Automatizarea magazinului în Torgsoft: configurarea evidenței de la zero

Începerea lucrului și automatizarea contabilității în Torgsoft

Torgsoft ține evidența mărfurilor, depozitelor, financiară și de gestiune a afacerilor de comerț. Angajații înregistrează în program intrările, vânzările, retururile, transferurile, casările, inventarierea și plățile. Torgsoft salvează aceste operațiuni, recalculează stocurile și generează datele pe baza cărora proprietarul verifică activitatea magazinului. Precizia evidenței depinde de stocurile inițiale, de structura corectă a mărfurilor, de drepturile de acces și de disciplina înregistrării operațiunilor.

Ce ar trebui automatizat într-un magazin

Este recomandabil să începeți implementarea cu operațiunile care afectează direct marfa și banii. Când angajații le înregistrează în Torgsoft, proprietarul primește date pentru controlul zilnic.

Evidența mărfurilor. Torgsoft stochează fișele produselor, codurile de bare, prețurile de achiziție și de vânzare cu amănuntul, caracteristicile și stocurile din depozite.
Mișcarea mărfurilor. Merceologul sau un alt angajat responsabil înregistrează intrarea, returul către furnizor, transferul și casarea. Casierul înregistrează vânzările și retururile de la clienți.
Inventarierea. Angajații introduc cantitatea faptică a mărfurilor, Torgsoft o compară cu cea din evidență și afișează diferențele. După închiderea listei de inventariere, programul generează documentele de corecție pentru depozit.
Casa și plățile. Programul stochează vânzările, retururile, metodele de plată și operațiunile de casă.
Activitatea personalului. Administratorul setează rolurile și drepturile. Proprietarul verifică jurnalul de acțiuni ale utilizatorilor și, cu setările corespunzătoare, jurnalul modificărilor documentelor.
Fiscalizarea. Pentru scenariul de lucru corespunzător, se conectează un RRO software sau o integrare cu un registrator fiscal hardware.
Vânzări online. Pentru un magazin online și anumite marketplace-uri se utilizează integrări suplimentare corespunzătoare. Acestea lucrează cu datele despre produse, stocuri și comenzi în conformitate cu canalul de schimb configurat.
Analiza. Proprietarul vizualizează vânzările, stocurile, prețul de cost, profitul din marfă, mișcarea mărfurilor, rezultatele pe tipuri de mărfuri și alți indicatori disponibili în versiunea selectată Torgsoft.

Cum se instalează Torgsoft și cum se face prima conectare în program

Versiunea demo Torgsoft se instalează pe un computer cu Windows și funcționează 30 de zile. Pentru o testare locală simplă în timpul instalării, programul și baza de date pot fi plasate pe un singur computer. Datele introduse în timpul perioadei demo rămân în baza de date după activarea licenței comerciale.

Pentru prima conectare prin scurtătura «Torgsoft Proprietar» se folosesc datele standard: login sa, parola 2009. După conectare, programul propune specificarea parametrilor inițiali de bază, în special limba interfeței, denumirea magazinului și valuta de evidență. Parola standard a proprietarului trebuie schimbată imediat în meniul Setări → Utilizatori.

Cum să începeți să țineți evidența în Torgsoft

Pentru lansarea magazinului, este suficient să pregătiți succesiv nomenclatorul de mărfuri, să introduceți stocurile faptice, să verificați operațiunile de bază și să configurați accesul angajaților. Funcțiile suplimentare ar trebui conectate după ce evidența de bază deja funcționează.

1. Configurați structura mărfurilor

În Torgsoft, mărfurile sunt distribuite pe tipuri. La crearea unui tip de produs, puteți defini caracteristicile necesare pentru un anumit sortiment, regulile de formare a denumirii și alți parametri. Arborele de tipuri este utilizat pentru căutarea produselor, lucrul cu depozitul și o parte din rapoartele analitice.

Structura este mai bine să fie gândită înainte de introducerea în masă a mărfurilor. De exemplu, pentru un magazin de îmbrăcăminte, tipuri separate pot fi tricourile, blugii, gecile și încălțămintea. Pentru un produs, puteți utiliza mărimea, producătorul, materialul, sezonul și alte caracteristici acceptate de nomenclatorul corespunzător.

Pentru o rețea comercială, este recomandabil să restricționați dreptul de a modifica arborele de tipuri de mărfuri și să încredințați această operațiune unui angajat desemnat. Acest lucru reduce riscul apariției unor denumiri diferite pentru aceleași categorii în evidența comună.

