Cum să deschizi un magazin de vânzare cu amănuntul

Pentru a deschide un mic magazin de retail, trebuie să înregistrați afacerea, să alegeți codurile KVED și sistemul de impozitare, să găsiți un spațiu, să îl declarați la autoritatea fiscală, să configurați CM sau PCM, să achiziționați echipamente, să introduceți marfa în evidență și să angajați oficial personalul. Pentru un magazin cu o suprafață de 20–50 m², bugetul planificat este de aproximativ 300 000–900 000 UAH, în funcție de stocul de marfă și de renovare. Dacă spațiul este pregătit, lansarea poate fi organizată de obicei în 3–6 săptămâni.

Merită să deschideți un magazin de retail

Merită să deschideți un magazin de retail?

Deschiderea unui magazin de retail are sens dacă înțelegeți cui vindeți, unde se află acești cumpărători și de câte vânzări este nevoie pentru a acoperi cheltuielile fixe. Este mai bine să verificați aceste lucruri înainte de semnarea unui contract de închiriere pe termen lung și înainte de o achiziție mare de marfă.

În comerțul cu amănuntul nu există un adaos comercial tipic unic. Îmbrăcămintea, electronicele, cosmeticele, uneltele și bunurile de consum curent au marje brute, viteze de rotație și ponderi ale casărilor diferite. Pentru planificarea financiară, utilizați prețurile reale de achiziție și viitoarele prețuri de vânzare cu amănuntul ale propriului sortiment.

Mai întâi calculați pragul de rentabilitate. Dacă cheltuielile fixe ale magazinului sunt de 80 000 UAH pe lună, iar marja brută după scăderea costului de achiziție al mărfii este de 35%, este necesar un venit de aproximativ 229 000 UAH pe lună pentru a acoperi aceste cheltuieli. Taxele, comisioanele bancare, pierderile de marfă și alte cheltuieli variabile este mai bine să fie calculate separat.

Înainte de alegerea spațiului, verificați fluxul pietonal în mai multe zile lucrătoare și într-o zi de weekend, concurenții aflați la 5–10 minute de mers pe jos, vizibilitatea intrării, posibilitatea de parcare și dacă zona corespunde profilului cumpărătorului dvs. Pentru produsele sezoniere, evaluați separat vânzările din lunile slabe.

De câți bani este nevoie pentru început

Bugetul de pornire pentru un mic magazin nealimentar cu o suprafață de 20–50 m² este recomandat să fie calculat separat pentru spațiu, marfă, echipamente și rezerva de capital circulant. Mai jos este prezentat un model de planificare, nu un preț mediu de piață.

Articol de cheltuieli	Buget estimativ	De ce depinde
Prima lună de chirie și garanția	20 000–60 000 UAH	Oraș, zonă, suprafață, trafic, condițiile contractului
Renovare cosmetică și iluminat	40 000–150 000 UAH	Starea spațiului și formatul magazinului
Stelaje, tejghele, mobilier	25 000–100 000 UAH	Suprafața și modul de expunere a mărfii
Firmă și semnalistică	8 000–25 000 UAH	Dimensiune, construcție, aprobări
Echipamente pentru casă și evidență	20 000–60 000 UAH	Computer, scaner, imprimante, sertar de bani, alimentare de rezervă
Lotul inițial de marfă	120 000–350 000 UAH	Categoria, numărul de poziții, prețul de achiziție
Lansarea publicității	10 000–30 000 UAH	Orașul și canalele de atragere a cumpărătorilor
Rezervă de fonduri	50 000–150 000 UAH	Chirie, salarii și reaprovizionarea stocurilor până la stabilizarea vânzărilor
Total	aproximativ 300 000–900 000 UAH	Cea mai mare influență o au stocul de marfă și starea spațiului

Nu cheltuiți întregul capital pentru renovare și prima achiziție. Magazinul are nevoie de bani pentru reaprovizionarea produselor cu vânzare rapidă, salarii, chirie, taxe și cheltuieli cu utilitățile în primele luni.

