Cum găsești un furnizor pentru magazin

Un furnizor trebuie evaluat nu doar după prețul de achiziție. De el depind disponibilitatea produselor, viteza de reaprovizionare, numărul de defecte, banii blocați în stocuri și capacitatea magazinului de a onora comenzile clienților fără întârzieri.

Înainte de căutare, stabiliți ce produs vă trebuie, în ce cantitate și cât de des. După aceea, găsiți câțiva furnizori potențiali, comparați condițiile, verificați companiile și documentele pentru marfă și faceți o comandă de test. În retailul modern, la alegerea unui furnizor se iau de obicei în considerare comanda minimă, termenele de livrare, condițiile de plată, costul livrării și posibilitatea de a reface stocurile în mod constant.

Mai întâi stabiliți ce tip de furnizor căutați

Nu începeți căutarea cu solicitarea «cumpărare marfă en-gros». Mai întâi formulați cerințele pentru achiziție. Altfel va fi dificil să comparați ofertele: un furnizor poate propune un preț mai mic, dar va cere să cumpărați stoc pentru câteva luni înainte, iar altul va lucra mai scump, dar va expedia loturi mici în două zile.

Înainte de căutare, stabiliți:

• ce categorii, mărci, modele sau caracteristici ale produselor sunt necesare;
• ce sortiment trebuie să fie permanent și ce poate fi testat în loturi mici;
• câte unități din fiecare produs vinde magazinul efectiv pe lună;
• ce volum al primei comenzi de test sunteți gata să faceți;
• cât de des trebuie refăcut stocul;
• câte zile poate aștepta magazinul livrarea;
• câți bani pot fi blocați simultan în stocuri de marfă;
• ce termen de valabilitate este necesar pentru produse alimentare, cosmetice și alte produse cu perioadă limitată de utilizare;
• dacă este necesară garanția;
• ce documente trebuie să furnizeze furnizorul pentru categoria concretă de produse;
• dacă planificați să vindeți doar într-un magazin fizic sau și prin site și marketplace-uri;
• dacă este necesară livrarea directă către cumpărător după modelul dropshipping.

Cu cât aceste cerințe sunt formulate mai exact, cu atât veți pierde mai puțin timp cu negocieri cu companii ale căror condiții nu vi se potrivesc de la început.

Cine poate furniza marfă unui magazin

Producătorul

Achiziția directă de la producător reduce numărul de intermediari din lanțul de aprovizionare. Aceasta poate oferi un preț de achiziție mai mic, posibilitatea de a negocia anumite caracteristici ale produsului, ambalajul sau un grafic regulat de producție.

În același timp, pentru producător este adesea mai avantajos să lucreze cu loturi mari. Trebuie clarificate cantitatea minimă pentru un produs, suma minimă a comenzii, ciclul de producție și termenele de expediere. Un preț mai mic nu va ajuta magazinul dacă, pentru a-l obține, va trebui să cumpărați stoc pentru jumătate de an.

Distribuitor oficial sau importator

Distribuitorul este o companie care furnizează produsele unui producător pe o anumită piață sau pe un anumit teritoriu. Aceasta poate avea depozit local, logistică organizată, service în garanție, documente pentru produsele importate și condiții de dealer.

Înainte de achiziția unor produse de marcă, merită verificat dacă firma are într-adevăr dreptul de a reprezenta producătorul. Cea mai simplă variantă este să găsiți partenerul în lista de distribuitori de pe site-ul oficial al mărcii sau să primiți confirmarea direct de la producător.

Furnizor en-gros

O companie en-gros cumpără produse de la producători, importatori sau alți furnizori și le revinde magazinelor. Spre deosebire de producător, un angrosist poate oferi simultan zeci de mărci și categorii.

Pentru un magazin mic, acest lucru este adesea comod: cu o singură comandă se pot completa câteva grupe de produse, fără a îndeplini separat cerințele minime ale fiecărui producător. Trebuie comparate prețul, suma minimă a comenzii, sortimentul, disponibilitatea în depozit și termenele de livrare.