2. Recepționați marfa și introduceți stocurile inițiale

Noile livrări sunt înregistrate cu documentul «Intrare marfă». Angajatul selectează furnizorul, adaugă produsele, cantitatea și datele de achiziție. După validarea documentului, Torgsoft ia în evidență marfa în depozitul corespunzător.

Dacă furnizorul transmite factura în Excel, datele pot fi încărcate prin funcția de import la crearea intrării. Înainte de importul în masă, merită să verificați corespondența coloanelor din fișier cu câmpurile din Torgsoft pe câteva produse.

Pentru un magazin care a funcționat deja înainte de instalarea Torgsoft, trebuie să introduceți marfa faptică existentă în punctul de vânzare și în depozite. Stocurile inițiale trebuie să corespundă cantității reale la data trecerii la noua evidență.

3. Efectuați o inventariere

După introducerea mărfurilor, generați lista de inventariere și numărați stocurile faptice. Torgsoft acceptă numărarea lângă computer folosind un scaner sau manual, lucrul cu o listă tipărită și inventarierea folosind un terminal de colectare a datelor.

După închiderea listei, Torgsoft aliniază cantitatea din evidență cu cea faptică: surplusul este înregistrat ca intrare, lipsa — ca o casare. Înainte de închiderea listei, managerul ar trebui să verifice diferențele semnificative și documentele de mișcare a mărfurilor.

4. Verificați vânzarea, returul și alte operațiuni tipice

Înainte de lansarea casei de marcat, efectuați câteva operațiuni de testare pe tipuri reale de produse. Casierul adaugă produsul la vânzare prin scanarea codului de bare sau prin căutarea după datele din fișă, indică cantitatea și procesează plata. Pentru produsele cu mărimi, programul are o căutare separată după mărime.

Verificați separat returul de la client, casarea, transferul între depozite, returul către furnizor și metodele tipice de plată ale afacerii dumneavoastră. Aceste documente modifică starea evidenței, prin urmare, angajații trebuie să utilizeze operațiunea corectă pentru fiecare eveniment.

5. Configurați drepturile angajaților

Fiecare angajat trebuie să lucreze sub propriul utilizator sau rol cu setul necesar de drepturi. Casierul are nevoie de obicei de vânzări, plăți și retururi permise. Merceologul lucrează cu intrările, prețurile și depozitul. Managerul are acces la rapoarte, date financiare și regimuri de control.

În parametrii de acces, pot fi restricționate acțiuni individuale. Jurnalul acțiunilor utilizatorilor înregistrează automat evenimentele din program. Jurnalul modificărilor documentelor, dacă administratorul l-a activat în setări, înregistrează modificările documentelor de depozit și financiare.

6. Configurați copia de rezervă

Arhiva bazei de date trebuie creată în mod regulat. Torgsoft are o sarcină programată pentru crearea copiilor de rezervă. Pentru stocarea suplimentară a copiilor de rezervă în cloud, se utilizează funcția suplimentară corespunzătoare. După configurarea arhivelor, verificați periodic dacă copiile sunt create efectiv.

Cum se organizează munca zilnică după lansare

Merceologul

Merceologul procesează livrările, retururile către furnizor, modificarea prețurilor și documentele de depozit. Torgsoft stochează cantitatea de marfă, datele de achiziție, furnizorul, depozitul și mișcarea mărfurilor. Pe baza acestor date, proprietarul verifică stocurile, achizițiile, mărfurile care se epuizează și modificările de preț.

Casierul sau vânzătorul

Casierul procesează vânzarea, plata și retururile permise. Torgsoft stochează conținutul bonului, cantitatea, prețul, reducerea, metoda de plată, utilizatorul și ora tranzacției. Proprietarul verifică încasările, retururile, reducerile manuale, pozițiile anulate și totalurile casei de marcat.

Lucrătorul din depozit

Lucrătorul din depozit recepționează, transferă, casează și numără marfa în timpul inventarierii. Torgsoft stochează documentele de mișcare, cantitatea faptică și diferențele de la inventariere. Managerul verifică lipsurile, surplusurile, transferurile și istoricul mișcării unui anumit produs.

Managerul

Managerul verifică rapoartele, depozitul, finanțele și acțiunile utilizatorilor. Torgsoft generează rapoarte și selecții analitice din operațiunile pe care angajații le-au introdus în baza de date. Pe baza acestor date, proprietarul analizează vânzările, prețul de cost, profitul din marfă, stocurile, casa de marcat, documentele și devierile.

Cum se utilizează codurile de bare și echipamentele comerciale

Torgsoft necesită un computer cu Windows pentru a funcționa. Un scaner de coduri de bare accelerează căutarea produselor în timpul vânzării, recepției, transferului și inventarierii. Dacă magazinul ține evidența după codurile de articol, pentru lucrul de bază, scanerul nu este obligatoriu.

