Comandă într-un depozit mare: cum să implementați stocarea adreselor și să accelerați preluarea comenzilor

Când un depozit are sute sau mii de poziții, nu este suficient să cunoașteți doar cantitatea de marfă. Angajatul trebuie să știe exact unde se află produsul necesar. Pentru aceasta se folosește depozitarea pe locații: fiecare loc din depozit primește o denumire sau un cod, iar Torgsoft păstrează legătura dintre produs și amplasarea sa fizică.

Opțiunea suplimentară «Locul de depozitare al produsului» permite crearea locațiilor de depozitare, atribuirea codurilor de bare, asocierea produselor cu acestea și afișarea locației în timpul vânzării, expedierii și lucrului cu depozitul. Pentru utilizarea completă a funcției, documentația Torgsoft recomandă modul cu mai multe locații de depozitare pentru același produs.

Acest lucru este deosebit de util pentru depozitele angro, magazinele de materiale de construcții, depozitele magazinelor online, magazinele de piese auto și orice afacere în care angajatul nu poate reține fizic amplasarea întregului sortiment.

Ce este depozitarea pe locații

Depozitarea pe locații înseamnă că depozitul este împărțit în locații fizice clare, iar aceste locații sunt reflectate în program.

De exemplu, într-un depozit pot fi utilizate următoarele denumiri:

• Raft 01, polița 03;

• Zona B, rândul 04, polița 02;

• Celula C-12;

• Sectorul «Elemente de fixare», raftul 07;

• Zona 2, rândul 5.

Torgsoft permite crearea unei locații de depozitare și indicarea denumirii, codului de bare și centrului de evidență. Locațiile sunt configurate separat pentru fiecare centru de evidență. Dacă este utilizat modul cu mai multe locații, același produs poate fi păstrat pe polițe sau rafturi diferite.

Angajatul nu mai trebuie să-și amintească unde a fost mutată o cutie în urmă cu o lună. El găsește produsul în Torgsoft și vede locația acestuia.

Când este deja necesară depozitarea pe locații

Opțiunea suplimentară devine utilă atunci când timpul petrecut pentru căutarea produselor începe să reprezinte o parte semnificativă a activității din depozit.

Semne tipice:

• același articol poate fi depozitat în mai multe locații;

• sortimentul ocupă multe rafturi sau mai multe încăperi;

• un angajat nu cunoaște amplasarea întregului sortiment;

• unui nou gestionar îi sunt necesare săptămâni pentru a memora depozitul;

• în timpul pregătirii unei comenzi, angajatul îi întreabă constant pe colegi unde se află un anumit produs;

• produsele sunt mutate regulat din cauza noilor livrări;

• depozitul deservește un magazin online sau comenzi angro cu zeci de poziții;

• în sala de vânzare, vânzătorii pierd timp căutând stocul în depozit.

Pentru un magazin mic, unde toate produsele sunt vizibile de la un singur loc de lucru, depozitarea pe locații poate fi inutilă. Într-un depozit mare, aceasta transformă amplasarea fizică a produselor într-o parte a datelor de evidență.

Mai întâi trebuie creat un sistem de locații

Înainte de a introduce locațiile în Torgsoft, este recomandat să stabiliți o regulă unică de denumire.

O variantă nereușită:

• «lângă ușă»;

• «polița de sus»;

• «raftul vechi»;

• «în spatele cutiilor»;

• «la Vasyl».

Astfel de denumiri depind de memoria anumitor persoane și își pierd rapid sensul.

Este mai practic să folosiți o structură permanentă: zonă, rând, raft, poliță, celulă. Depozitul stabilește singur nivelul necesar de detaliere.

De exemplu, pentru un depozit de materiale de construcții poate fi suficientă împărțirea spațiului în sectoare, rafturi și polițe. Pentru un depozit de piese mici poate fi necesară indicarea unei locații până la o anumită celulă.

Regula principală este ca fiecare locație să indice fără ambiguitate angajatului locul fizic.

Cum se creează locațiile de depozitare în Torgsoft

După activarea opțiunii «Locul de depozitare al produsului», în Torgsoft devine disponibil modul corespunzător de lucru cu depozitul.