Furnizor după modelul dropshipping

În dropshipping, magazinul primește comanda cumpărătorului, iar marfa este păstrată la furnizor și expediată cumpărătorului după vânzare. Acest model reduce nevoia de a investi bani în propriul stoc, dar crește dependența magazinului de actualitatea stocurilor și viteza de lucru a partenerului.

La verificarea standard a furnizorului trebuie adăugate întrebări despre frecvența actualizării stocurilor, termenele de confirmare a comenzii, ambalare, retur, schimb, transmiterea numărului de expediere și procedura în cazul în care produsul se termină după ce cumpărătorul a plasat deja comanda. Comenzile minime, termenele de livrare și regulile de retur rămân parametri critici chiar și în dropshipping.

Intermediar sau agent comercial

Un intermediar poate reprezenta unul sau mai mulți producători sau poate căuta produse pentru o comandă concretă. Faptul de a lucra printr-un intermediar nu este o problemă în sine. Este important să înțelegeți cine vinde efectiv marfa, cine primește plata, cine răspunde de livrare și în baza căror împuterniciri acționează reprezentantul.

Unde să căutați furnizori în Ucraina

Site-urile oficiale ale producătorilor și mărcilor

Dacă știți deja marca necesară, începeți cu site-ul ei oficial. Căutați secțiuni pentru dealeri, cumpărători en-gros, parteneri sau lista distribuitorilor oficiali.

Dacă nu există o listă publică, scrieți producătorului și solicitați contactul companiei responsabile de livrările en-gros în Ucraina.

Căutare după produs concret

Folosiți solicitări concrete: denumirea grupei de produse, marca, orașul sau cuvinte precum «producător», «en-gros», «distribuitor», «importator».

Nu vă limitați la primele rezultate ale căutării. O poziție înaltă a site-ului nu înseamnă că firma este producător sau importator oficial. Găsiți denumirea juridică a vânzătorului, codul de înregistrare al companiei sau datele antreprenorului individual și verificați-le separat.

Marketplace-uri ucrainene și cataloage B2B

Pe Prom.ua există oferte en-gros și oferte separate pentru dropshipping, de aceea marketplace-ul poate fi folosit ca unul dintre canalele de căutare a furnizorilor potențiali. Prezența vânzătorului pe marketplace nu înlocuiește verificarea companiei, a produsului și a condițiilor contractului.

Cataloage ale producătorilor ucraineni

Pentru căutarea unui producător local se pot folosi cataloage de stat și de ramură. De exemplu, platforma «Made in Ukraine» conține liste de producători și produse ucrainene. Un astfel de catalog trebuie folosit ca sursă de contacte, iar condițiile de colaborare en-gros trebuie clarificate direct cu compania.

Expoziții de profil și evenimente de ramură

Căutați nu doar expozițiile în sine, ci și listele publicate ale participanților. Acest lucru permite alcătuirea din timp a unei liste de producători și importatori dintr-o anumită categorie de produse.

La eveniment puteți vedea imediat produsele, primi lista de prețuri, clarifica comanda minimă, termenele de producție și condițiile de colaborare ca dealer.

Eticheta și ambalajul produsului

Dacă ați găsit produsul necesar în comerțul cu amănuntul, studiați informația de pe ambalaj. Pe acesta pot fi indicate producătorul, importatorul sau entitatea economică responsabilă de introducerea produsului pe piață. Pe baza acestor date puteți găsi compania și o puteți contacta pentru colaborare en-gros.

Producători străini

Pentru import direct, căutați producătorul sau departamentul său de export, nu doar un vânzător pe un marketplace internațional. Întrebați dacă firma livrează marfă în Ucraina, care este volumul minim al comenzii, în ce condiții se face livrarea și ce documente oferă.

La prețul produsului trebuie adăugate livrarea internațională și internă, taxele vamale, serviciile brokerului, asigurarea, marcarea, evaluarea conformității sau alte cheltuieli, dacă acestea sunt necesare pentru produsul concret. Abia după aceea puteți compara importul cu achiziția de la un distribuitor local.

Ce să întrebați furnizorul înainte de negocierea prețului

Trimiteți aceeași listă de întrebări mai multor companii. Astfel, ofertele pot fi comparate după aceiași parametri.