Pasul 1. Înregistrarea afacerii

Persoană fizică autorizată sau SRL

Pentru un magazin cu un singur proprietar, de cele mai multe ori este suficientă o Persoană fizică autorizată. Înregistrarea este mai simplă, evidența și raportarea depind de sistemul de impozitare ales, iar antreprenorul activează în nume propriu.

Un SRL este recomandat să fie luat în considerare dacă există mai mulți fondatori, trebuie împărțite juridic participațiile în afacere, este planificată atragerea unui investitor sau este necesară structura unei persoane juridice separate. Un SRL poate utiliza și sistemul simplificat de impozitare dacă sunt îndeplinite condițiile corespunzătoare.

Ce grupă de impozit unic să alegeți

Parametru	Persoană fizică autorizată, grupa 2	Persoană fizică autorizată, grupa 3
Limita anuală a venitului	7 211 598 UAH	10 091 049 UAH
Impozit unic	până la 1 729,40 UAH pe lună	5% din venit fără TVA sau 3% + TVA
Taxa militară	864,70 UAH pe lună	1% din venit
Contribuția socială unică minimă	1 902,34 UAH pe lună	1 902,34 UAH pe lună
Angajați	până la 10 simultan	numărul nu este limitat de condițiile grupei

Grupa 2 este potrivită pentru multe magazine mici cu o cifră de afaceri previzibilă. Consiliul local poate stabili o cotă a impozitului unic mai mică decât valoarea maximă.

Grupa 3 oferă o limită de venit mai mare, nu stabilește o limită pentru numărul de angajați în condițiile grupei și permite aplicarea cotei de 3% cu TVA sau 5% fără TVA. Regimul trebuie ales în funcție de cifra de afaceri estimată, sortiment și structura cumpărătorilor.

Ce coduri KVED sunt necesare

Pentru comerțul cu amănuntul se utilizează codurile din secțiunea 47 KVED. Codul depinde de produsele comercializate de magazin.

47.19 se utilizează pentru alte tipuri de comerț cu amănuntul în magazine nespecializate.
Pentru un magazin specializat se alege codul corespunzător grupei de produse; de exemplu, există coduri separate pentru îmbrăcăminte, încălțăminte, electronice, cărți, cosmetice și alte categorii.
47.91 se adaugă dacă produsele sunt vândute și prin internet.

Codul KVED principal trebuie să corespundă activității principale. Codurile suplimentare este recomandat să fie înregistrate imediat pentru canalele și grupele de produse pe care intenționați efectiv să le utilizați. Din 1 ianuarie 2027 va fi introdus NACE 2.1-UA, de aceea înainte de înregistrarea unei afaceri noi este recomandat să verificați clasificatorul actual.

Cum se depun documentele

O Persoană fizică autorizată poate fi înregistrată prin portalul Diia. Sunt necesare date personale, numărul de identificare fiscală și semnătura electronică. Completarea cererii durează aproximativ 10 minute, iar înregistrarea automată este gratuită.

Un SRL în baza statutului-model poate fi, de asemenea, înregistrat prin Diia. Sistemul generează cererea, statutul, decizia fondatorului sau procesul-verbal al adunării și documentul privind structura proprietății.

Pasul 2. Autorizații și licențe

Pentru un magazin obișnuit de produse nealimentare, de regulă nu este necesară o licență separată pentru comerț. Cerințe suplimentare apar în cazul unui sortiment reglementat.

Sortiment	Ce trebuie verificat înainte de achiziție
Produse nealimentare obișnuite	Documentele furnizorului, marcarea și documentele de conformitate pentru categoriile pentru care acestea sunt prevăzute
Alcool	Licența pentru comerțul cu amănuntul, cerințele privind CM/PCM și evidența accizelor
Tutun și lichide pentru țigări electronice	Licență separată și regulile de vânzare a produselor accizabile
Produse alimentare	Înregistrarea unității operatorului din domeniul alimentar; pentru anumite activități, autorizații suplimentare
Medicamente	Licență de profil și cerințe speciale pentru spațiu și personal
Bijuterii	Reguli speciale de evidență a mărfurilor și cerințe pentru produsele din metale prețioase

Licența pentru vânzarea cu amănuntul a alcoolului pentru majoritatea punctelor comerciale costă 3 242,63 UAH pe trimestru pentru fiecare CM sau PCM înregistrat la adresă. Pentru vânzarea cu amănuntul a produselor din tutun, cota de bază este de 756,61 UAH pe trimestru pentru fiecare punct comercial. Pentru satele și localitățile stabilite prin lege se aplică cote mai mici.