Documentația prevede două modalități de evidență:

1. o singură locație de depozitare pentru produs;

2. mai multe locații de depozitare.

Pentru un depozit mare, Torgsoft recomandă utilizarea mai multor locații de depozitare. În acest mod sunt disponibile un nomenclator separat al locațiilor, coduri de bare pentru locații, locații temporare și posibilități extinse de căutare.

O ordine practică de implementare este următoarea:

1. Administratorul stabilește sistemul de denumire.

2. În Torgsoft sunt create locațiile fizice ale depozitului.

3. Pentru fiecare locație este generat un cod de bare.

4. Celulele, polițele sau rafturile sunt marcate.

5. Angajații asociază produsele cu locațiile lor reale.

6. Mai multe zone sunt verificate prin scanare de control.

7. După verificare, evidența pe locații este extinsă la întregul depozit.

Nu este obligatoriu să treceți întregul depozit mare la noul sistem într-o singură zi. Puteți începe cu zona care conține cele mai multe poziții sau în care se pierde cel mai mult timp pentru căutarea produselor.

De ce polițele și celulele au nevoie de propriile coduri de bare

Codul de bare poate fi atribuit nu doar produsului. Torgsoft permite și crearea unui cod de bare pentru locația de depozitare.

Acest lucru reduce introducerea manuală a locației.

Angajatul se apropie de raft, scanează codul locației și apoi poate lucra cu produsele aflate în zona respectivă. În modul mobil Torgsoft, locația de depozitare sau produsul poate fi găsit prin scanarea codului de bare corespunzător. Tot aici pot fi vizualizate locațiile libere și ocupate și pot fi mutate produsele între acestea.

Pentru marcarea rafturilor este comod să utilizați o imprimantă termică ce poate imprima etichete suficient de mari. De exemplu, Xprinter XP-420B WIFI imprimă pe suport cu lățimea de până la 108 mm, astfel încât poate fi utilizată atât pentru etichetarea obișnuită a produselor, cât și pentru etichete mai mari pentru depozit.

Pentru o conexiune fixă la rețea este disponibilă și Xprinter XP-420B USB+LAN.

Un singur produs poate fi depozitat în mai multe locații

Aceasta este o posibilitate importantă pentru un depozit mare.

De exemplu, o parte dintr-un produs popular poate fi păstrată în zona de preluare rapidă, iar stocul suplimentar al aceleiași poziții poate fi depozitat pe un raft superior. Sau un lot este deja amplasat pe raft, iar o nouă livrare se află temporar în zona de recepție.

În modul cu mai multe locații, Torgsoft permite lucrul cu o astfel de structură. Angajatul vede unde se află produsul și, dacă este necesar, îl mută într-o altă locație de depozitare.

Astfel, amplasarea fizică a stocului poate fi modificată fără schimbarea fișei produsului.

Cum găsește angajatul produsul

Locația de depozitare poate fi utilizată direct în timpul lucrului.

În formularul de vânzare, angajatul selectează produsul și deschide acțiunea «Locul de depozitare al produsului». Pentru acces rapid este disponibilă combinația Alt + G. Torgsoft afișează denumirea produsului, centrul de evidență, locația de depozitare și fotografia produsului, dacă aceasta a fost adăugată în fișa produsului.

Acest lucru este util într-un magazin de materiale de construcții. Cumpărătorul solicită un anumit produs, vânzătorul îl găsește în program și vede imediat pe ce raft se află.

Un nou angajat nu mai trebuie să memoreze amplasarea câtorva mii de produse înainte de a începe activitatea propriu-zisă. Este suficient să învețe să găsească produsul în Torgsoft și să interpreteze corect sistemul de locații al depozitului.

Cum se folosesc locațiile la pregătirea comenzilor

Pentru un depozit angro, principalul avantaj al depozitării pe locații devine evident în timpul preluării produselor pentru comenzi.

Torgsoft poate afișa locația de depozitare în documentele cu care lucrează gestionarul. Câmpul este disponibil pentru vânzările cu emiterea facturii, iar în șabloanele facturii, avizului de expediție și bonului pentru gestionar pot fi adăugate centrul de evidență și locația de depozitare a produsului.