• Care este prețul en-gros și de ce depinde?
• Există prețuri diferite în funcție de volumul achiziției?
• Care este cantitatea minimă pentru un produs?
• Care este suma minimă a întregii comenzi?
• Se poate face o comandă mică de test?
• Ce produse sunt permanent în stoc și ce produse se livrează la comandă?
• Cât timp trece de la comandă până la expediere?
• Ce metode de livrare sunt disponibile și cine plătește livrarea?
• Care sunt condițiile de plată în avans sau de plată amânată?
• Cât de des se schimbă lista de prețuri și cum anunță furnizorul noile prețuri?
• Ce se întâmplă cu o comandă deja confirmată după modificarea prețului?
• Cum se procesează returul produselor defecte sau livrate greșit?
• Cine plătește livrarea la retur?
• Ce documente pentru produse sunt furnizate?
• Există garanție și cine asigură service-ul în garanție?
• Se pot primi lista de prețuri și stocurile într-un fișier Excel sau în alt format structurat?
• Furnizorul oferă fotografii și caracteristici ale produselor și permite folosirea lor pe site?
• Există restricții pentru vânzarea prin marketplace-uri, site propriu sau pe un anumit teritoriu?

Separat, solicitați lista de prețuri actuală și un exemplu al documentelor care vor veni împreună cu livrarea.

Cum să verificați furnizorul înainte de plată

Verificați datele de înregistrare

O persoană juridică sau un antreprenor individual poate fi verificat prin Registrul unic de stat. Comparați denumirea, codul de înregistrare al companiei sau numărul fiscal, statutul entității și alte informații disponibile cu datele din contract și factură. Portalul oficial al Registrului unic de stat este destinat anume obținerii informațiilor despre persoane juridice și antreprenori individuali.

Verificați statutul fiscal, dacă acesta influențează achiziția

În Cabinetul electronic al Serviciului Fiscal de Stat sunt disponibile registre fiscale, inclusiv datele Registrului plătitorilor de TVA. Serviciul Fiscal de Stat publică, de asemenea, informații despre entitățile economice cu datorii fiscale. Pentru anumite verificări ale partenerului de afaceri, informațiile sunt disponibile în Cabinetul electronic.

Datoria fiscală în sine nu dovedește că firma nu va livra marfa. Este unul dintre semnalele care trebuie evaluate împreună cu alte date.

Verificați sancțiunile

Pentru contracte importante sau pentru lucrul cu importatori, verificați compania și contrapartidele asociate în Registrul de stat al sancțiunilor. Datele acestui registru sunt deschise și permit căutarea persoanelor față de care sunt aplicate sancțiuni.

Verificați cui plătiți

Datele beneficiarului plății trebuie să corespundă contrapartidei cu care este încheiată achiziția. Dacă managerul companiei cere transferarea unei plăți anticipate semnificative către altă persoană juridică, către un antreprenor individual necunoscut sau pe un card personal, clarificați mai întâi temeiul juridic al unei astfel de plăți.

Confirmați statutul de distribuitor

Dacă furnizorul se prezintă drept reprezentant oficial al unei mărci, verificați acest lucru prin producător. Acest lucru este deosebit de important pentru tehnică, electronice, echipamente profesionale și alte produse unde canalul de aprovizionare influențează service-ul în garanție.

Verificați depozitul sau produsul

Înainte de o plată anticipată mare, cereți un eșantion, faceți o comandă de test sau conveniți asupra inspectării produsului. Pentru o achiziție importantă, este rezonabil să verificați personal depozitul sau să organizați o verificare video a lotului concret.

Fotografia produsului din catalog nu confirmă disponibilitatea cantității necesare în depozit.

Ce documente să solicitați de la furnizor

Nu există un «certificat de calitate» universal care trebuie să existe obligatoriu pentru fiecare produs. Cerințele depind de categoria produsului.

Înainte de prima achiziție, stabiliți ce documente sunt necesare anume pentru produsul dumneavoastră:

• documente primare care confirmă operațiunea economică;
• declarație de conformitate sau alt document, dacă produsul intră sub incidența reglementării tehnice corespunzătoare;
• documente de garanție pentru produsele pentru care se oferă garanție;
• documente și marcaje prevăzute de regulile pentru categoria concretă;
• documente privind originea sau importul, dacă sunt necesare pentru produsul concret sau procesul de business;
• documente privind siguranța și trasabilitatea, acolo unde acest lucru este prevăzut de legislație.

