Recepția mărfurilor și pregătirea pre-vânzare: cum se organizează acceptarea și etichetarea

Recepția mărfii este finalizată atunci când livrarea a fost înregistrată în sistem, fiecare poziție are fișa, cantitatea și prețul corecte, iar produsul poate fi identificat fără ambiguitate în timpul vânzării. Dacă producătorul a aplicat deja un cod de bare, Torgsoft îl utilizează pentru identificarea produsului. Dacă nu există cod de bare, programul generează propriul cod EAN-13, care poate fi imprimat imediat pe etichetă.

Acest lucru este deosebit de important pentru îmbrăcăminte, încălțăminte, produse second-hand, piese auto, articole de uz casnic, feronerie și alte categorii de produse pentru care furnizorul livrează adesea marfa fără un cod de bare gata aplicat. După etichetare, casierul, gestionarul de mărfuri sau angajatul depozitului lucrează cu aceeași fișă de produs în timpul vânzării, transferului și inventarierii.

Ce trebuie făcut cu marfa în timpul recepției

În Torgsoft, livrarea se înregistrează prin Document → Recepția mărfii. Gestionarul de mărfuri creează o factură de intrare, indică parametrii livrării și adaugă produsele.

În factură poate fi salvat numărul documentului furnizorului. Acest lucru ajută ulterior la găsirea livrării și la verificarea acesteia cu documentele primare. Pentru un produs nou trebuie creată o fișă. Pentru o poziție care există deja în baza de date, este suficient să găsiți fișa existentă sau să scanați codul de bare.

În practică, recepția arată astfel:

1. Angajatul primește marfa și documentele furnizorului.

2. Creează o factură de intrare în Torgsoft.

3. Verifică dacă produsul există în baza de date.

4. Pentru pozițiile noi creează fișe de produs.

5. Introduce cantitatea, prețul de achiziție și prețul cu amănuntul.

6. Salvează codul de bare al producătorului sau obține un cod de bare propriu Torgsoft.

7. Imprimă etichetele pentru produsele care trebuie marcate.

8. Verifică mai multe etichete cu scannerul.

9. Transferă marfa pregătită în sala de vânzare sau în depozit.

Astfel se formează următorul lanț:

Livrare

→ factură de intrare

→ fișă de produs

→ cantitate și preț

→ cod de bare

→ etichetă

→ vânzare și circulația ulterioară a mărfii

Dacă produsul are deja un cod de bare al producătorului

Cel mai simplu scenariu este cel al produselor marcate din fabrică. Gestionarul de mărfuri scanează codul în timpul recepției. Dacă această poziție există deja în baza de date, Torgsoft găsește fișa corespunzătoare.

Pentru un produs nou, angajatul completează fișa și salvează codul de bare al producătorului.

De regulă, nu este necesar să marcați din nou un astfel de produs cu un cod propriu. În Torgsoft există o setare separată prin care codurile de bare proprii sunt imprimate numai pentru produsele care au nevoie de ele. Pentru produsele marcate din fabrică, magazinul poate utiliza codul de pe ambalaj și, dacă este necesar, poate imprima separat o etichetă de preț.

Acest lucru este convenabil pentru cosmetice, electronice, produse chimice de uz casnic, produse alimentare, papetărie și alte produse de serie.

Dacă produsul nu are cod de bare

Pentru produsele nemarcate, procedura este diferită.

După crearea facturii de intrare, gestionarul de mărfuri apasă «Adaugă» și creează o fișă nouă de produs. Acesta indică caracteristicile necesare ale produsului și salvează înregistrarea. Torgsoft generează pentru această poziție propriul cod de bare. Dacă imprimarea etichetelor este activată, programul poate imprima imediat atâtea etichete câte unități sunt indicate în recepție.

Aici este importantă terminologia: codul de bare propriu identifică, de regulă, o poziție de produs, nu fiecare exemplar fizic în parte. Prin urmare, tricourile identice, cu aceeași mărime, culoare și același articol, primesc același cod. Codificarea separată a fiecărei unități fizice este utilizată în scenarii speciale de evidență.