Astfel, în locul unei liste:

• șurub 4×35 — 20 de pachete;

• diblu 8×60 — 10 pachete;

• disc de tăiere 125 mm — 15 buc.;

• mănuși — 30 de perechi,

gestionarul poate primi un document în care este indicată locația fiecărei poziții.

Acest lucru este deosebit de util pentru comenzile cu zeci de poziții. Angajatul vede unde trebuie să meargă pentru fiecare produs și depinde mai puțin de memoria colegilor.

Precizare importantă despre «foaia de parcurs»

Pentru opțiunea «Locul de depozitare al produsului», documentația actuală confirmă afișarea locațiilor în factură, avizul de expediție și bonul pentru gestionar. În documentația acestei opțiuni nu am găsit o foaie de parcurs automată separată care să optimizeze automat ordinea parcurgerii locațiilor din depozit. Termenul «foaie de parcurs» este utilizat în Torgsoft și în modulul de producție, pentru un alt proces.

Prin urmare, în acest articol este mai corect să vorbim despre pregătirea comenzii pe baza unui document în care sunt indicate locațiile de depozitare.

Dacă în viitor Torgsoft va introduce o funcție separată pentru optimizarea traseului gestionarului, aceasta va reprezenta deja un alt nivel funcțional.

Scenariu pentru un depozit angro

Să ne imaginăm un depozit cu elemente de fixare, scule electrice și consumabile.

Managerul întocmește o comandă mare. Documentul poate conține câteva zeci de poziții. Gestionarul primește documentul pentru pregătirea comenzii, cu locațiile de depozitare indicate.

Angajatul verifică locația fiecărei poziții, găsește produsul și preia cantitatea necesară. Dacă produsul a fost mutat pe altă poliță, locația este modificată în sistem.

În acest scenariu apar mai multe avantaje:

• un nou gestionar începe să lucreze mai repede;

• locațiile produselor nu trebuie memorate;

• produsele identice sau asemănătoare sunt mai ușor de diferențiat;

• angajatul vede locația reală în timpul pregătirii comenzii;

• mutarea produsului este înregistrată în sistem;

• depozitul depinde mai puțin de un singur angajat experimentat care «știe unde se află totul».

Scenariu pentru un magazin de materiale de construcții

Un magazin de materiale de construcții are o altă problemă: produsele se află adesea atât în sala de vânzare, cât și într-un depozit mare.

Cumpărătorul solicită o anumită vopsea, elemente de fixare, o unealtă electrică sau o piesă. Vânzătorul găsește poziția în Torgsoft și verifică locația de depozitare.

Dacă produsul se află în sala de vânzare, vânzătorul vede imediat sectorul necesar. Dacă stocul principal se află în depozit, angajatul vede locația din depozit.

Documentația Torgsoft menționează direct magazinul de materiale de construcții ca exemplu de afacere în care angajații trebuie să vadă locația produsului din cauza sortimentului mare.

Scenariu pentru depozitul unui magazin online

Într-un magazin online, cumpărătorul nu vede fizic produsul. După plasarea comenzii, depozitul trebuie să găsească fiecare poziție și să o pregătească pentru expediere.

În cazul unui sortiment larg, timpul dintre plasarea comenzii și predarea coletului pentru livrare depinde în mare măsură de organizarea procesului de preluare a produselor.

Depozitarea pe locații oferă angajatului o locație concretă pentru fiecare poziție. Dacă produsele sunt mutate frecvent, modificarea locației este înregistrată în Torgsoft.

Acest lucru este deosebit de important pentru un depozit care deservește simultan un magazin fizic și comenzi online: ambele canale lucrează cu același stoc fizic.

Cum se organizează mutarea produselor între celule

Depozitarea pe locații funcționează numai dacă modificarea amplasării fizice este înregistrată și în sistem.

Dacă un angajat mută o cutie de pe raftul A-03 pe B-11, trebuie modificată și locația în Torgsoft.

În modul de lucru cu locațiile de depozitare, angajatul poate selecta produsul, noua locație și efectua mutarea. În modul mobil este de asemenea acceptată mutarea produselor între locațiile de depozitare.