Dacă intenționați să comercializați produse accizabile, alimentare, medicale sau alte produse reglementate, procedurile de autorizare trebuie finalizate înainte de începerea tipului corespunzător de comerț.

Pasul 3. Spațiul

Locația influențează vânzările mai mult decât câțiva metri pătrați în plus. Pentru primul magazin, adesea sunt suficienți 20–50 m², dacă există spațiu pentru marfă, casă, culoare, probare sau consultare și un stoc mic.

Înainte de semnarea contractului de închiriere, verificați:

adresa exactă și datele proprietarului spațiului;
posibilitatea utilizării spațiului pentru tipul dvs. de comerț;
puterea rețelei electrice, încălzirea, apa și grupul sanitar, dacă sunt necesare;
condițiile pentru amplasarea firmei exterioare;
costul utilităților și al plăților de exploatare;
valoarea garanției și condițiile de restituire;
durata contractului, indexarea chiriei și condițiile de încetare anticipată;
cine este responsabil pentru reparații, securitatea la incendiu și sistemele inginerești.

După apariția obiectului comercial, trebuie depus la autoritatea fiscală formularul 20-OPP. Termenul este de 10 zile lucrătoare după înregistrarea, crearea sau deschiderea obiectului.

Verificați separat și documentele privind securitatea la incendiu. Dacă proprietarul a înregistrat deja pentru acest obiect declarația de conformitate a bazei materiale și tehnice cu cerințele de securitate la incendiu, chiriașul poate să nu fie obligat să o depună din nou în condițiile stabilite de legislație.

Pasul 4. Casa și fiscalizarea

Persoanele fizice autorizate din grupele 2, 3 și 4, precum și Persoanele fizice autorizate aflate în sistemul general, utilizează CM sau PCM pentru operațiunile de plată. Acestea includ plata în numerar, cu card bancar, prin terminal POS și prin servicii de acceptare a plăților online.

CM este un dispozitiv fiscal hardware. PCM funcționează ca software pe computer, tabletă sau alt dispozitiv compatibil. În ambele cazuri, cumpărătorului i se emite un bon fiscal.

Terminalul POS bancar și CM îndeplinesc funcții diferite. Terminalul acceptă plata cu cardul, iar CM sau PCM înregistrează operațiunea de plată în scopuri fiscale.

Dacă cumpărătorul transferă banii direct în cont folosind datele IBAN, fără utilizarea cardului sau a unui serviciu de plată, pentru această operațiune se aplică alte reguli privind CM. Este recomandat să stabiliți modul de acceptare a plăților înainte de lansarea casei.

Ordinea de lansare a casei:

Depuneți informațiile despre magazin prin formularul 20-OPP.
Obțineți semnături electronice pentru persoanele care vor lucra cu PCM.
Înregistrați CM sau PCM.
Configurați casa, taxele, metodele de plată și produsele.
Verificați o vânzare de test, returul, deschiderea și închiderea schimbului.
Instruiți vânzătorul să emită bonul fiscal pe hârtie sau în format electronic.

Dacă PCM este conectat la Torgsoft, casierul înregistrează vânzarea în sistemul de evidență și efectuează operațiunea fiscală conform setărilor PCM. Astfel, vânzarea produsului este legată de documentul de gestiune și de bonul fiscal.

Pentru neutilizarea CM și neemiterea bonului fiscal este prevăzută o sancțiune financiară de 100% din valoarea produselor vândute cu încălcarea regulilor la prima abatere și de 150% la abaterile ulterioare.

Pasul 5. Echipamentele punctului de vânzare

Locul de lucru de bază al unui magazin de retail este format dintr-un computer pentru casă, un scaner de coduri de bare și un mijloc de fiscalizare. Restul echipamentelor depinde de sortiment și de modul de lucru.