Pentru codurile de bare liniare obișnuite, puteți utiliza un scaner cu fir Zebra LI2208. Dacă afacerea lucrează cu coduri QR, DataMatrix sau alte coduri bidimensionale, este necesar un scaner de tipul corespunzător. Înainte de a achiziționa echipamentul, verificați interfața de conectare și scenariul dumneavoastră de lucru.

Dacă furnizorul nu aplică un cod de bare utilizabil, Torgsoft poate crea propriul cod și poate tipări o etichetă. Pentru etichetarea regulată a mărfurilor, se folosește o imprimantă specializată de etichete. Formatul etichetei și setul de date sunt configurate în Torgsoft.

Imprimanta de bonuri, cântarul, terminalul bancar, registratorul fiscal și terminalul de colectare a datelor sunt selectate în funcție de operațiunile unui anumit magazin. Înainte de cumpărare, trebuie să verificați modelul, metoda de conectare și necesitatea unei opțiuni suplimentare Torgsoft.

Cum se configurează fiscalizarea

Dacă pentru operațiunile de decontare afacerea utilizează un RRO software, în Torgsoft se conectează opțiunea suplimentară «RRO Software». Aceasta generează bonuri fiscale în program și le transmite către Serviciul Fiscal de Stat. Pentru înregistrarea și funcționarea unui RRO software, sunt necesare datele corespunzătoare ale unității comerciale, casei de marcat și o semnătură electronică calificată.

Dacă magazinul utilizează un registrator fiscal hardware, conectarea se realizează printr-o integrare separată. Configurația specifică trebuie determinată înainte de lansarea casei de marcat și verificată pe o vânzare de test.

Setările fiscale depind de activitățile antreprenorului, de mărfuri și de metodele de decontare. Proprietarul sau persoana responsabilă cu evidența fiscală determină cerințele pentru fiscalizare, iar specialistul Torgsoft configurează programul conform scenariului ales.

Cum se integrează magazinul cu vânzările online

Pentru propriul magazin online, Torgsoft are o funcție de sincronizare separată. Aceasta transmite către site datele configurate ale produselor și primește informații despre comenzile online. Schimbul de stocuri și alte date depinde de configurația integrării.

Pentru Prom.ua, Rozetka, Nova Poshta și alte canale, în Torgsoft se utilizează integrări separate. Acestea sunt conectate atunci când afacerea a determinat deja ce date trebuie transmise, de unde se scade marfa și cine procesează comenzile.

Înainte de a lansa un canal online, verificați un ciclu complet: produsul în Torgsoft, transmiterea către platformă, comanda cumpărătorului, rezervarea sau casarea, plata, expedierea și returul. O astfel de verificare ajută la stabilirea regulilor de lucru pentru manager și la menținerea stocurilor corecte în canalele de vânzare.

Ce date ar trebui să verifice proprietarul

Setul de rapoarte depinde de versiunea și funcțiile conectate. Pentru controlul managerial de bază, este util ca proprietarul să vizualizeze periodic câteva grupuri de date.

Starea depozitului: stocurile din evidență, mărfurile cu cantitate zero sau negativă, pozițiile care se epuizează.
Vânzările: cantitatea și suma vânzărilor, retururile, prețul de cost, profitul din marfă și rezultatele pe tipuri de mărfuri.
Casa: totalurile pe zi, metodele de plată, fluxul de numerar și documentele financiare.
Prețurile și reducerile: modificările prețurilor cu amănuntul, reducerile manuale și regulile de reducere utilizate.
Mișcarea mărfurilor: intrările, casările, retururile către furnizori și transferurile.
Acțiunile angajaților: jurnalul utilizatorilor și jurnalul modificărilor documentelor în procesele în care acesta este activat.

Torgsoft conține, de asemenea, regimuri analitice specializate, în special, analiza vânzărilor pe tipuri de mărfuri, analiza stocurilor, intensitatea vânzărilor și analiza ABC/XYZ. Acestea ar trebui utilizate după ce în baza de date s-au acumulat vânzări și mișcări de mărfuri înregistrate corect.

Cum să învățați Torgsoft pe cont propriu

Programul are o secțiune de asistență încorporată, care se deschide prin Ajutor → Asistență. Pentru instruirea inițială, Torgsoft dispune, de asemenea, de tutoriale video și materiale de instruire privind operațiunile de bază.

Pentru a începe, este suficient să stăpâniți secvența cu care angajatul va lucra zilnic:

crearea și căutarea unui produs;
intrarea mărfurilor;
tipărirea etichetelor și lucrul cu codul de bare;
vânzarea și plata;
returul;
transferul și casarea;
inventarierea;
vizualizarea stării depozitului;
totalurile casei de marcat;
rapoartele principale ale proprietarului.