Aici este necesară o regulă internă simplă: produsul nu se mută fără actualizarea locației în sistem.

În caz contrar, după câteva săptămâni programul va indica polița veche, iar angajații vor începe din nou să caute produsele manual.

Locații permanente și temporare

Într-un depozit există situații în care un produs se află temporar în afara locației sale principale.

De exemplu:

• o livrare nouă este încă în curs de recepție;

• comanda a fost deja pregătită și așteaptă expedierea;

• produsul a fost pregătit pentru un transfer intern;

• cutiile sezoniere sunt amplasate temporar într-o zonă separată.

Atunci când se lucrează cu mai multe locații, Torgsoft acceptă locații temporare de depozitare, inclusiv în operațiunile de transfer intern.

Acest lucru permite păstrarea logicii permanente a depozitului fără modificări pentru fiecare mutare pe termen scurt.

Ce scanere sunt potrivite pentru un depozit mare

În depozit, angajatul se deplasează permanent între rafturi, astfel încât cablul unui scaner manual poate limita zona de lucru.

Pentru codurile de bare liniare obișnuite poate fi utilizat Netum W6-X wireless. Acesta funcționează ca scaner wireless 1D și dispune de un mod de acumulare a codurilor. Modelul este destinat, printre altele, utilizării în depozite.

Dacă trebuie scanate și coduri QR sau alte coduri 2D, este mai potrivit să luați în considerare Netum C750. Este un scaner wireless 2D compact, care poate fi utilizat pentru operațiuni de depozit și inventariere.

Atunci când alegeți între aceste modele, trebuie luate în considerare tipurile de coduri, distanța de lucru, condițiile din depozit și metoda de conectare la locul de lucru respectiv.

Ce echipamente sunt necesare pentru început

Pentru un depozit de bază cu evidență pe locații sunt necesare:

Opțiunea «Locul de depozitare al produsului» se achiziționează separat. Pentru Torgsoft Start și Torgsoft Ultra, licențierea este legată de locurile de lucru, iar pentru Torgsoft Terminal, opțiunea este licențiată pentru server. Prețul actual este recomandat să fie verificat direct pe pagina opțiunii.

Cum se implementează depozitarea pe locații fără oprirea activității depozitului

Nu este obligatoriu să treceți întregul depozit mare la noul sistem într-un singur schimb.

Este mai practic să implementați sistemul etapizat.

1. Stabiliți regulile pentru locații

Stabiliți același principiu pentru toate zonele. Angajatul trebuie să înțeleagă din denumirea locației unde trebuie să meargă.

2. Marcați o singură zonă

Începeți, de exemplu, cu zona produselor mici sau cu sortimentul cel mai activ.

Creați locațiile în Torgsoft, imprimați etichetele, aplicați-le pe rafturi și verificați-le cu scanerul.

3. Asociați produsele reale

Angajatul parcurge zona și indică în Torgsoft ce produse se află în fiecare locație.

4. Verificați căutarea

Un alt angajat, care nu a aranjat produsele, primește câteva poziții și le caută numai pe baza datelor din Torgsoft.

Astfel pot fi identificate rapid denumirile neclare ale locațiilor, codurile aplicate incorect și erorile de asociere.

5. Verificați pregătirea unei comenzi reale

Luați o comandă obișnuită a unui client și verificați dacă gestionarul primește suficiente informații.

Dacă este necesar, câmpul cu locația de depozitare poate fi adăugat în șablonul tipărit.

6. Extindeți sistemul la restul depozitului

După verificarea unui sector, celelalte pot fi marcate treptat.

Această metodă permite continuarea recepției și expedierii produselor în timpul tranziției.

Un nou angajat trebuie să se orienteze cu ajutorul sistemului

Depozitarea pe locații schimbă în mod deosebit procesul de adaptare a unui nou gestionar.

Fără un sistem de locații, un angajat nou trebuie să memoreze:

• ce produse se află în fiecare sector;

• unde este păstrat stocul de rezervă;

• unde a fost mutată o livrare nouă;

• pe cine trebuie să întrebe despre o poziție rar solicitată.