Ce cod de bare generează Torgsoft

Pentru codurile proprii ale produselor, Torgsoft utilizează formatul EAN-13. În setările programului, prefixul 29 este rezervat ca indicator al codului de bare propriu al produsului. Documentația Torgsoft prevede și generarea automată a unui cod propriu EAN-13 dacă codul producătorului are un alt format.

În program sunt rezervate separat intervale pentru alte tipuri de coduri: angajați, bonuri, documente, comenzi și alte obiecte. Astfel, scannerul transmite codul, iar Torgsoft determină cu ce obiect lucrează utilizatorul.

Este recomandat să stabiliți regulile de lucru cu codurile de bare înainte de completarea în masă a bazei de date. Documentația conține un avertisment separat privind conversia codurilor producătorului și lucrul cu coduri de 12 cifre: modificarea acestor reguli după introducerea unui catalog mare poate influența recunoașterea nomenclatorului deja creat.

Ce trebuie completat în fișa unui produs nou

Volumul de date depinde de sortiment. În timpul recepției, Torgsoft permite descrierea produsului prin tipul produsului și caracteristicile acestuia.

În mod de bază, angajatul stabilește:

• tipul produsului;

• producătorul;

• descrierea sau denumirea;

• articolul;

• codul de bare;

• cantitatea;

• prețul de achiziție;

• prețul cu amănuntul sau adaosul comercial.

Pentru îmbrăcăminte, denumirea și fișa pot include mărimea, materialul, producătorul, articolul și alți parametri pe care proprietarul i-a definit în setările tipului de produs. Documentația Torgsoft utilizează exact acest scenariu în exemplul de recepționare a blugilor.

Aici este util să stabiliți o regulă internă: aceeași poziție trebuie să aibă aceeași denumire în toate livrările. În caz contrar, angajatul poate crea două fișe pentru același produs, iar stocul va fi împărțit între acestea.

Formatul concret depinde de sortiment. Importantă este consecvența.

Articolul și codul de bare îndeplinesc funcții diferite

Articolul descrie produsul în sistemul magazinului sau al furnizorului. Codul de bare permite identificarea rapidă a acestuia cu scannerul.

O singură fișă de produs poate utiliza simultan articolul și codul de bare. În Torgsoft, produsul poate fi căutat și adăugat în operațiuni după codul de bare sau articol.

Pentru piesele auto, acest lucru este deosebit de util. Angajatul poate salva articolul producătorului pentru căutarea piesei și, în același timp, poate aplica propriul cod EAN-13 Torgsoft pentru lucrul rapid la casă sau în depozit.

Prin urmare, codul de bare propriu nu trebuie generat manual din articol. Torgsoft creează automat un cod unic pentru fișa produsului.

Cum să imprimați etichetele imediat după recepție

Imprimarea poate fi efectuată direct din factura de intrare.

În formularul Document → Recepția mărfii, angajatul apasă «Imprimare etichete» și selectează modul necesar. Torgsoft acceptă mai multe variante:

De exemplu, magazinul a primit 30 de poziții. Douăzeci dintre acestea au coduri de fabrică, iar zece au fost livrate fără marcaj.

Angajatul poate imprima etichete numai pentru produsele cu coduri proprii. Codurile de bare din fabrică nu vor fi duplicate.

Pentru aceasta, este convenabil să instalați la locul de muncă o imprimantă de etichete. Pentru marcare sunt necesare și etichete autoadezive de dimensiunea corespunzătoare.

Imprimanta de etichete nu este obligatorie

Torgsoft poate imprima etichete pentru produse și pe o imprimantă obișnuită de birou. În setările șablonului puteți, de exemplu, să amplasați mai multe etichete pe o singură coală. În documentație este prezentat un exemplu cu 40 de etichete pe o coală.

Prin urmare, un magazin mic poate începe astfel:

Atunci când numărul livrărilor crește, o imprimantă termică separată pentru etichete reduce numărul operațiunilor: angajatul imprimă autocolantul gata pregătit și îl aplică imediat pe produs.