Baza pentru contabilizarea operațiunilor economice în Ucraina o constituie documentele primare cu rechizitele prevăzute de lege.

Pentru produse alimentare, verificați trasabilitatea

Magazinul care lucrează cu produse alimentare trebuie să poată stabili de la ce operator de piață a primit produsele. Serviciul de Stat pentru Siguranța Alimentelor și Protecția Consumatorilor indică direct obligativitatea trasabilității produselor alimentare după principiul «un pas înapoi — un pas înainte». Pentru anumiți operatori de piață se aplică și cerințe privind înregistrarea de stat a unității sau autorizația de exploatare.

La recepția produselor alimentare, verificați lotul, termenul de valabilitate, condițiile de păstrare, integritatea ambalajului și datele necesare pentru trasabilitate.

Nu comparați furnizorii doar după prețul din listă

Același preț de achiziție poate duce la costuri reale diferite.

Costul total al achiziției = prețul produsului + livrarea + asigurarea + cheltuieli vamale și de brokeraj + cheltuieli de marcare sau evaluare a conformității + alte cheltuieli direct legate de primirea lotului.

Pentru o achiziție locală, formula poate fi mai scurtă, dar livrarea, gestionarea defectelor și alte cheltuieli influențează în continuare economia.

Luați în considerare și lotul minim. Furnizorul A poate vinde o unitate mai ieftin, dar poate cere o comandă de 500 de unități. Furnizorul B vinde mai scump, dar permite comandarea a 50. Dacă magazinul vinde 20 de unități pe lună, reducerea primului furnizor se poate transforma în stoc excedentar.

Un MOQ mare crește suma de bani blocată în stoc, de aceea reducerea la achiziție trebuie evaluată împreună cu viteza de vânzare a produsului.

Începeți cu un lot de test

Prima achiziție a unui produs nou sau colaborarea cu un furnizor nou este mai bine să fie verificată printr-o comandă mică, dacă termenii furnizorului permit acest lucru.

O livrare de test permite verificarea:

• dacă produsul efectiv corespunde eșantionului și descrierii;
• dacă furnizorul completează corect comanda;
• cât durează în realitate livrarea;
• cum este ambalat produsul;
• care este procentul de defecte;
• dacă prețurile din documente corespund listei de prețuri convenite;
• dacă sunt furnizate toate documentele necesare;
• cum rezolvă furnizorul problema lipsurilor sau defectelor;
• cum se vinde produsul în magazinul dumneavoastră.

După test puteți crește achiziția pozițiilor care au cerere stabilă și puteți evita investirea banilor suplimentari în produse care se vând lent.

Ce trebuie fixat în contractul cu furnizorul

Înțelegerile dintr-un messenger nu sunt suficiente pentru achiziții regulate și semnificative. Condițiile principale trebuie fixate în contract și în documentele aferente comenzilor concrete.

Stabiliți:

• obiectul livrării și modul de aprobare a sortimentului concret;
• prețul sau procedura de determinare a acestuia;
• dacă taxele și cheltuielile suplimentare sunt incluse;
• comanda minimă;
• procedura de confirmare a comenzii;
• termenul de livrare;
• locul și metoda de livrare;
• momentul trecerii riscurilor privind marfa;
• procedura de recepție după cantitate și calitate;
• termenul de notificare privind lipsurile sau defectele vizibile;
• condițiile de garanție;
• procedura de returnare sau înlocuire a produselor defecte;
• cine plătește livrarea returului;
• condițiile și termenele de plată;
• limita de credit în cazul plății amânate;
• procedura de modificare a prețurilor;
• lista documentelor pe care furnizorul le transmite împreună cu marfa;
• procedura de încetare a colaborării.

Pentru dropshipping sunt necesare reguli suplimentare

Stabiliți separat:

• cum primește magazinul stocurile actuale;
• cât de repede confirmă furnizorul comanda;
• cum se rezervă produsul;
• în numele cui se face expedierea;
• ce ambalaj va vedea cumpărătorul;
• cum se transmite numărul de expediere;
• ce se întâmplă la refuzul cumpărătorului;
• cine acceptă retururile;
• cum fac schimb de date despre cumpărător părțile și cine are acces la acestea.

