătorului.

Cum se emite un bon de garanție, care sunt modalitățile?

Nu sunt necesare documente speciale pentru ca cumpărătorul să primească un bon de garanție. Vânzătorul emite bonul de garanție cumpărătorului la achiziționarea produsului.
Există următoarele opțiuni pentru emiterea unui bon de garanție:

1. Vânzătorul creează manual un bon de garanție nu de la producător, ci de la magazin și îl oferă cumpărătorului în format de hârtie. Cumpărătorul este obligat să păstreze acest bon în format de hârtie, iar vânzătorul — în format de hârtie sau electronic, la discreție. De asemenea, vânzătorul este obligat să ofere cumpărătorului bonul de garanție în format electronic la cerere. Bonul de achiziție care confirmă cumpărarea acestui produs de către client trebuie atașat bonului de garanție. — În acest caz, vânzătorul își asumă obligațiile de garanție. Trebuie să asigure reparația sau înlocuirea produsului pe cont propriu, în centrul său de service, sau să contacteze producătorul și să stabilească procesul de reparație, înlocuire, returnare a produsului.
2. Vânzătorul înregistrează vânzarea, înregistrează produsul pe site-ul oficial al producătorului, primește garanția și serviciul de la producător și le oferă cumpărătorului. În acest caz, cumpărătorul trebuie doar să păstreze garanția în format electronic. Cu acest bon de garanție, cumpărătorul poate contacta direct producătorul. — Responsabilitatea revine fie vânzătorului, fie producătorului.
3. Clientul descarcă bonul de garanție de pe site-ul oficial al producătorului și îl poate imprima sau păstra în format electronic. Cumpărătorul nu trebuie neapărat să descarce acest bon de garanție imediat după achiziționarea produsului — poate descărca bonul de pe site-ul producătorului atunci când este necesar. Important este să nu expire perioada de garanție de la momentul achiziționării produsului. — În acest caz, responsabilitatea pentru calitate, reparație și înlocuire a produsului revine producătorului.

Cum se utilizează un bon de garanție, cum se păstrează, cum se prezintă, ce documente sunt necesare pentru a obține garanția, cum se acceptă bonul de garanție?

Cumpărător

Cum se păstrează garanția? — Pentru ca garanția să fie valabilă, cumpărătorul trebuie să păstreze bonul de garanție de la vânzător pe toată durata perioadei de garanție a produsului — în format de hârtie dacă a fost furnizat de vânzător, sau în format electronic dacă nu a fost furnizată nicio garanție de hârtie. De la producător — este suficient să fie păstrat în format electronic pe site-ul producătorului sau în propriul fișier pe telefon, computer .
Trebuie păstrată cutia originală? — Legea nu obligă cumpărătorul să păstreze cutia, instrucțiunile sau ambalajul produsului cu garanție, dar păstrarea cutiei poate fi importantă pentru obținerea serviciilor de garanție în unele cazuri:

1. Electronice și tehnologie, de exemplu, smartphone-uri, laptopuri, televizoare, camere video, ceasuri electronice etc. — Pe ambalajul original sunt adesea indicate numărul de serie, modelul dispozitivului. Aceste informații pot fi necesare pentru a comanda piese sau pentru înlocuirea completă a produsului.
2. Produse scumpe care sunt apreciate pentru originalitatea lor și sunt adesea contrafăcute, de exemplu, bijuterii, îmbrăcăminte de designer, produse de marcă, echipamente sportive. — Păstrarea cutiei poate ajuta la confirmarea autenticității și valorii sale.
3. Cerințele individuale ale producătorului sau vânzătorului. — Citiți cu atenție condițiile de garanție furnizate de producătorul sau vânzătorul specific, deoarece unele companii pot cere păstrarea ambalajului original pentru a îndeplini obligațiile de garanție.
4. Produse cu ambalaje complexe, de exemplu, dispozitive optice, echipamente medicale, unele echipamente informatice și echipamente comerciale. — Chiar dacă producătorul și vânzătorul nu au indicat astfel de cerințe, păstrarea cutiei poate facilita semnificativ transportul și păstrarea produsului pentru obținerea serviciilor de garanție dacă este un produs fragil, de formă complexă, echipament delicat.

Ce documente trebuie prezentate pentru a solicita garanția? — Pentru a beneficia de servicii de garanție pe baza bonului de garanție, cumpărătorul trebuie să prezinte bonul de garanție și bonul de achiziție al produsului respectiv. Prin urmare, bonul trebuie păstrat pe toată durata perioadei de garanție a produsului. Bonul poate fi în format de hârtie sau electronic, sau o fotografie a bonului de hârtie pe telefon. Rețineți că fotografia bonului trebuie să fie clară și să conțină toate informațiile necesare.

Vânzător

Trebuie păstrate bonurile de garanție? — De obicei, vânzătorul păstrează bonurile de garanție ale produselor în format electronic. Dacă un cumpărător se adresează vânzătorului pentru garanție, vânzătorul trebuie să verifice valabilitatea garanției, prezența bonului și dacă produsul din bon corespunde.
Trebuie cerută păstrarea ambalajului original?
Dacă oferiți garanție pentru un produs de la producător, trebuie să vă asigurați cu privire la păstrarea cutiei originale și să informați clientul în momentul achiziționării, astfel încât să nu apară o situație conflictuală cu producătorul din cauza unei informări insuficiente, deoarece acest lucru va afecta loialitatea clienților și ratingul magazinului dumneavoastră.
Dacă emiteți propriul bon de garanție, responsabilitatea pentru comunicarea ulterioară cu producătorul, reparația și înlocuirea produsului revine complet asupra dumneavoastră. Și dacă clientul nu păstrează ambalajul pentru că nu a fost informat, iar producătorul solicită cutia originală, nu veți putea beneficia de garanția de la acel producător și va trebui să vă îndepliniți obligațiile de garanție față de client pe cont propriu, ceea ce poate costa mulți bani și efort. Prin urmare, înainte de a emite un bon de garanție, verificați pe site-ul producătorului dacă aceștia cer păstrarea cutiei originale pentru valabilitatea garanției pe produsele lor.
Cum se verifică dacă produsul adus este cel indicat în garanție? — Prin numărul de serie al produsului în programul de contabilitate Torqsoft, puteți vedea dacă este același produs vândut cu acest bon și primit cu garanție.

Cum se creează un bon de garanție în programul de contabilitate Torqsoft?

Pentru a crea un bon de garanție în programul de contabilitate Torqsoft, deschideți șablonul de bon de garanție pentru editare. Acest lucru se poate face din formularul "Setări" — "Setări șabloane de tipărire". Editați șablonul bonului de garanție, completați toate datele necesare și oferiți-l clientului în formatul convenabil pentru dumneavoastră și client — tipăriți-l pe hârtie sau trimiteți fișierul electronic pe e-mailul clientului.

Linkuri utile:
Program de contabilitate pentru magazine care vând produse cu garanție și centre de service pentru reparații.
Program pentru contabilizarea produselor cu garanție după numere de serie.
Video despre subiectul "Contabilitatea produselor cu garanție în Torqsoft"
Lecție video: reparații și servicii de garanție — contabilitate.
Cum se returnează un produs la furnizor — Torqsoft Click
Cum se returnează un produs în programul de contabilitate
Varietate de opțiuni suplimentare Torqsoft.
Program de contabilitate și automatizare — ce probleme rezolvă?