Pentru lucrul permanent cu codurile de bare puteți alege un scanner de coduri de bare.

Ce trebuie imprimat pe eticheta produsului

Șabloanele de etichete din Torgsoft pot fi configurate. Programul este livrat cu șabloane gata pregătite, iar magazinul poate alege propriul format.

Datele din fișa produsului pot fi transmise în șablon. Documentația Torgsoft prevede lucrul cu parametri suplimentari ai produsului, producătorul, gama de mărimi, denumirea completă a tipului de produs, pictograma și fotografia.

Pentru un magazin obișnuit sunt suficiente:

Nu are sens să adăugați pe o etichetă mică toate informațiile din fișa produsului. Principala sa funcție în evidența internă a mărfurilor este de a ajuta angajatul și cumpărătorul să identifice corect produsul și să vadă informațiile necesare.

Pentru diferite produse sunt necesare reguli diferite de marcare

Îmbrăcăminte și încălțăminte

Angajatul lucrează de obicei cu modelul, mărimea, culoarea, producătorul și articolul. Dacă furnizorul nu marchează produsul, codul propriu Torgsoft poate fi imprimat împreună cu denumirea, mărimea și prețul.

Este deosebit de important să nu amestecați variantele asemănătoare. Un tricou negru de mărimea M și același tricou de mărimea L trebuie reflectate corect în evidență în conformitate cu structura de produs adoptată.

Second-hand și produse evidențiate individual

Dacă fiecare poziție este efectiv evidențiată separat, angajatul creează produsul, obține codul și imprimă imediat eticheta.

Acest proces permite lucrul cu scannerul după recepție fără căutarea manuală a fiecărui articol în catalog.

Piese auto

Pentru o piesă poate fi utilizat articolul producătorului ca principal criteriu de căutare, iar codul de bare propriu Torgsoft — pentru marcarea fizică a raftului, ambalajului sau a piesei propriu-zise.

Feronerie și articole mici de uz casnic

Pentru produsele vândute la bucată, codul de bare propriu funcționează conform schemei obișnuite.

Pentru produsele vândute la greutate este necesar un scenariu separat de evidență și marcare. Acesta nu trebuie combinat cu evidența obișnuită a produselor vândute la bucată.

Pregătirea pentru vânzare după imprimare

Imprimarea etichetei nu înseamnă încă faptul că lotul este pregătit pentru vânzare. Înainte de expunere, este recomandat să verificați dacă produsul fizic corespunde fișei sale.

Angajatul ia câteva unități din lot și scanează etichetele. Codul trebuie să deschidă produsul corect, cu denumirea, prețul și caracteristicile corecte.

În Torgsoft există modul «Descrierea și verificarea produselor noi». Angajatul scanează un produs din factura de intrare curentă. Dacă este găsit codul, programul deschide fișa produsului pentru verificare și editare. Dacă produsul respectiv nu există în recepția curentă, Torgsoft informează utilizatorul despre acest lucru.

Pentru o livrare mare, aceasta oferă o etapă separată de control:

Recepție

→ introducerea în Torgsoft

→ imprimare

→ marcare

→ scanare de control

→ expunere

De ce marcarea trebuie efectuată chiar în timpul recepției

Dacă marfa nemarcată ajunge în sala de vânzare înainte de finalizarea evidenței, angajații încep să lucreze manual cu aceasta. Casierul caută poziția după denumire, depozitul nu poate scana rapid produsul, iar în timpul inventarierii aceeași poziție trebuie identificată din nou manual.

Dacă produsul este marcat imediat după recepție, același cod este utilizat ulterior în operațiunile programului.

În timpul vânzării, casierul scanează produsul, iar Torgsoft îl adaugă în vânzare. Scanarea este utilizată și în alte operațiuni de circulație a mărfurilor. Imprimarea codurilor de bare în Torgsoft este disponibilă direct în formularul de recepție și din starea depozitului.