Cum să recepționați corect livrarea

Nu înregistrați lotul în stoc doar pe baza facturii. Mai întâi comparați livrarea efectivă cu comanda și documentele.

La recepție, verificați:

• numărul de colete și integritatea ambalajului de transport;
• articolele, modelele, mărimile, culorile și alte caracteristici;
• numărul de unități;
• prețurile de achiziție;
• codurile de bare;
• seriile și loturile, dacă sunt importante pentru produs;
• termenele de valabilitate;
• starea exterioară;
• completitudinea;
• documentele.

Diferențele trebuie fixate înainte ca marfa să fie plasată în depozit și să înceapă să fie vândută. Altfel, după câteva zile, este dificil de stabilit dacă lipsa a existat la livrare sau dacă marfa a fost deja mutată ori vândută.

Cum stabiliți când trebuie comandată din nou marfa

Achiziția este mai bine să fie legată de viteza vânzărilor și termenul de livrare, nu făcută atunci când raftul este deja gol.

Pentru un calcul de bază, puteți folosi:

Punctul de recomandă = vânzări medii pe zi × termenul de livrare în zile + stocul de siguranță.

De exemplu, dacă magazinul vinde în medie 4 unități pe zi, furnizorul aduce marfa în 5 zile, iar stocul de siguranță este de 10 unități, o nouă comandă trebuie formată aproximativ când rămân 30 de unități.

Pentru produsele sezoniere, valoarea medie trebuie calculată pentru perioada relevantă. Vânzările de încălțăminte de iarnă vara nu vor ajuta la calcularea corectă a achiziției pentru începutul sezonului.

Cum să evaluați furnizorul după începerea colaborării

După câteva livrări, decizia privind colaborarea ulterioară trebuie luată nu după promisiunile managerului, ci după rezultatele efective.

Urmăriți:

• respectarea termenelor — câte livrări au sosit în ziua convenită;
• completitudinea livrării — cât din marfa comandată a fost primit efectiv;
• ponderea defectelor — numărul de unități defecte raportat la întreaga livrare;
• erorile de completare — modele, mărimi, culori sau cantități greșite;
• stabilitatea prețului de achiziție;
• viteza de soluționare a reclamațiilor;
• numărul de erori în documente;
• termenul efectiv de la comandă până la primire;
• rotația produselor acestui furnizor;
• rezultatul vânzărilor produselor furnizorului.

Unul dintre indicatorii utili este ponderea comenzilor pe care furnizorul le-a îndeplinit la timp și complet:

Livrări complete la timp = numărul comenzilor primite la timp și fără lipsuri ÷ numărul total de comenzi × 100%.

Dacă prețul furnizorului este mic, dar o parte dintre comenzi întârzie constant sau nu ajung complet, magazinul trebuie să caute urgent marfă în altă parte. Economia formală la achiziție creează atunci costuri operaționale suplimentare.

Când este necesar un furnizor de rezervă

Pentru produsele fără de care magazinul pierde în mod regulat vânzări, este recomandat să cunoașteți cel puțin un furnizor alternativ. Mai ales dacă partenerul principal are un termen lung de producție, importă marfa sau periodic nu poate asigura volumul necesar.

Nu este obligatoriu să împărțiți permanent achizițiile între mai multe companii. Acest lucru poate reduce reducerea en-gros. Este suficient să verificați din timp o alternativă, să primiți lista de prețuri și să înțelegeți cât timp va dura livrarea de rezervă.

Ce condiții de plată se folosesc în colaborarea permanentă

Plată în avans

Magazinul plătește înainte de expedierea mărfii. Pentru un furnizor nou, aceasta este cea mai riscantă schemă pentru cumpărător, mai ales în cazul unui lot mare. Înainte de o plată anticipată semnificativă, verificați contrapartida și începeți cu o comandă de test.

Plată parțială în avans

Magazinul plătește o parte din sumă la comandă, iar restul înainte de expediere sau după primire. O astfel de schemă este folosită adesea pentru produse fabricate pentru o comandă concretă.