După implementare, cunoștințele principale necesare sunt regulile de lucru cu depozitul: cum se găsește o poziție, cum se citește locația, cum se scanează un loc de depozitare și cum se înregistrează mutarea.

Experiența unui anumit angajat rămâne în continuare importantă. Totodată, informațiile principale despre amplasarea produselor sunt păstrate în sistem și sunt disponibile și altor angajați.

Dacă imprimanta de etichete funcționează prin RDP

În cazul Torgsoft Terminal, imprimanta poate fi amplasată fizic în depozit, iar programul să funcționeze pe un server Windows la distanță.

Windows acceptă redirecționarea imprimantelor locale într-o sesiune RDP. Dacă redirecționarea este activată, imprimanta locală trebuie să apară în sesiunea la distanță. Windows identifică de obicei un astfel de dispozitiv ca (redirected N). Pentru funcționarea unei imprimante redirecționate, driverul acesteia trebuie să funcționeze corect pe computerul local.

Dacă Torgsoft nu imprimă eticheta prin RDP, verificați în ordine:

1. Dacă imprimanta imprimă local o etichetă de test, fără RDP.

2. Dacă redirecționarea imprimantelor este permisă în setările conexiunii la distanță.

3. Dacă imprimanta este vizibilă în Windows în cadrul sesiunii de pe server.

4. Dacă este selectată exact această imprimantă în setările de imprimare Torgsoft.

5. Dacă dimensiunea etichetei din driver corespunde rolei utilizate.

6. Dacă senzorul de etichete este calibrat corect.

Microsoft indică separat faptul că redirecționarea poate fi blocată prin politicile Remote Desktop Services. Prin urmare, dacă imprimanta funcționează local, dar nu apare în RDP, trebuie verificate setările clientului și serverului.

De ce imprimanta tipărește etichete goale sau omite etichete

Acest comportament nu este neapărat legat de Torgsoft.

În practica suportului tehnic Torgsoft, etichetele goale au apărut din cauza calibrării incorecte a imprimantei. După calibrarea unui anumit model cu ajutorul utilitarului de service, problema putea dispărea.

Prin urmare, în cazul omiterii etichetelor trebuie verificate separat:

• dimensiunea reală a etichetei;

• dimensiunea paginii în driver;

• tipul suportului;

• spațiul dintre etichete;

• calibrarea senzorului;

• orientarea imprimării;

• funcționarea imprimării locale de test;

• abia după aceea, imprimarea din Torgsoft.

În baza de cunoștințe Torgsoft sunt prevăzute chiar scenarii separate de diagnosticare pentru etichete goale, deplasarea imprimării și problemele cu RDP Redirect.

Ce trebuie să controleze administratorul după implementare

Depozitarea pe locații necesită disciplină. Programul păstrează locația, însă cutiile sunt mutate fizic de oameni.

După implementare, administratorul ar trebui să verifice periodic:

• dacă locațiile din Torgsoft corespund amplasării fizice reale;

• dacă au apărut produse fără locație atribuită;

• dacă angajații înregistrează mutările;

• dacă denumirile noilor celule sunt clare;

• dacă etichetele rămân lizibile după câteva luni;

• dacă locații diferite nu au denumiri prea asemănătoare;

• dacă gestionarii folosesc locațiile de depozitare în timpul pregătirii comenzilor.

Dacă mutările fizice ale produselor nu sunt înregistrate, sistemul de locații își va pierde treptat acuratețea. Prin urmare, actualizarea locației trebuie să facă parte din operațiunile obișnuite ale depozitului.

De unde să începeți într-un depozit funcțional

Pentru prima etapă este suficient să alegeți o zonă problematică a depozitului în care angajații pierd cel mai des timp căutând produse.

Creați locații pentru aceasta, activați opțiunea «Locul de depozitare al produsului», marcați rafturile, asociați produsele și oferiți unui alt angajat câteva sarcini de căutare.

Dacă acesta găsește produsele necesare folosind datele din Torgsoft fără ajutorul unui coleg, structura locațiilor funcționează. După aceea, aceasta poate fi extinsă și la celelalte zone ale depozitului.