Monoblocul tactil LEABON LB-W7 J4125 15.6'' 8/128 poate fi utilizat ca loc de lucru al casierului dacă este necesar un computer compact pentru casă.
Scanerul Netum NT-W3 cu suport citește codurile de bare ale producătorului și codurile imprimate de magazin și reduce introducerea manuală a codului produsului.
Imprimanta de bonuri Gprinter GA-E250 USB + RS-232 + Ethernet este necesară dacă magazinul imprimă bonuri pe hârtie sau alte documente de casă.
Imprimanta de etichete Xprinter XP-420B este necesară pentru produsele fără un cod de bare al producătorului adecvat, pentru etichete proprii și etichete de preț.
Sertarul de bani ASAP POS 410E este utilizat la casă atunci când se lucrează cu numerar.

Pentru magazin mai pot fi necesare un terminal bancar, un router, o sursă de alimentare de rezervă, cântare, un terminal de colectare a datelor sau o imprimantă suplimentară. Necesitatea acestora depinde de operațiunile concrete.

Înainte de achiziție, verificați compatibilitatea modelelor cu Torgsoft, sistemul de operare și celelalte dispozitive ale locului de casă. Acest lucru este deosebit de important pentru cântare, dispozitive fiscale, terminale bancare și imprimante specializate.

Pasul 6. Evidența mărfurilor și a banilor

Marfa trebuie introdusă în evidență înainte de începerea vânzărilor. Pentru sortimentul deja existent se creează stocurile inițiale, iar pentru livrările ulterioare se înregistrează recepția de la furnizorul concret.

În Torgsoft, recepția mărfurilor este utilizată pentru introducerea produselor în evidență în magazin sau depozit. Pentru fiecare poziție se păstrează denumirea, cantitatea, prețul de achiziție, prețul de vânzare și alte caracteristici necesare.

Evidența zilnică a mărfurilor trebuie să reflecte cel puțin:

recepția mărfurilor;
vânzarea;
returul cumpărătorului;
returul către furnizor;
casarea;
transferul între locurile de depozitare, dacă sunt mai multe;
inventarierea.

Pentru produsele cu vânzare rapidă se stabilește un stoc minim. Când cantitatea reală se apropie de limita stabilită, produsul poate fi inclus într-o comandă către furnizor. Astfel, achiziția se bazează pe datele despre stocuri.

Înainte de deschidere efectuați o inventariere completă. După lansare este util să renumărați periodic grupele de produse cele mai scumpe și cu cea mai mare rotație și să efectuați periodic o inventariere completă.

Verificați separat obligația legală privind ținerea formularului de evidență a stocurilor de marfă. Aceasta depinde de sistemul de impozitare, înregistrarea ca plătitor de TVA și sortiment. Cerințe speciale se aplică, în special, bunurilor tehnice complexe aflate în garanție, medicamentelor și produselor medicale, precum și bijuteriilor.

Pasul 7. Furnizorii și sortimentul

Furnizorul este evaluat în funcție de economia completă a livrării. Sunt importante prețul de achiziție, termenul de livrare, lotul minim, condițiile de plată, documentele și modul de lucru cu produsele defecte.

Înainte de prima comandă, aflați:

ce documente transmite furnizorul împreună cu marfa;
care este suma sau cantitatea minimă a comenzii;
cine achită livrarea;
câte zile durează reaprovizionarea stocului;
cât de des se modifică prețurile de achiziție;
dacă există plată amânată;
cum se efectuează returul produselor defecte și al livrărilor greșite;
ce documente privind originea sau conformitatea produselor sunt oferite.

Pentru prima achiziție este mai bine să obțineți un număr suficient de poziții de produse pentru a verifica cererea și să păstrați o parte din capital pentru comenzile repetate. Un stoc mare de produse cu vânzare slabă blochează banii și crește necesarul de spațiu.

După câteva cicluri de vânzare, sortimentul se ajustează pe baza cererii reale: ce poziții se vând regulat, câte zile rămân în stoc, ce marjă rămâne și cât de repede le poate reaproviziona furnizorul.