Plată amânată

Furnizorul expediază marfa, iar magazinul o plătește în termenul convenit. Acest lucru reduce nevoia magazinului de a finanța stocul din banii proprii, dar necesită control exact al termenelor și datoriilor.

În colaborarea regulată, stabiliți o limită de credit: suma maximă a livrărilor neplătite după care marfa nouă nu mai este expediată.

Marfă cu plată după vânzare

Părțile pot conveni asupra unui model în care plata depinde de vânzarea efectivă a mărfii primite. Construcția juridică concretă, dreptul de proprietate, termenele de raportare, returnarea mărfii nevândute și procedura de decontare trebuie definite în contract.

Factoring

Factoringul nu trebuie redus la o simplă «plată amânată prin bancă». Este un mecanism separat de finanțare, legat de o creanță bănească. Poate fi folosit atunci când furnizorul trebuie să primească banii mai devreme decât momentul în care cumpărătorul plătește efectiv livrarea. Condițiile și costul unei astfel de finanțări trebuie evaluate separat.

Cum să controlați achizițiile și decontările cu furnizorii în Torgsoft

După alegerea furnizorului, este important să transferați înțelegerile în evidența mărfurilor: să fixați intrările, prețurile de achiziție, stocurile, comenzile și plățile.

În Torgsoft, pentru furnizor se creează o fișă de contrapartidă. La primirea unui lot, marfa este introdusă în evidență prin documentul «Recepție marfă». În factura de recepție se poate indica furnizorul, numărul facturii acestuia și prețurile de achiziție. Factura din Excel poate fi importată, iar cheltuielile suplimentare, inclusiv livrarea sau vămuirea, pot fi repartizate în costul produsului.

Pentru reaprovizionarea regulată a stocurilor, programul are formarea comenzii către furnizor. În timpul calculului pot fi luate în considerare stocurile și vânzările, se poate vedea prețul de achiziție și cantitatea calculată de marfă care trebuie comandată. Comanda salvată are statut de executare: marfa încă nu a fost primită, a fost introdusă parțial sau a fost introdusă complet. Pe baza comenzii se poate crea o factură de recepție și se poate corecta cantitatea efectivă de marfă primită.

Dacă magazinul primește regulat liste de prețuri de la furnizor, în Torgsoft există opțiunea «Depozitul furnizorului», care permite încărcarea datelor despre produsele, prețurile și stocurile furnizorului și folosirea lor pentru formarea comenzilor.

Pentru control financiar se pot folosi soldul și decontările cu furnizorii: vizualizarea datoriei totale, istoricul recepțiilor, plăților și retururilor și formarea actului de reconciliere. Pentru produsele a căror plată depinde de vânzare este prevăzută o analiză separată a mărfii vândute și a sumei datorate furnizorului.

De asemenea, în program se pot analiza stocurile de marfă pe furnizor. Acest lucru ajută să vedeți câți bani sunt investiți în produsele unui anumit partener și ce poziții rămân în stoc.

Lista detaliată a instrumentelor este adunată în materialul despre lucrul cu furnizorii în Torgsoft.

Ce trebuie verificat înainte de prima comandă mare

• Cunoașteți denumirea juridică și rechizitele furnizorului.
• Compania sau antreprenorul individual a fost verificat în registrele de stat.
• Dacă este un distribuitor oficial, statutul său este confirmat.
• S-a verificat ce documente sunt necesare anume pentru această categorie de produse.
• A fost primită lista de prețuri actuală.
• Este cunoscută comanda minimă pentru produs și pentru întregul lot.
• A fost clarificată disponibilitatea efectivă.
• Este cunoscut termenul de livrare.
• Costul și metoda de livrare au fost convenite.
• A fost convenită procedura în caz de lipsuri și defecte.
• Este clar cine îndeplinește obligațiile de garanție.
• A fost calculat costul total al achiziției, nu doar prețul din listă.
• Volumul lotului corespunde vitezei reale de vânzare.
• Rechizitele pentru plată corespund contrapartidei.
• Condițiile principale de colaborare sunt fixate documentar.
• Dacă este posibil, a fost făcută o comandă de test.
• În evidență a fost creat furnizorul și s-a stabilit cum vor fi fixate recepțiile, comenzile și plățile.