Prin urmare, este recomandat ca recepția să fie organizată ca un proces complet, după care produsul este deja pregătit pentru evidența ulterioară.

Cum să organizați locul de lucru pentru recepție

Pentru un magazin mic nu este obligatoriu un loc separat. Gestionarul de mărfuri poate lucra la același calculator pe care este instalat programul.

Setul de bază:

Funcțiile de recepție a mărfii, imprimare a etichetelor și lucru cu etichetele sunt incluse în Torgsoft-Start. Acest lucru este indicat și în lista separată de funcții ale acestei versiuni din documentația Torgsoft.

Pentru un magazin cu depozit central și mai multe puncte comerciale, procesul poate fi organizat centralizat: depozitul recepționează marfa, creează fișele, stabilește prețurile, marchează produsele, iar apoi transferă marfa pregătită către magazine. Acest model este de asemenea descris în documentația Torgsoft.

Cum să reimprimați o etichetă deteriorată

Nu este necesar să creați din nou produsul.

Etichetele pot fi imprimate nu numai în timpul recepției. Torgsoft permite imprimarea din Depozit → Starea depozitului. Acolo puteți genera câte o etichetă pentru fiecare produs sau puteți imprima cantitatea corespunzătoare stocului din depozit.

Acest lucru este necesar dacă:

• eticheta s-a deteriorat;

• produsul a fost reambalat;

• s-a modificat eticheta de preț;

• o parte din stoc trebuie remarcată;

• eticheta s-a pierdut în timpul transferului.

Greșeli frecvente în timpul marcării

Crearea unei fișe noi pentru fiecare livrare

Dacă același produs există deja în nomenclator, următoarea recepție trebuie asociată cu poziția existentă. În caz contrar, în baza de date se acumulează duplicate cu stocuri separate.

Imprimarea unui cod nou peste codul corect al producătorului

Dacă un cod de bare din fabrică identifică în mod stabil produsul, acesta poate fi utilizat. Un cod propriu suplimentar este necesar acolo unde nu există marcaj de fabrică sau magazinul utilizează în mod intenționat propria schemă de codificare.

Confundarea cantității de produse cu numărul de etichete

Pentru un lot de 20 de unități identice, modul de imprimare în funcție de cantitatea recepționată va genera 20 de etichete. Modul de imprimare individuală va imprima o singură etichetă pentru poziția de produs selectată.

Neverificarea codului după imprimare

Înainte de marcarea întregii livrări, este recomandat să imprimați una sau mai multe etichete de test și să le scanați.

Modificarea regulilor de generare a codurilor de bare după completarea catalogului

Setările formatului codurilor influențează recunoașterea ulterioară a produselor. Regulile de lucru cu EAN-13 și codurile nestandardizate ale producătorilor trebuie stabilite la începutul implementării.

Supraîncărcarea etichetei cu informații

Fontul devine prea mic, denumirea este tăiată, iar codul de bare are prea puțin spațiu pentru o scanare stabilă. Este mai bine să creați mai multe șabloane pentru diferite grupe de produse.

Listă de verificare pentru recepția produselor nemarcate

Înainte de transferarea lotului în sala de vânzare, verificați:

• factura de intrare a fost creată;

• furnizorul și numărul facturii sale sunt indicate dacă este necesar;

• cantitatea corespunde recepției efective;

• produsele noi nu dublează fișele existente;

• denumirile și articolele sunt completate conform regulilor magazinului;

• prețurile de achiziție și cu amănuntul au fost verificate;

• pentru pozițiile nemarcate au fost generate coduri de bare proprii;

• a fost imprimat numărul corect de etichete;

• etichetele au fost aplicate pe produsele corespunzătoare;

• mai multe scanări de control deschid fișele corecte;

• după verificare, marfa a fost transferată în vânzare sau în depozit.

După o astfel de recepție, produsul are deja o fișă digitală, un identificator fizic și o cantitate înregistrată. Operațiunile ulterioare sunt efectuate cu aceeași poziție, astfel încât vânzarea, transferul și inventarierea se bazează pe aceleași date.