Pasul 8. Personalul

Pentru un magazin mic cu un singur schimb, proprietarul poate lucra singur sau poate angaja un vânzător. Pentru activitatea stabilă în două schimburi trebuie luate în calcul cel puțin două persoane și înlocuirea acestora în perioadele de concediu și concediu medical.

Conform datelor din anunțurile de angajare, salariul orientativ pentru un vânzător-consultant este de aproximativ 22 500 UAH pe lună în Ucraina și aproximativ 28 600 UAH în Kyiv. Salariul real depinde de oraș, program, sortiment, răspunderea materială și sistemul de motivare.

Înainte de începerea efectivă a activității angajatului, angajatorul emite ordinul de angajare și depune la Serviciul Fiscal de Stat notificarea privind angajarea. Angajatul poate începe îndeplinirea atribuțiilor după formalizarea corespunzătoare.

Înainte de primul schimb stabiliți:

cine poate efectua vânzări și retururi;
cine are dreptul să modifice prețurile;
ce reducere manuală poate acorda vânzătorul;
cine efectuează casările și inventarierea;
cum se predă casa între schimburi;
cine are acces la prețurile de achiziție și rapoartele financiare.

În Torgsoft, administratorul poate configura drepturile de acces, iar managerul utilizează protocoalele și jurnalele de acțiuni pentru verificarea operațiunilor angajaților. Drepturile de acces trebuie configurate înainte de prima zi de lucru a vânzătorului.

Pasul 9. Lansarea și primele vânzări

Cu o săptămână înainte de deschidere, magazinul trebuie să funcționeze în regim de test. Efectuați o vânzare de test de la scanarea produsului până la plată și emiterea bonului fiscal.

Verificați prețurile și codurile de bare ale tuturor produselor.
Efectuați o inventariere de control.
Verificați vânzarea cu numerar și cu cardul.
Exersați returul produsului.
Verificați deschiderea și închiderea schimbului de casă.
Verificați comportamentul locului de casă în cazul dispariției conexiunii la internet sau a energiei electrice.
Creați o comandă de test către furnizor.
Pregătiți regulile pentru recepția mărfurilor și lucrul cu produsele defecte.
Adăugați magazinul în profilul companiei pe Google și verificați adresa, telefonul și programul de lucru.
Informați publicul existent despre data deschiderii și sortiment.

În primele săptămâni urmăriți numărul de bonuri, valoarea medie a bonului, veniturile, marja brută, stocurile produselor cu vânzare rapidă, produsele fără vânzări și motivele retururilor. Aceste date vor arăta ce achiziții trebuie mărite și ce achiziții trebuie reduse.

Greșeli frecvente la început

Închirierea fără verificarea traficului. Un spațiu atractiv nu compensează lipsa cumpărătorilor potriviți. Fluxul trebuie măsurat înainte de semnarea contractului.
Întregul buget este cheltuit înainte de deschidere. Magazinul are nevoie de o rezervă pentru chirie, salarii, taxe și achiziții repetate.
Prima achiziție este prea mare. Fără un istoric al vânzărilor este dificil de stabilit ce produse necesită un stoc mai mare.
Mișcarea mărfurilor este înregistrată doar parțial. Dacă recepțiile, retururile sau casările nu sunt înregistrate, stocul din evidență nu mai corespunde celui real.
Casa este configurată în ziua deschiderii. Erorile de fiscalizare întârzie vânzările și creează riscul sancțiunilor.
Angajații au drepturi de acces excesive. Vânzătorului trebuie să îi fie acordate doar operațiunile necesare pentru activitatea sa.
Condițiile furnizorului nu sunt consemnate. Problemele privind produsele defecte, retururile, termenele de livrare și modificarea prețurilor apar după prima livrare neobișnuită.