După aceea, puteți conecta instrumentele necesare afacerii: RRO software, terminal bancar, magazin online, marketplace-uri, aplicație mobilă, lucru avansat cu clienții, funcții de depozit și alte funcții suplimentare.

Ce se întâmplă după expirarea versiunii demo

Versiunea demo funcționează 30 de zile. Toate mărfurile, documentele, setările și alte date introduse în baza locală în acest timp sunt salvate pe computer. După achiziționarea și activarea licenței, utilizatorul continuă să lucreze cu aceeași bază de date.

Dacă ați creat mărfuri și documente de probă în timpul testării, baza de date poate fi ștearsă înainte de a începe evidența operațională și pot fi introduse date inițiale reale.

Împreună cu versiunea demo, un utilizator nou primește până la două ore de suport tehnic gratuit, care pot fi utilizate timp de 30 de zile. Acest timp este cel mai bine cheltuit pe configurarea proceselor critice: stocuri inițiale, casă de marcat, drepturile utilizatorilor, echipamente, RRO software și copii de rezervă.

Ce versiune Torgsoft să alegeți

Versiunea determină arhitectura de lucru, numărul de utilizatori simultani și setul de funcții disponibile. Opțiunile plătite și echipamentele comerciale sunt selectate separat.

Torgsoft-Start

Torgsoft-Start este potrivit pentru un magazin mic, cu un singur loc de muncă și operațiuni de bază de evidență a mărfurilor. Versiunea poate fi utilizată pentru a începe evidența și funcționarea unui mic punct de vânzare în limita funcționalităților disponibile.

Torgsoft-Ultra

Torgsoft-Ultra este potrivit pentru un magazin cu mai multe case de marcat sau locuri de muncă, un merceolog, un administrator și procese extinse. Angajații pot lucra cu o bază de date comună într-o rețea locală. Versiunea acceptă un set extins de funcții și opțiuni suplimentare în conformitate cu termenii de licențiere.

Torgsoft-Terminal

Torgsoft-Terminal este utilizat pentru o rețea comercială, locuri de muncă la distanță și lucrul centralizat cu baza de date. Locurile de muncă se conectează la un mediu server. Pentru lucrul la distanță, este necesară o conexiune la server.

Torgsoft-Online

Torgsoft-Online este destinat lucrului la distanță cu Torgsoft într-un mediu server. Programul și baza de date sunt găzduite pe un server. Facilitățile disponibile depind de configurația aleasă.

Când să vă adresați asistenței tehnice

Asistența tehnică ajută la instalarea programului, configurare, echipamente, actualizări și utilizarea funcțiilor Torgsoft. După expirarea perioadei gratuite, asistența este oferită în conformitate cu termenii actuali ai serviciului de mentenanță.

Este recomandabil să contactați un specialist înainte de lansarea operațională dacă aveți nevoie să configurați o rețea din mai multe computere, un server, un RRO software, un registrator fiscal, cântare, un terminal bancar, să transferați un volum semnificativ de date sau să organizați drepturi de acces complexe.

Ce trebuie să verificați înainte de lansarea operațională a magazinului

În baza de date a fost creată o structură clară a tipurilor de produse.
Fișele produselor conțin caracteristicile necesare, codurile de articol și codurile de bare.
Angajatul a introdus stocurile inițiale reale.
Persoana responsabilă a efectuat o inventariere de control.
Casierul a testat o vânzare, o plată și un retur.
Angajații au testat un transfer, o casare și un retur către furnizor, dacă se utilizează aceste operațiuni.
Administratorul a creat utilizatorii și a configurat drepturile de acces.
Managerul a verificat jurnalul de acțiuni și rapoartele necesare.
Fiscalizarea și echipamentele de plată au trecut un test într-un scenariu operațional.
Magazinul online și marketplace-urile au trecut un test complet al comenzii, dacă afacerea utilizează vânzări online.
Crearea copiilor de rezervă este configurată și verificată.
Angajații cunosc ordinea acțiunilor pentru operațiunile de bază ale rolului lor.

Torgsoft — program de evidență și automatizare a comerțului

Torgsoft este utilizat pentru evidența mărfurilor, vânzărilor, depozitului, banilor, clienților și operațiunilor unei afaceri comerciale. O configurație specifică constă în versiunea corespunzătoare a programului, opțiunile suplimentare necesare și echipamente. Implementarea ar trebui să înceapă cu operațiunile de bază cu mărfurile și casa de marcat, iar extensiile trebuie conectate în conformitate cu procesele reale ale magazinului.