Lista de verificare pentru deschidere

Stabiliți nișa de produse și cumpărătorul.
Calculați marja brută și pragul de rentabilitate.
Întocmiți bugetul de pornire și rezerva de fonduri.
Verificați mai multe locații potențiale.
Alegeți forma de afacere: Persoană fizică autorizată sau SRL.
Alegeți sistemul de impozitare.
Înregistrați codurile KVED necesare.
Înregistrați afacerea.
Semnați contractul de închiriere după verificarea juridică și tehnică a spațiului.
Depuneți formularul 20-OPP.
Verificați dacă este necesară declarația privind securitatea la incendiu.
Obțineți licențele și autorizațiile dacă sortimentul este reglementat.
Înregistrați CM sau PCM.
Organizați plata fără numerar.
Achiziționați și configurați echipamentele de casă.
Încheiați contracte cu furnizorii.
Creați nomenclatorul de produse și introduceți stocul inițial în evidență.
Etichetați produsele fără un cod de bare al producătorului adecvat.
Efectuați o inventariere completă.
Angajați oficial personalul și depuneți notificarea la Serviciul Fiscal de Stat.
Configurați drepturile de acces.
Verificați vânzarea, returul, plata și bonul fiscal.
Pregătiți un scenariu de rezervă pentru probleme cu internetul sau energia electrică.
Desfășurați o zi de lucru de test.
Deschideți magazinul și controlați zilnic vânzările, banii și stocurile.

Întrebări și răspunsuri

? Cât costă deschiderea unui mic magazin de retail?

Pentru un magazin cu o suprafață de 20–50 m², puteți planifica aproximativ 300 000–900 000 UAH. Cea mai mare influență asupra bugetului o au stocul inițial de marfă, starea spațiului și costul echipamentelor comerciale.

? Cât timp este necesar pentru deschidere?

Dacă spațiul este pregătit și produsele nu necesită licențe speciale, termenul practic este de aproximativ 3–6 săptămâni. Renovarea, realizarea mobilierului și obținerea autorizațiilor speciale pot prelungi această perioadă.

? Ce grupă de Persoană fizică autorizată este potrivită pentru un magazin?

Pentru un mic magazin de retail se iau adesea în considerare grupa 2 sau grupa 3. Alegerea depinde de venitul estimat, numărul de angajați, TVA și alte operațiuni ale afacerii.

? Este necesar CM sau PCM?

Persoanele fizice autorizate din grupele 2, 3 și 4 și Persoanele fizice autorizate aflate în sistemul general utilizează CM sau PCM pentru operațiunile de plată. Pentru plățile efectuate direct folosind datele IBAN se aplică reguli separate.

? Se poate lucra fără un vânzător angajat?

Da. Proprietarul unei Persoane fizice autorizate poate lucra singur în magazin. Necesitatea angajaților apare în funcție de programul de lucru, fluxul de cumpărători, recepția mărfurilor și necesitatea înlocuirii personalului.

? Un magazin obișnuit are nevoie de licență?

Pentru majoritatea produselor nealimentare obișnuite nu este necesară o licență separată pentru comerțul cu amănuntul. Alcoolul, tutunul, medicamentele și anumite alte categorii sunt supuse unor reguli speciale.

? Ce cod KVED trebuie ales?

Codul trebuie ales în funcție de sortimentul real. Pentru comerțul cu amănuntul nespecializat se utilizează 47.19, pentru magazinele specializate există coduri separate pentru diferite grupe de produse, iar pentru vânzările online se adaugă 47.91.

? Trebuie ținută evidența tuturor produselor?

Pentru administrarea magazinului trebuie să cunoașteți stocul real al fiecărei poziții, indiferent de cerințele fiscale. Obligația legală separată de a ține formularul de evidență a stocurilor de marfă depinde de statutul Persoanei fizice autorizate și de categoria produselor.

? De unde să începeți automatizarea?

Înainte de achiziționarea echipamentelor, verificați propriul scenariu de lucru: crearea produsului, recepția primului lot, imprimarea etichetei, vânzarea cu numerar și cu cardul, bonul fiscal, returul, inventarierea și formarea următoarei comenzi către furnizor. Versiunea demo Torgsoft funcționează timp de 30 de zile. Echipamentele pentru casă, scanerele, imprimantele și alte dispozitive sunt disponibile în secțiunea echipamente comerciale.

Sumele, cotele, limitele și cerințele sunt indicate conform situației din august 2026. Legislația fiscală se modifică: înainte de înregistrare și depunerea documentelor, verificați valorile actuale pe site-ul Serviciului Fiscal de Stat.